Компьютерные технологии в делопроизводстве

Деятельность современных предприятий невозможно представить без применения технических средств. С их появлением изменилась технология создания и обработки документов.

▲ Задание 26. Выполните следующие задания

а) Перечислите технические средства используемые в делопроизводстве.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

б) Выбор программного продукта - ________________________________

в) Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации документационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достижение следующих целей.

1.В области обработки документов:_________________________

2.В области контроля за исполнительской дисциплиной:

- _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.В области организации доступа к информации:

г) В настоящее время на рынке программных продуктов выделяются ряд наиболее интересных систем. Опишите подробно выделенные системы

Система «Дело-96» предназначена _____________________________,

- ________________________________________________________;

- ____________________________________________________________;

- _______________________________________________________;

- ________________________________________________________;

- _____________________________________________;

- ________________________________________________________.

Система«LanDocs» предназначена для ________________________

Программный комплекс позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее документационные операции:

-___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN» - ________

_________________________________________________________________________________________________________.

Система выполняет:

- ________________________________________________________;

-_________________________________________________________ ;

- _________________________________________________________;

- ________________________________________________________;

- _______________________________________________________ .

В системе «Документ-2000» организована _______________________

Система позволяет выполнять следующие функции:

Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта Lotus Notes. Ее использование позволяет решать различные делопроизводственные задачи, в частности, следующие:

Учетную обработку всех видов документов_____________________

_________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________

Уникальность номера_______________________________________

________________________________________________________________

____________________________________________________________

Поддержка работы с текстом документ_______________________

_______________________________________________________________

____________________________________________________________

Связность документов________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________

Распределенный документооборот_____________________________

__________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________

Ограничение доступа_______________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________.

▲ Задание 27. Подготовьте реферат по одной из предложенных тем

1.Усовершенствование делопроизводства на предприятии

2.Развитие документационных служб на современном этапе

3.Технические средства, упрощающие ведение делопроизводства на предприятии.

4.Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями.

5.Как овладеть искусством делового письма.

6.Документирование управленческой деятельности организации.

7.Документ как средство закрепления и ретрансляции информации.

8.Информатизация делопроизводства

9.Документирование трудовых отношений

10.Компьютерные технологии в делопроизводстве

11.Анализ документооборота и методы его совершенствования

12.Работа с конфиденциальными документами

Методические рекомендации по оформлению реферата

Рефераты оформляются рукописным или машинописным способом, объемом 10-15 страниц (формат А4, шрифт 14, 1,5 интервал). В реферате излагается постановка проблемы, содержание исследования и его основные результаты.

Текст реферата демонстрирует:

- знакомство автора с основной литературой вопроса;

- умение выделить проблему и определить методы ее решения;

- умение последовательно изложить суть рассматриваемых вопросов:

- владение соответствующим понятийным и терминологическим аппаратом;

- приемлемый уровень языковой грамотности, включая владение функциональным стилем изложения.

Реферат должен иметь следующую структуру:

титульный лист;

оглавление;

введение;

основная часть (главы);

заключение;

список используемой литературы (преимущественно монографии, периодические издания за последние 3 года);

при необходимости приложения.

Номера присваиваются всем страницам, начиная с титульного листа, нумерация страниц проставляется со второй страницы.

Титульный лист реферата должен содержать название факультета, кафедры, темы, фамилию, имя, отчество автора, фамилию, имя, отчество научного руководителя, год выполнения.

Оглавление представляет собой составленный в последовательном порядке список всех заголовков разделов работы с указанием страниц, на которых соответствующий раздел начинается.

▲ Задание 28. Подготовьтесь к зачету по следующим вопросам:

1. Что такое документ?

2. Каковы основные признаки и свойства документа?

3. В чем заключаются функции документа?

4. Что понимается под юридической силой документа?

5. В чем смысл стандартизации и унификации документа?

6. Какие нормативно-методические документы регламентируют процессы документирования?.

7. Виды бланков, применяемых организациями.

8. Реквизиты, формирующие бланк письма и бланк конкретного вида документа.

9. Правила оформления даты в документе.

10. Порядок оформления реквизита «Адресат».

11. Какими способами утверждается документы?

12. Что отражается в резолюции? Каков порядок ее оформления?

13. Правила оформления приложения.

14. Как оформляется подпись в письме, акте, протоколе?

15. Для чего необходима отметка о заверении копии? Способы ее оформления.

16. Виды печатей. Правила проставления печати в реквизите «Подпись»?

17. Для чего необходимо согласование документа? Как оформляются гриф и виза согласования?

18. Какие сведения указывают в справочных данных?

19. Из чего состоит регистрационный номер исходящего документа?

20. Перечислите этапы подготовки приказа.

21. Какие требования предъявляются к тексту письма?

22. Какие виды документов относятся к организационно-распорядительным документам?

23. В чем особенность составления и оформления приказа по основной деятельности?

24. Для чего необходим протокол? Особенности его оформления.

25. Какие виды составляют группу справочно-информационных документов?

26. Что отражает акт? Правила его оформления.

27. Какие требования предъявляются к служебным и докладным запискам? В чем особенности их оформления?

28. Основные требования к оформлению служебных писем. Какие разновидности писем вы знаете?

29. Что такое документооборот?

30. Основные правила документооборота.

31. Какие требования предъявляются к первичной обработке входящих документов?

32. Этапы документирования.

33. Перечислите этапы работы с входящими документами.

34. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов?

35. Особенности работы с кадровыми документами.

36. Особенности заполнения трудовой книжки. Требования к хранению и использованию.

37. Какие документы формируют личное дело работника?

38. Правила заполнения личных карточек.

39. В чем заключается особенность работы с конфиденциальными документами?

40. Как правильно оформить адрес на конвертах и документах?

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. - ИПК Изд-во стандартов, 2003

2. Общероссийский классификатор управленческой документации. − М.: Изд-во стандартов, 1994.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. − М.: ВНИИДАД, 1991.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. − М.: Росархив, 1994.

5. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие / 9-е изд., перераб. и доп. (Серия «Библиотека). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «ИнтелСинтез» совместно с ООО «Журнала «Управление персоналом», 2003. – 184 с.

6. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие / 10-е изд., перераб. и доп. – М.: ООО «Управление персоналом», 2009. – 200 с.

7. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учеб. пособие для вузов / ВЗФЭИ. - М.: ЗАО «ФИНСТАТИНФОРМ», 2012. – 154

8. Горобцова Л.П. Документирование управленческой деятельности на современном предприятии: Учеб. пособие для специальности 060800 Экономика и управление на предприятии (по отраслям). − СПб.: СПбГИЭА, 2000. – 86 с.

9. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практ. пособие. − М.: ИМИДЖ, 2006. – 56 с.

10. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие (для студентов экономического факультета)/ Сост. Т.В. Сиганова. - Омск: Омск.гос.ун-т,2004.-71с.

11. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. −296 с.

12. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. -Кн. 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург, 2012 - 176 с.

13. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учеб.-справ. пособие. – М.: Изд.-торг. корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.

14. Кузнецова Т.В., Ильюшенко Н.П. Основы документирования: Учеб. пособие. − М.: Мэрия Москвы и др., 2009. – 124 с.

15. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др.-М.: ИНФРА-М, 2002.-591 с.

16. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 2010. - 303 с.

Задание № 15

Задание № 16

Задание № 17

Задание № 18

Задание № 19

Задание № 20

Задание № 21

Задание № 22

УЧЕБНО-ДИДАКТИЧЕСКОЕ ИЗДАНИЕ

БАЗАВЛУЦКАЯ

ЛИЛИЯ МИХАЙЛОВНА

Базавлуцкая Л.М. Документоведение и делопроизводство: рабочая тетрадь для студ. высш. учеб. заведений / Л.М. Базавлуцкая. – Челябинск, СМИК, 2015 – 32 с.

Рецензенты:

Гнатышина Е.А.,доктор педагогических наук, профессор, директор ППИ ФГБОУ ВПО «ЧГПУ»

Симонян Л.Я.кандидат педагогических наук, доцент ППИ ФГБОУ ВПО «ЧГПУ»

отпечатано в типографии "СМИК"

подписано в печать 10.09.2015.

п.л. 3,6. Тираж 90 экз.
г. Челябинск, ул. Танкистов 177
тел. 8(351)223-64-04