Основные положения по документированию управленческой деятельности

Нормативная база документирования

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

-законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

-указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, служб, агентств);

-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

-государственные стандарты на документацию;

-унифицированные системы на документацию;

-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

-нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

-нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях.

Основные цели ГСДОУ:

-упорядочение документооборота организаций;

-сокращение количества и повышение качества документов;

-создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации;

-совершенствование работы аппарата управления.

ГСДУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций, предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Глава 2. Виды документов

Организационные документы

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия. Организационные документы представлены уставами, положениями, инструкциями, правилами.

Особенности организационных документов:- являются внутренними документами, так как для их разработки и введения в действие не требуется участия сторонних организаций, достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются;- являются сложными документами по своему содержанию;-имеют значительный объём; - имеют длительный срок действия, перерабатываются лишь в случаях реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия;- являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками.Состав организационных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации ОКУД-93. К ним отнесены следующие документы, имеющие отношение к коммерческой деятельности: -документация по созданию организации, предприятия(договор об аренде, заявление на государственную регистрацию, положение о структурном подразделении, протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании, протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава, свидетельство о регистрации, устав, учредительный договор и другие); -документация по реорганизации организации, предприятия(приказ о реорганизации, протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации, решение Совета директоров (Правления) о реорганизации); -документация по ликвидации организации, предприятия(акт о ликвидации, приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии, протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации и другие); -документация по организационно - нормативному регулированию деятельности организации, предприятия (договор на производство работ, оказание услуг; должностная инструкция; положение о структурном подразделении; правила внутреннего трудового распорядка; структура и штатная численность; штатное расписание).Организационные документы представлены уставами, положениями, инструкциями и правилами.Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения; цели и задачи; права; деятельность; имущество; управление; правила реорганизации и ликвидации.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Основой для разработки положения является Устав.Разновидности положений: положение об организации; положение о структурном подразделении; положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.); положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Положение о структурном подразделении -документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (со­вет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.) также носят нормативный характер и определя­ют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответ­ственность коллегиальных и совещательных органов.

Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) созда­ются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреп­лена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание времен­ного органа.

Правила – документ, устанавливающий определённый порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в какой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.

Правила внутреннего трудового распорядка – организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: 1) организация работы предприятия; 2) взаимные обязанности работников и администрации; 3) предоставление отпусков; 4) командирование сотрудников; 5) внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия. Отраслевые правила – правила, которые относятся к одной отрасли. Например, Правила бытового обслуживания населения.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Виды инструкций: инструкция по делопроизводству организации; должностная инструкция; другие.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты. Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «имеет право», «рекомендуется», «запрещается» и т. д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция.

Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

Текст должностной инструкции обычно состоит из следующих частей: 1. Общие положения; 2. Функциональные обязанности работника; 3. Права работника; 4. Ответственность работника; 5. Режим работы.

Структура и штатная численность– организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в «структуру и штатную численность» вносятся приказом руководителя предприятия.Образец документа представлен ниже.

СТАВРОПОЛЬСКАЯ РЕГИОНАЛЬНАЯ ОБЩЕСТВЕННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ «Центр подготовки кадров «Профессионал»   СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ		УТВЕРЖДАЮ   Руководитель ЦПК «Профессионал» _____________ Е.В.Тарасова 28.10.2008
№   Ставрополь
ЦПК «Профессионал»
Код структурного подразделения Наименование структурных подразделений и должностей Штатная численность, ед. Руководство     Генеральный директор   Ведущий специалист Бухгалтерия     Главный бухгалтер   Бухгалтер Финансовый отдел     Начальник отдела   Экономист Служба эксплуатации     Начальник отдела   Инженер-технолог …………………. ……………………. …………..   Всего:
Зам.генерального директора (печать) Личная подпись А.Г.Петров
Визы: Главный бухгалтер _____________ А.Н.Васенин 02.05.2004

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и

численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Реквизиты организационных документов:1.постоянные реквизиты: эмблема организации; наименование организации; наименование вида документа (УСТАВ, ПОЛОЖЕНИЕ);2.переменные реквизиты: дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования или визы согласования; гриф утверждения; оттиск печати.

Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Распорядительные документы – совокупность правовых актов, в которых фиксируются решение органов государственной власти, органов местного самоуправления, должностных лиц по административным и организационным вопросам. Группы распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения вопросов (принятия решений):-распорядительные документы, издаваемые коллегиально;- распорядительные документы, издаваемые при единоличном принятии решений.Распорядительные документы, издаваемые коллегиально, издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). При коллегиальном принятии решений издаются - постановления.Распорядительные документы, издаваемые при единоличном принятии решений - приказы, распоряжения, указания. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют: федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм: генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления.Стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса; подготовка проекта документа; стадия обсуждения (для постановлений и решений); принятие документов на заседании коллегиального органа (для постановлений и решений); согласование документа, подписание.

Приказ — правовой акт, распорядительный документ, представляющий собой решение единоличного органа управления организацией (руководителя организации), издаваемый в целях разрешения оперативных внутренних вопросов деятельности данной организации. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации.

Виды приказов: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу.Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия. Пример приказа по основной деятельности представлен ниже.

Фирма «Заря»

ПРИКАЗ

__________№_________

Москва

О создании Центра маркетинга

В целях совершенствования деятельности структурных подразделений и в соответствии с решением Совета директоров (протокол от 14.10.2012 №25)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать Центр маркетинга, включив в него отдел рекламы и отдел

сбыта в качестве структурных подразделений.

2. Разработать и представить на утверждение

2.1. Коммерческому директору Иванову И.И. положение о Центре до 25.10. 2012.

2.2.Директору по персоналу Петрову П.П.

2.2.1. Структуру и штатную численность Центра до 30.10.2012.

2.2.2. Штатное расписание до 31.10.2012.

3. Референту Борисовой В.В. ознакомить с приказом сотрудников фирмы до 20.10.2012.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор А.Б. Васильев

Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятия. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланках предприятия. Постоянные реквизиты бланка приказа – наименование организации, наименование вида документа. К основным переменным реквизитам бланка приказа относятся: дата, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись, визы.

Заголовок приказа отвечает на вопрос «О чем?». В заголовке к тексту приказа пишут: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т. п.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Вконстатирующей части указываются основания или причины составления документа (она может начинаться словами « в целях», «в соответствии», «во исполнение»). Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

В распорядительной части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.

Текст приказа может состоять из одной фразы, тогда в первой ее части указывается основание или причина создания документов, во второй - решение, распоряжение, просьба. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без констатирующей. Сплошной связный текст документа может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесенияпеременной информации. Приказ вступает в силу с момента подписания.

Выписка из приказа - документ, содержащий те же реквизиты, что и приказ, но из распорядительной части текста берется только тот пункт, который необходим. Если документ выдается для предоставления в другое учреждение, то копия удостоверяется печатью организации.

Распоряжение– документ, издаваемый единолично руководителем организации (структурного подразделения) по текущим вопросам (производственным, административным, кадровым и др.) деятельности организации, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и иных распорядительных актов.

Подготовка и оформление распоряжений производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «Обязываю», «Предлагаю».

Указание- распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции. Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем: 1)наименование вида документа – УКАЗАНИЕ; 2) распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Постановление- правовой акт, применяемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.В констатирующей части Постановления описывается состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллегиального органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением Постановления.

Решения— документ, принимаемый коллегиальным совещательным органом (собрание акционеров, советом директоров и др.) в целях разрешения производственных задач, вопросов, входящих в компетенцию данного органа. Данный документ подписывают все присутствующие.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово «РЕШИЛ» на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие - исполнитель - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Дата решения- дата проведения заседания коллегиального органа.

Подготовка и регистрация отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку. В начале составляется вариант проекта. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй - с визами согласования остается в деле организации.

На отправляемый документ заводится регистрационная карточка, которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра; дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата.Пример правильной регистрации отправляемого документа представлен ниже.

Дата и порядковый регистрационный номер	Количество листов и экземпляров	Кому направлен документ	Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата
20.01.2012 № 259-02/36	2 л. в 1 экз.	Министерство образования РФ	Заказное № 36 от 20.01.2012
Краткое содержание документа: Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области.   Кем подписан документ: председатель Я.Я.Боргено 20.01.2012

Номенклатура дел. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Номенклатура дел-это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хра­нения в установленном порядке. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска докумен­тов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел из­ложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типо­вой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного под­разделения и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкрет­ного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером де­ятельности и составом документации. Кроме того, типовая номен­клатура устанавливает единую индексацию дел для соответствую­щих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует под­готовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заво­димых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в со­ответствии с участками работы и вопросами деятельности органи­зации. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются докумен­тами постоянного хранения и включаются в состав дел службы де­лопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экзем­плярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в качестве рабочего экземп­ляра, третий — находится в ведомственном архиве (у лица, ответ­ственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы дан­ного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одно­го раза в пять лет.Пример оформления номенклатуры дел представлен ниже.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Должность руководителя

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ _________________

Подпись Инициалы, фамилия

____________ _____________ _____________________________

Дата Регист. номер Дата

На _______________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома)	Количество дел (томов)	Срок хранения дела (тома), номер статей по перечню	Примечание
………………
…………….

Формирование дел — это отнесение документов к определен­ному делу и систематизация документов внутри него. Дело — со­вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надеж­ность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для до­работки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размножен­ные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децент­рализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квар­тальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных слу­чаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотре­ния этих документов, принятия решения и закрытия дела доку­менты постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмот­рено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенкла­туры «Примечание».

Завершающим этапом процесса делопроизводства является под­готовка исполненных документов к хранению и использова­нию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных доку­ментов — создание условий для их использования в справочной рабо­те учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использо­ванию включает:

-экспертизу (оценку) научной и практической ценности доку­ментов;

- оформление дел;

-описание документов постоянного и долговременного хране­ния;

-обеспечение их сохранности;

-передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве прово­дится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для' организации и проведения экспертизы ценности документов, от­бора и подготовки их для передачи на государственное хране­ние, а также для контроля за правильностью отнесения доку­ментов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются посто­янно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатыва­ется положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, ну­мерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в де­лопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к пере­даче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводит­ся работниками службы делопроизводства.

В зависимости от сро­ков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговремен­ного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела времен­ного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внут­ренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, ко­торые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят ко­решками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требова­нию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную за­веренную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе уч­реждения или в интересах отдельных граждан делают с разреше­ния руководства или должностных лиц, которым такое право пре­доставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как пра­вило, по графику, составленному заведующим ведомственным ар­хивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно со­гласованному с руководителями структурных подразделений и ут­вержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться центра­лизованно в канцелярии, секретариате или другой службе дело­производства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организа­ции они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Лукьянчук, У.Р. Делопроизводство. – М.: Юрайт-Издат, 2007.

2. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М.В. Кирсанова.-4-е изд.– М.:- ИНФА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2008.

3. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно – справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М., 2005.

4. Березина, Н.М.Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П.. Воронцова. - 3-е изд. – СПб.:Питер, 2007.

5. Раздорожный, А.А. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие/ А.А. Раздорожный.– М.: ИНФРА, 2007.

6.Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности / В.А. Спивак. – СПб.:Питер,2006.

7. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: Главархив СССР: ВНИИДАД,1991.

8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифи­цированная система организационно-распорядительной документации. Требо­вания к оформлению документов.- М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.

9. Типовая инструкция в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2005.

10.Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие/О.П. Сологуб. -3-е изд., стер._М.: Издательство «Омега-Л»,2008.

11.Волков, К. А. Документирование в управленческой деятельности: учеб.пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб.,2009. – 140 с.

12.Квеско, Р.Б. Документоведение и делопроизводство : учебное пособие/Р.Б. Квеско, С.Б. Квеско. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета,2009. – 140 с.

Основные положения по документированию управленческой деятельности

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности.

Информация - совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса. Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Документ – материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

Функции документов:

1)общие функции (характерны для всех документов, независимо от их типа и вида):

-информационная (документ является носителем и источником информации);

-коммуникативная (документы позволяют организовывать обмен информацией между различными объектами);

-кумулятивная функция – (документ накапливает, собирает и упорядочивает информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений).

2)специальные функции (присущи не всем, а определенным видам и типам документов):

-управленческая функ