Раздел 1. Структурно-логические схемы
Содержание
Введение ……………..………………………………....……………………………. 4
Раздел 1. Структурно-логические схемы ....................................................... 5
1.1 Изменение целей и функций документированной информации
в системе управления.............................................................................................................. 5
1.2 Основные уровни обработки информации в иерархии функций
аппарата управления и их документационное обеспечение.......................................... 6
1.3Служба ДОУ как функциональный элемент системы управления.................... 7
1.4 Документационное обеспечение управления. Основные направления
и содержание деятельности .................................................................................................. 8
1.5 Нормативно-методическое регулирование ДОУ.................................................. 9
1.6 Совершенствование технологий делопроизводства (ДОУ)................................ 10
1.7 Основные этапы развития отечественного делопроизводства (ДОУ).............. 11
1.8 Основные этапы создания документа....................................................................... 12
1.9 Системы документации в организации.................................................................... 13
1.10 Документооборот организации............................................................................... 14
1.11 Основные операции по обработке входящих документов................................ 15
1.12 Основные операции по созданию внутренних документов
и их обработке.......................................................................................................................... 16
1.13 Основные операции по созданию исходящих документов
и их обработке........................................................................................................................... 17
1.14 Виды делопроизводственного контроля сроков исполнения
документов................................................................................................................................. 18
1.15 Оперограммы и технологические карты маршрутов документов................... 19
1.16 Виды документов (дел) по срокам хранения........................................................ 20
Раздел 2. Образцы составления и оформления документов......................... 21
2.1 Бланк письма с продольным расположением реквизитов................................ 21
2.2 Бланк письма с расположением реквизита «справочные данные
об организации» в нижнем колонтитуле............................................................................. 22
2.3 Бланк письма с угловым расположением реквизитов........................................ 23
2.4 Бланк письма должностного лица с угловым расположением
реквизитов.................................................................................................................................. 24
2.5 Общий бланк с продольным расположением реквизитов................................. 25
2.6 Общий бланк с угловым расположением реквизитов........................................ 26
2.7 Образец оформления титульного листа Устава……………………………….27
2.8 Бланк конкретного вида документа (должностная инструкция)
с угловым расположением реквизитов............................................................................... 28
2.9 Бланк конкретного вида документа (приказ) с продольным
расположением реквизитов................................................................................................... 29
2.10 Образец составления и оформления приказа..................................................... 30
2.11 Образец составления и оформления распоряжения......................................... 31
2.12 Образец составления и оформления плана........................................................ 32
2.13 Образец составления и оформления протокола................................................ 33
2.14 Образец составления и оформления сопроводительного письма................. 34
2.15 Образец составления и оформления уведомления........................................... 35
2.16 Образец составления и оформления докладной записки................................ 36
2.17 Образец составления и оформления телефонограммы................................... 37
2.18 Образец составления и оформления номенклатуры
дел организации........................................................................................................................ 38
2.19 Образец составления и оформления регистрационно-контрольной
карточки (РКК) входящего документа............................................................................... 39
2.20 Образец обложки дела постоянного хранения.................................................. 40
2.21 Образец внутренней описи дела........................................................................... 41
2.22 Образец листа-заверителя дела............................................................................. 42
2.23 Примерная форма Табеля форм документов организации............................. 43
Раздел 3. Извлечение из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 44
Введение
Учебные дисциплины «Документационное обеспечение управления», «Документоведение и делопроизводство», «Документирование управленческой деятельности» предполагают изучение студентами управленческих (служебных) документов, прежде всего, как средства и способа осуществления процессов управления. Наряду с этой основной задачей, управленческие документы выполняют и следующие функции: фиксации управленческих действий и решений на материальном носителе с указанием идентификационных признаков информации; накопления и сохранения в неизменном виде сведений и фактов, подтверждающих осуществление управленческой деятельности; юридического доказательства; упорядочения и систематизации управленческой информации.
Для выполнения всех этих функций современные управленческие документы, как бумажные, так и электронные, должны обладать юридической силой, быть составлены и оформлены в соответствии с предъявляемыми требованиями, а их движение в качестве средства информационных коммуникаций и систематизированное хранение в целях быстрого поиска необходимой информации – рационально организованы.
Современные информационные технологии позволяют быстро и качественно оформить документ, передать его по телекоммуникационным сетям для согласования, ускорить возможности учета, контроля исполнения и поиска необходимых документов. Многие операции по работе с документами сегодня автоматизированы, появляется возможность создания единой документационной системы организации, быстрый доступ к которой осуществляется в соответствии с уровнем компетенции каждого из сотрудников организации.
Вместе с тем, современные технологии работы с документами не только не отменяют традиционно выработанных требований к документационному обеспечению управления, но предполагают его более четкую организацию.
В связи с этим необходимо владеть базовыми знаниями в области делопроизводства.
Предлагаемое методическое пособие, содержащее информацию в виде структурно-логических схем по основным проблемам делопроизводства или документационного обеспечения управления и образцов основных видов управленческих документов, дает возможность студентам легко и быстро закрепить знания, получаемые в процессе обучения.
Основные операции
Основные операции
Маршрутов документов
1.15.1 Пример оперограммы подготовки документа
| Наименование технологической операции | Исполнители | ||||
| Руководитель | Гл. специалист | Специалист | Секретарь | … | |
| Выдача указания о подготовке документа |  | ||||
| Подготовка проекта документа | |||||
| Согласование проекта документа |  | ||||
| Утверждение документа | |||||
| Передача документа для размножения |
1.15.2 Примеры маршрутно-технологических карт движения документа
| Очередность операции | Наименование операции | Исполнитель | Время, затрачиваемое на операцию |
| Выдача поручения | Кто дает поручение | ___ | |
| Получение поручения | Кто получает | ___ | |
| И т.д. каждая операция (исполнение, составление, оформление, согласование, подписание, регистрация, направление исполнителю (отправка адресату) и т.п.) | Кто исполняет……. | ___ | |
| ………. | …….. | ___ | |
| ВСЕГО | ___операций | ___инстанций | ____мин. (час, дней) |
| Наименование операции, производимой с документом | Инстанция | Исполнитель | Приме-няемое обору-дование | Приме-няемые материалы | Продолжи-тельность операции | Трудовые затраты |
 |
Раздел 2. Образцы составления и оформления документов
2.1 Бланк письма с продольным расположением реквизитов
|
2.2 Бланк письма с расположением реквизита «справочные данные
об организации» в нижнем колонтитуле
 |
| |||
|
2.3 Бланк письма с угловым расположением реквизитов
 |
2.4 Бланк письма должностного лица с угловым
расположением реквизитов
 |
2.5 Общий бланк с продольным расположением реквизитов
|
2.6 Общий бланк с угловым расположением реквизитов
|
2.7 Образец оформления титульного листа Устава
 |
2.8 Бланк конкретного вида документа (должностной инструкцияи)
с угловым расположением реквизитов
| |||
| |||
начальника отдела охраны труда
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1
1.2…..
2. ОБЯЗАННОСТИ
2.1
2.2……
3. ПРАВА
3.1
3.2….
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1
4.2…
5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
5.1
5.2….
Зам. директора по персоналу Истомин И.И. Истомин
20.10.2008
Специалист правового отдела ВОРСОВ А.В. Ворсов
19.10.2008
С инструкцией ознакомлен,
экземпляр на руки получил Воронин Б.А. Воронин
25.10.2008
Инструкция изготовлена в 3-х экз.:
1-й экз. хранится в дирекции по персоналу,
2-й – в отделе охраны труда, 3-й – у начальника отдела труда
В дело № 01-04
Соколова 28.10.2008
2.9 Бланк конкретного вида документа (приказа)
с продольным расположением реквизитов
 |
2.10 Образец составления и оформления приказа
|
о внесении изменений
в штатное расписание
В связи с увеличением с 15.09.2008 г. численности работников ЗАО «Космос» до 60 человек приказываю:
1. Ввести с 01.10.2008 г. в штатное расписание отдел охраны труда в составе начальника отдела и инженера по охране труда (2 единицы).
2. Установить для вновь вводимых должностей оклады:
Начальник отдела – 25 000 (двадцать пять тысяч) руб.
Инженер по охране труда – 16 000 (шестнадцать тысяч) руб.
3. Заместителю директора по персоналу И.И. Истомину в срок до 25.09.2008. представить на утверждение проекты Положения об отделе охраны труда и должностных инструкций начальника отдела и инженера по охране труда.
4. Начальнику отдела кадров В.Н. Ворониной организовать работу по подбору персонала на вводимые должности.
5. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Директор ТАРАСОВ Н.В. Тарасов
С приказом ознакомлены:
Зам. директора по персоналу Истомин И.И. Истомин
18.09.2008
Начальник отдела кадров Воронина В.Н. Воронина
18.09.2008
В дело № 01-05
Соколова 18.09.2008
2.11 Образец составления и оформления распоряжения
|
о порядке работы узла
факсимильной связи
В связи с вводом в эксплуатацию узла факсимильной связи и с целью регламентации его работы предлагаю:
1. Утвердить Положение об эксплуатации узла факсимильной связи (прилагается).
2. Использовать узел факсимильной связи только для передачи оперативной информации по решению руководителей структурных подразделений.
3. Руководителю административно-хозяйственного отдела И.П. Сергееву в недельный срок ввести в обращение новые бланки писем с указанием номеров факсимильных аппаратов.
4. Руководителю службы ДОУ Т.П. Кругловой организовать централизованный учет всех поступающих и отправляемых по факсимильной связи документов.
5. Возложить контроль исполнения распоряжения на заместителя директора А.С. Итченко.
Директор ТАРАСОВ Н.В. Тарасов
С приказом ознакомлены:
Зам. директора ИТЧЕНКО А.С. Итченко
28.09.2008
Руководитель АХО Сергеев И.П. Сергеев
28.09.2008
Руководитель службы ДОУ Круглова Т.П. Круглова
29.09.2008
В дело № 01-06
Соколова 29.09.2008
2.12 Образец составления и оформления плана
| |||
| |||
работы на 2009 год
| Дата | Наименование мероприятия | Место проведе-ния | Ответственный исполнитель и контактный телефон |
| 1. Подготовка правовых актов Главы администрации области | |||
| Декабрь | Проект постановления об утверждении стипендии Главы администрации области | М.В. Савелова т. 444-2323 | |
| 2. Вопросы, выносимые на коллегию Управления | |||
| Март | Об итогах учебно-воспитательной работы за 2008 год | М.В. Савелова Л.Н. Перова Г.М. Онучина | |
| Ноябрь | О ходе реализации областной целевой программы «…» | М.В. Савелова Л.Н. Перова | |
| 3. Основные мероприятия | |||
| Январь | Организация встречи блокадников Ленинграда… | М.В. Савелова Л.Н. Писарева А.С. Афанасьев | |
| ……. | ………………. | …………….. | ………….. |
| 4. Контрольно-аналитическая работа | |||
| Январь | Анализ работы общежитий | Во всех ПУ и ПЛ | М.В. Савелова Л.Н. Перова Г.М. Онучина |
| Декабрь | Подготовка списков выпускников-сирот… | Г.М. Онучина |
Начальник отдела САВЕЛОВА М.В. Савелова
В дело № 06-08
Павлова 25.05.2008
2.13 Образец составления и оформления протокола
|
заседания рабочей группы
по ценовой политике
Председательствующий – В.А. Косырев
Секретарь – К.М. Белова
Присутствовали: 19 человек (список прилагается)
Приглашенные: (поименное перечисление с указанием должности)
ПОВЕСТКА ДНЯ
1 Об уточнении коэффициентов инфляции. Доклад зав. отделом строительства В.В. Мальцева.
2 О введении в действие единичных расценок. Доклад эксперта рабочей группы М.И. Соколовой.
1 СЛУШАЛИ: В.В. Мальцева (текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ:
А.Б. Рокотова (запись текста выступления).
А.А. Балабанов (запись текста выступления).
РЕШИЛИ:
1.1 Применять корректирующие индексы к коэффициентам инфляции, утвержденные Минрегионом России на 2-й квартал 2011 г.
1.2 Поручить А.Б. Рокотовой внести необходимые рабочие коррективы в документацию.
2 СЛУШАЛИ: …….
РЕШИЛИ:
2.1….
2.2…
Председательствующий КОСЫРЕВ В.А. Косырев
Секретарь Белова К.М. Белова
2.14 Образец составления и оформления сопроводительного письма
| |||
|
Уважаемый Василий Кириллович!
Высылаем Вам проектную смету расходов на строительно-монтажные работы по возведению дополнительного помещения для стоматологической поликлиники № 15.
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
С уважением,
Директор ПАТРИН С.В. Патрин
Н.П. Соколов
951-66-37
2.15 Образец составления и оформления уведомления
| |||
| |||
о реорганизации ЗАО «Маяк»
Уважаемая Галина Ивановна!
Уведомляем вас о том, что 25.05.2008 г. ЗАО «Маяк» реорганизовалось в форме выделения в Закрытое акционерное общество «Вымпел»
(ЗАО «Вымпел»).
В соответствии с ч.5 ст. 75 ТК РФ ЗАО «Вымпел» продолжает с Вами трудовые отношения. Все условия, определенные при заключении трудового договора с ЗАО «Маяк», остаются неизменными.
В случае Вашего отказа от продолжения работы в ЗАО «Вымпел» трудовой договор с Вами будет прекращен по п.6 Ч.1 ст. 77 ТК РФ.
С уважением,
Начальник отдела кадров СУХАРЕВА Н.В. Сухарева
С уведомлением ознакомлена, экземпляр уведомления получила:
Секретарь Григорьева Г.И. Григорьева
25.05.2008
В дело № 01-17
Попова 25.05.2008
2.16 Образец составления и оформления докладной записки
| |||
| |||
о применении коэффициентов инфляции
В связи с ростом инфляции рабочая группа по ценовой политике приняла 15.03.2011 решение применить с 01.04.2011 корректирующие индексы к коэффициентам инфляции, утвержденные Минрегионом России на 2-й квартал 2011 г., и поручила А.Б. Рокотовой внести необходимые рабочие коррективы.
Прошу Вас известить об этом партнеров.
Председатель КОСЫРЕВ В.А. Косырев
В дело № 01-15
Попова 25.03.2008
| Наименование организации-автора | Адресат | ||
| Передал (должность, Ф.И.О.) | Принял (должность, Ф.И.О.) | ||
| № телефона | № телефона | ||
| Телефонограмма | |||
| Исх. рег. № Вход. рег. № | Дата, время получения: Дата, время передачи адресату: | ||
| Текст (не более 50 слов) Должность, Ф.И.О. лица, от имени которого передается телефонограмма | |||
2.17 Образец составления и оформления телефонограммы
2.18 Образец составления и оформления номенклатуры дел организации
|
| ||||
на 2008 год
| Индекс дела | Заголовок дела (томов, частей) | № тома (части) | Срок хранения и № статей по перечню* | Примечание | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||
| 1. Организация управления | ||||||||
| 01-01 | Учредительные документы | Постоянно, ст. №37 | ||||||
| 01-02 | Должностные инструкции | 3 года после замены новыми, ст. 56 | ||||||
| 01-03 | Штатное расписание | Постоянно, ст. 52а | ||||||
| 01-04 | Приказы по основной деятельности | Постоянно | ||||||
| 2. Работа с кадрами | ||||||||
| 02-01 02-02 02-03 | ….. ….. ….. | ……. ……. ……. | ||||||
| (остальные разделы номенклатуры дел) | ||||||||
*Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с учетом сроков их хранения. - М., 2000.
Зав. канцелярией СИДОРОВА Н.И. Сидорова
| |||
| |||
2.19 Образец составления и оформления регистрационно-контрольной
карточки (РКК) входящего документа
Лицевая сторона
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |||
| Корреспондент: | |||
| Дата получения | Входящий № | Дата документа | № документа |
| Заголовок | |||
| Резолюция | |||
| Исполнитель |
Оборотная сторона
| Ход исполнения № дела_______ |
2.20 Образец обложки дела постоянного хранения (ГОСТ 17914-72)
Код госархива ____________ Код учреждения___________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование архива) ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ (наименование организации и структурного подразделения) ДЕЛО №______________ том №_____________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ (заголовок дела) ____________________ (год) на _____________ листах Хранить___________(мес., лет) Ф.№_________________ Оп.№________________ Д.№_________________ |
2.21 Образец внутренней описи дела
Раздел 3.
Извлечение
из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», Утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010. № 558.
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документов | Примечание |
| 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ | |||
| 1.1. Руководство | |||
| Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты: | (1) Относящиеся к деятельности организации – пост. | ||
| а) по месту разработки; б) в других организациях. | Пост. до минования надобности (1) | ||
| Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке | Пост. (1) | (1) По оперативным, непрофильным для данной организации, вопросам деятельности – 5 л. ЭПК | |
| Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1) | 5 л. ЭПК | (1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа | |
| Государственный реестр муниципальных образований | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
Продолжение табл.
| Свидетельства о включении муниципальных образований в Государственный реестр муниципальных образований | Пост. | ||
| Соглашения по передаче полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований | Пост. | ||
| Соглашения, дополнительные соглашения о создании особых экономических зон | Пост. | ||
| Проекты приказов, распоряжений; документы к ним | 1 г. | ||
| Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений | 5 л. ЭПК | ||
| 1.2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ | |||
| Единые Государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей | Пост. | ||
| Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица | 15 л. (1) ЭПК | (1) После прекращения деятельности. Решения – пост. | |
| Опись объектов, подлежащих разграничению между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, между субъектом Российской Федерации и муниципальным образованием | Пост. |
Продолжение табл.
| Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях | Пост. ** 3 г. (1) | (1) После замены новыми | |
| Административные регламенты государственных органов исполнительной власти Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления предоставления государственных, муниципальных услуг и исполнения государственных, муниципальных функций: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. 3 г. (1) | (1) После замены новыми | |
| Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации | Пост. ** | ||
| Акты приема-передачи; приложения к ним, составленные при смене: а) руководителя организации б) должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации | Пост. ** 5 л. (1) | (1) После смены должностного, ответственного и материально ответственного лица | |
| Перечни, акты инвентаризации подлежащего приватизации имущественного комплекса государственного или муниципального предприятия | Пост. ** | ||
| Переписка по вопросам приватизации | 5 л. ЭПК | ||
| 1.3. КОНТРОЛЬ | |||
| Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации: а) комплексных, тематических (по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности) б) структурных подразделений организации | Пост. (1) 5 л. ЭПК | (1) Для внутренних проверок организации – 5 л. ЭПК. | |
| 1.5. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ | |||
| Типовые и примерные номенклатуры дел: | |||
| а) по месту разработки и утверждения; б) в других организациях. | Пост. до замены новыми | ||
| Табель форм документов, применяемых в организации: а) по месту составления б) в других организациях | Пост. До замены новым |
Содержание
Введение ……………..………………………………....……………………………. 4
Раздел 1. Структурно-логические схемы ....................................................... 5
1.1 Изменение целей и функций документированной информации
в системе управления.............................................................................................................. 5
1.2 Основные уровни обработки информации в иерархии функций
аппарата управления и их документационное обеспечение.......................................... 6
1.3Служба ДОУ как функциональный элемент системы управления.................... 7
1.4 Документационное обеспечение управления. Основные направления
и содержание деятельности .................................................................................................. 8
1.5 Нормативно-методическое регулирование ДОУ.................................................. 9
1.6 Совершенствование технологий делопроизводства (ДОУ)................................ 10
1.7 Основные этапы развития отечественного делопроизводства (ДОУ).............. 11
1.8 Основные этапы создания документа....................................................................... 12
1.9 Системы документации в организации.................................................................... 13
1.10 Документооборот организации............................................................................... 14
1.11 Основные операции по обработке входящих документов................................ 15
1.12 Основные операции по созданию внутренних документов
и их обработке.......................................................................................................................... 16
1.13 Основные операции по созданию исходящих документов
и их обработке........................................................................................................................... 17
1.14 Виды делопроизводственного контроля сроков исполнения
документов................................................................................................................................. 18
1.15 Оперограммы и технологические карты маршрутов документов................... 19
1.16 Виды документов (дел) по срокам хранения........................................................ 20
Раздел 2. Образцы составления и оформления документов......................... 21
2.1 Бланк письма с продольным расположением реквизитов................................ 21
2.2 Бланк письма с расположением реквизита «справочные данные
об организации» в нижнем колонтитуле............................................................................. 22
2.3 Бланк письма с угловым расположением реквизитов........................................ 23
2.4 Бланк письма должностного лица с угловым расположением
реквизитов.................................................................................................................................. 24
2.5 Общий бланк с продольным расположением реквизитов................................. 25
2.6 Общий бланк с угловым расположением реквизитов........................................ 26
2.7 Образец оформления титульного листа Устава……………………………….27
2.8 Бланк конкретного вида документа (должностная инструкция)
с угловым расположением реквизитов............................................................................... 28
2.9 Бланк конкретного вида документа (приказ) с продольным
расположением реквизитов................................................................................................... 29
2.10 Образец составления и оформления приказа..................................................... 30
2.11 Образец составления и оформления распоряжения......................................... 31
2.12 Образец составления и оформления плана........................................................ 32
2.13 Образец составления и оформления протокола................................................ 33
2.14 Образец составления