Из каких составляющих складывается организация делопроизводственной службы?

Практическое занятие №2

«Организация службы документационного обеспечения управления»

Вопросы для рассмотрения:

1. От чего зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач?

2. Из каких составляющих складывается организация делопроизводственной службы?

3. Каким органом устанавливается наименование службы ДОУ в организации?

4. Из каких структурных подразделений состоит секретариат при министерствах или ведомствах?

5. Из каких структурных подразделений состоит канцелярия? Что входит в функционал каждого из подразделений?

6. Что является основной целью службы ДОУ?

7. Какие формы работы с документами существуют и в чём их особенности?

8. Какие разделы содержит Положение о ДОУ? Какая информация даётся в этих разделах?

9. Какие аспекты работы службы ДОУ существуют?

10. Что является основными функциями ДОУ? Какие группы функций существуют и в чём их особенности?

11. Что представляет собой должностная инструкция и какую структура она имеет?

12. С какой целью создаются должностные инструкции?

Вопрос № 1

От чего зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач?

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций задач, эффективность всего процесса управления. При создании службы делопроизводства должны быть решены следующие вопросы:

- структура, функции и задачи делопроизводственной службы;

- организационная форма делопроизводства;

- должностной и численный состав;

- квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

Вопрос № 2

Из каких составляющих складывается организация делопроизводственной службы?

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит

качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач,

эффективность всего процесса управления. Поэтому необходимо знать, из

каких составляющих складывается организация делопроизводственной службы,

как обеспечить ее эффективное функционирование, т. е. знать:

- формы, структуру, функции и задачи делопроизводственных служб;

- должностной состав;

- квалификационные требования, предъявляемые к работникам

делопроизводственной сферы.

Вопрос № 3

Из каких структурных подразделений состоит канцелярия? Что входит в функционал каждого из подразделений?

Общие положения канцелярии

1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
1.2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. Руководство канцелярии:
1.4.1. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
1.4.2 Заведующий канцелярией имеет ____ заместителя (ей).
1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим канцелярией.
1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в канцелярии, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.

2. Структура канцелярии
2.1. Состав и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с
(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)
2.2. В состав отдела входят
(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)
2.3. Заведующий канцелярией распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.
3. Задачи и функции подразделения

№ п/п Задачи Функции
3.1 Организация делопроизводства на предприятии.
Ведение делопроизводства на предприятии.
Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
Формирование дел и их сдача на хранение.
Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
3.2 Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
Выполнение копировальных и множительных работ.
Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
3.3 Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.