Документооборот при закупке, в отделе снабжения

1.Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом.

Расписание сроков составления, представления и обра­ботки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техничес­кими и бухгалтерскими подразделениями, с приложением форм документов и инструкций по составлению соответ­ствующих документов.

По каждому документу в графике указывают.

• исполнителя (составителя);

• адресат (службу, куда поступает документ);

• сроки представления и обработки.

Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др. Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всеми работниками бухгалтерии.

2. Сырье и материалы поступают на предприятие от
поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материаль­ные ценности за наличные, в результате списания при­шедших в негодность основных средств и МБП, а также из собственного производства.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высы­лает покупателю расчетные и другие сопроводительные . документы.

. платежное требование-поручение (когда данная форма расчетов была предусмотрена действующим законода­тельством);

. товарно-транспортные накладные; квитанции с железнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению

3. В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих до­говорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частич­ном акцепте (согласие на оплату).

Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов.

В нем указывают: регистрационный номер, дату запи­си, наименование поставщика, дату и номер транспортно­го документа, номер, дату и сумму счета, род груза, но­мер и дату приходного ордера или акта о приемке, запро­са о розыске груза.

В примечаниях делают отметку об оплате счета или от­казе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабже­ния передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций- экспедитору для получения и доставки ма­териалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие мате­риалы по количеству мест и массе.

В случае обнаружения недостачи мест или массы, по­вреждения тары, порчи материалов составляют коммер­ческий акт, который служит основанием для предъявле­ния претензий к транспортной организации или поставщикам.

Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получе­нию.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад пред­приятия и сдает заведующему складом, который проверя­ет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляют одно­строчными или многострочными приходными ордерами.

Практическая работа № 4.

Тема: Характеристика основных видов тары.

Цель: Изучить классификацию основных видов тары.

Пособия для работы: прилагаются.

Порядок выполнения:

1.Изучите классификацию основных видов тары.

2.После изучения представьте классификацию основных видов тары в виде таблицы.

№ п/п	Наименование тары	Назначение	Материал изготовления	Степень жесткости	Кратность использования	Конструкция
1. 2.   3. 4. 5.   6.   7.	Фляга Деревянная бочка Дощатый ящик Тканевый мешок Картонная коробка Стеклянная банка Полиэтиленовый пакет

Вопросы для закрепления:

1. Дайте определение понятию «тара».
2. Перечислите основные признаки классификации тары.

Приложение к практической работе № 4.

Классификация тары.

Практическая работа № 5.

Тема: Составление схемы взаимосвязи производственных цехов и помещений.

Цель: Изучить цеховую и бесцеховую структуры производства, классификацию цехов, их

взаимосвязь с основными и вспомогательными производственными помещениями.

Пособия для работы:

1. Учебник, автор Усов В.В. « Организация производства и обслуживания на п.о.п. » стр. 35-52.
2. Учебник, автор Кучер Л.С. «Организация обслуживания на п.о.п.» стр. 59-77.

Порядок выполнения:

1. Изучите цеховую и бесцеховую структуры производства, классификацию цехов.

2. Изучите основные требования к производственным помещениям (раздача, моечная, хлеборезка и др.)

3. После изучения составьте схему (графически) взаимосвязи любого цеха (по выбору) с производственными помещениями (пользуясь приведенной ниже информацией).

Горячий цех должен иметь удобную связь с заготовочными цехами, со складскими помещениями, удобную взаимосвязь с холодным цехом, раздаточной, торговым залом, моечной.

Холодный цех - светлое помещение, имеющее окна на север или северо-запад, цех должен иметь удобную связь с горячим цехом, раздачей, моечной.

И т.д.

Вопросы для закрепления:

1. Дайте определение понятию «цех».

2. Для каких п.о.п. характерна бесцеховая структура производства?

Практическая работа № 6.

Тема: Составление плана-меню на бланке унифицированной формы № ОП-2.

Цель: Изучить элементы оперативного планирования работы производства п.о.п., их особенности.

Пособия для работы: прилагаются.

Порядок выполнения:

1.Изучите этапы оперативного планирования работы производства.

2. После изучения составьте план-меню на бланке унифицированной формы № ОП-2.

Вопросы для закрепления:

1. Какие этапы включает в себя оперативное планирование работы производства?
2. На основе какого документа производится расчет количества сырья?

Приложение к практической работе № 6

Оперативное планирование работы производства включает следующие элементы:

• составление планового меню на неделю, декаду (циклич­ное меню), на основе которого разрабатывается план-меню,
отражающий дневную производственную программу предпри­ятия; утверждение меню;

• расчет потребности в продуктах для приготовления блюд,
предусмотренных планом-меню, и составление требования на сырье;

• оформление требования-накладной на отпуск продуктов из кладовой на производство и получение сырья;

• распределение сырья между цехами и определение зада­ний поварам в соответствии с планом-меню.

Первым этапом оперативного планирования является со­ставление планового меню. Плановое меню позволяет обеспе­чить разнообразие предлагаемых потребителям блюд по дням недели, четкую организацию снабжения предприятия сырьем и полуфабрикатами, рациональную организацию производ­ственных процессов в цехах. Плановое меню отражает наиме­нование и количество блюд, подлежащих выпуску (табл. 1).

Вторым и основным этапом оперативного планирования является составление плана-меню заведующим производством накануне планируемого дня (не позднее 15 ч) и утверждение его директором предприятия. В нем приводятся наименования, номера рецептур и количество блюд с указанием сроков приго­товления их отдельными партиями с учетом потребительского спроса.

План-меню, как и плановое меню, является основанием для расчета потребности в сырье и составлении заведующим производством требования в кладовую на отпуск сырья, необходимо­го для изготовления блюд на предстоящий день.

Расчет количества сырья производится на основе Сборника рецептур блюд и кулинарных изделий для предприятий обще­ственного питания.

При составлении планового меню и плана-меню учитывают примерный ассортимент блюд, напитков и кулинарных изде­лий, характерных для данного предприятия общественного питания, потребительский спрос, наличие сырья на складе, численный и профессиональный состав производственных ра­ботников, уровень механизации труда.

Примерный ассортимент выпускаемой и реализуемой про­дукции для столовых приведен в табл. 2.

Блюда и закуски, включаемые в меню, должны быть разно­образными как по видам сырья, так и по способам тепловой об­работки (вареные, припущенные, жареные, тушеные, запечен­ные). Кроме того, при составлении меню, как отмечалось, учи­тываются квалификационный состав работников, мощность производства и оснащенность его торгово-технологическим оборудованием, а также трудоемкость блюд, затраты времени на приготовление единицы продукции.

Утверждая план-меню, директор и заведующий производ­ством несут ответственность за то, чтобы включаемые в меню блюда были в продаже в течение всего рабочего дня предпри­ятия.

На предприятиях общественного питания со свободным вы­бором блюд оперативное планирование начинается с составле­ния плана-меню на один день в соответствии с товарооборотом.

Исходными данными для определения количества блюд являются число потребителей и коэффициент потребления блюд. Число потребителей может быть определено на основе графика загрузки торгового зала или оборачиваемости мест в течение дня на предприятиях общественного питания различного типа (приложение 2).

Общее количество блюд, планируемых к выпуску, опреде­ляется по формуле:

п = N хт,

где п — количество блюд, реализуемых задень;

N — число потребителей, обслуживаемых данным предпри­ятием за день;

т — коэффициент потребления блюд (сумма коэффициен­тов потребления холодных блюд, супов, вторых горя­чих блюд, сладких блюд и горячих напитков).

Значения общего коэффициента потребления и отдельных групп блюд (холодные, первые, вторые и сладкие) для различ­ных типов предприятий общественного питания приведены в приложении 3.

Коэффициенты потребления блюд не учитывают горячие и холодные напитки; хлебобулочные и кондитерские изделия собственного производства и покупные; фрукты; винно-водоч­ные изделия. Эти виды продукции рассчитывают по нормам потребления на одного человека (приложение 4).

Количество отдельных видов блюд каждой группы, напит­ков и мучных кондитерских изделий устанавливается в пла­не-меню на основе накопленного опыта работы предприятия с учетом характера потребительского спроса.

В конце рабочего дня каждая бригада отчитывается перед заведующим производством за проделанную работу. В отчет входят расчеты расхода продуктов на изготовление блюд. За­ведующий производством составляет общий отчет о работе про­изводства.

Приложение к практической работе №6

Меню

Унифицированная форма N ОП-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 +------------------+ | Код | +------------------+ Форма по ОКУД | 0330502 | +------------------+____________________________________________ по ОКПО | | организация +------------------+ | |____________________________________________________ +------------------+структурное подразделение Вид деятельности по ОКДП | | +------------------+ Вид операции | | +------------------+ Утверждаю Руководитель +---------+-----------+ ____________________ |Номер |Дата | должность |документа|составления| _______ ___________________ +---------+-----------+ подпись расшифровка подписи План-меню | | | +---------+-----------+ " " ___________________ г на " " _________________ г +------+----------------------------------------+-----+---------+-------+|Номер | Блюдо и гарнир |Коли-|Цена про-|Сумма, ||по по-+----------+---+------------+------------|чест-|дажи, |руб.коп||рядку |наименова-|код|номер блюда|выход одного|во |руб.коп | || |ние и| |по сборнику|блюда, г | | | || |краткая | |рецептур, по| | | | || |характе- | |ТТК, СТП | | | | || |ристика | | | | | | |+------+----------+---+------------+------------+-----+---------+-------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |+------+----------+---+------------+------------+-----+---------+-------++------+----------+---+------------+------------+-----+---------+-------++------+----------+---+------------+------------+-----+---------+-------++------+----------+---+------------+------------+-----+---------+-------+| | | | и т.д. | | | | || | | | | | | | |+------+----------+---+------------+------------+-----+---------+-------+ Итого | | +-------+ Заведующий производством _______________ ________________________________ подпись расшифровка подписи

Практическая работа № 7.

Тема: Составление схем организации технологических процессов в заготовочных, доготовочных и специализированных цехах предприятия.

Цель: Изучить назначение, размещение, оснащение, взаимосвязь, режим работы и ассортимент выпускаемой продукции цехов.

Пособия для работы:

1. Учебник, автор Усов В.В. « Организация производства и обслуживания на п.о.п. » стр. 36-52.

Порядок выполнения:

1. Изучите назначение, размещение, оснащение, взаимосвязь, режим работы и ассортимент выпускаемой продукции цехов.

2. После изучения составьте схему организации технологического процесса любого цеха (по выбору), пользуясь приведенным ниже примером.

Вопросы для закрепления:

1. Какими технологическими линиями оборудован мясной цех?
2. На какие отделения подразделяется горячий цех?

Практическая работа № 8.

Тема: Решение задач по организации работы производственных цехов в п.о.п. различных типов и классов.

Цель: Развивать умение решать производственные задачи.

Пособия для работы: прилагаются.

Задачи:

1.Рассчитать выход мяса по категориям: говяжьей полутуши, массой 240 кг, если известно, что количество костей при разделке туш 1-ой категории составляет 26,4%, а 2-й категории- 29,5% .

2.На п.о.п. 4 сентября поступил картофель в количестве 350 кг. Рассчитайте количество отходов в кг , пользуясь приведенной ниже таблицей.

3.Сколько порций получится из форели при приготовлении филе с кожей, если известно, что масса рыбы- 3кг, масса порции- 120г, отходы составляют 20%?

Практическая работа № 9.

Тема: Работа с материалами по изучению и анализу квалификационных требований к основным категориям обслуживающего и производственного персонала.

Цель: Изучить квалификационные требования к основным категориям персонала.

Пособия для работы:

1. ОСТ-28-1-95 «Общественное питание. Требования к производственному персоналу».
2. ГОСТ Р 50935-96 «Общественное питание Требования к обслуживающему персоналу».
3. Учебник, автор Кучер Л.С. «Организация обслуживания на п.о.п.» стр. 523-533.
4. Приложение к практической работе.

Порядок выполнения:

1.Изучите и проанализировать квалификационные требования к основным категориям обслуживающего и производственного персонала.

2.После изучения заполните таблицу по следующей форме.

Основные категории персонала	Разряд	Характеристика работ	Необходимые знания

Вопросы для закрепления:

1. Перечислить профессии, относящиеся к обслуживающему персоналу.
2. Какими морально-нравственными качествами должен обладать менеджер торгового зала?

Приложение к практической работе №9

Тарифно-квалификационные характеристики

Повар

4-й разряд

Характеристика работ. Приготовление блюд и кулинарных изделий, требующих кулинарной обработки средней сложности: различных салатов из свежих, варенных и припущенных овощей, с мясом, рыбой; винегретов; рыбы под маринадом; студня; сельди натуральной и с гарниром. Варка бульонов, супов. Приготовление вторых блюд и овощей, рыбы и морепродуктов, мяса и мясных продуктов, сельскохозяйственных птицы и кролика в вареном, тушеном, жареном, запеченном виде; соусов, различных видов пассировок: горячих и холодных напитков: сладких блюд, мучных изделий: вареников, пельменей; расстегаев, кулебяк, пирожков, лапши домашней, ватрушек и др.

Должен знать: рецептуры, технологию приготовления блюд и кулинарных изделий, требующихкулинарной обработки средней сложности; требования к их качеству, срокам, условиям хранения и раздаче; кулинарное назначение рыбы. морепродуктов,мяса, мясопродуктов, сельскохозяйственной птицы и кролика, признаки и органолептические методы определенияих доброкачественности: влияние кислот, солей и жесткости воды на продолжительность тепловой обработки продуктов; устройство и правила эксплуатации технологического оборудования.

Тарифно-квалификационные характеристики

Повар

3-й разряд

Характеристика работ. Приготовление блюд и кулинарных изделий, требующих простой кулинарнойобработки. Варка картофеля и других овощей, каш, бобовых, макаронных изделий, яиц.Жарка картофеля, овощей,изделий из котлетной массы (овощной, рыбной, мясной), блинов, оладий, блинчиков. Запекание овощных и крупяных изделий. Процеживание, протирание, замешивание, измельчение, формовка, фарширование, начинка изделий. Приготовление бутербродов, блюд из полуфабрикатов. консервов и концентратов. Порционирование (комплектация). раздача блюд массового спроса.

Должен знать: рецептуры, технологию приготовления, требования к качеству,
правила раздачи (комплектаций), сроки и условия хранения блюд; виды свойства и
кулинарное назначение картофеля, овощей, грибов, круп, макаронных и бобовых изделии,
творога, яиц, полуфабрикатов из котлетной массы, теста, консервов, концентратов и
других продуктов; признаки и органолептические методы определения их
доброкачественности; правила, приемы и последовательность выполнения операций по их
подготовке к тепловой обработке; назначение, правила использования технологического
оборудования. производственного инвентаря, инструмента, весоизмерительных приборов,
посуды .^: правила ухода за ними.

Практическая работа №10.

Тема: Составление графиков выхода на работу различных категорий персонала предприятий (по заданию преподавателя).

Цель: Изучить нормы труда, рабочее время и время отдыха персонала.

Пособия для работы:

1.КЗОТ РФ.

2.Учебник «Охрана труда» стр.8-11.

3.Учебник, автор Кучер Л.С. «Организация обслуживания на п.о.п.» стр. 533-540.

Порядок выполнения:

1. Изучите нормы труда, рабочее время и время отдыха персонала.
2. После изучения составьте график выхода на работу обслуживающего или производственного персонала п.о.п., пользуясь условными знаками для обозначения рабочих и выходных дней.

График выхода на работу.

Ф.И.О. работников

Дни месяца

- рабочие дни

- выходные дни

Вопросы для закрепления:

1. Какова максимальная продолжительность рабочего дня?
2. Допускается ли изменение графиков работы в течение месяца? В каких случаях?