Управления бизнесом и организационных процессов

Формулировка глобальной цели, или целевая корпоративная установка, определяет содержание и форму производственного про­цесса, а также использование его материаль-­
ного выхода (результата) и услуг путем сочетания производственных факторов. Выполнение этих задач зависит от множества субъектов и технических средств, которые должны тесно взаимодействовать. Правила, необходимые для достижения корпоратив-­
ной цели, и формируют организацию.

Бизнес-процесс для пред­приятия представляет собой непрерывную серию задач, решение которых осуществля­ется с целью создания выхода (результата).

Бизнес-процессы позволяют добиваться высокой эффективности деятельности предприятия, фокусируя внимание на запросах потребителей. Поэтому важно максимально повысить значимость бизнес-процесса и увязать с ним многочисленные функции.

В центре внимания бизнес-процессов все­гда стоят вопросы управления бизнесом. Их цели поддаются строгому определению (на­пример, сократить цикл бизнес-процесса «разработка продукта» на 30%), и они явля­ются объектами учета стоимости (поопера­ционного определения стоимости).

Среди многочисленных проблем, которые можно решить в результате оптимизации бизнес-процессов, назовем лишь следующие:

— изменение структуры процесса путем введения одновременно выполняемых задач, что позволяет устранить лишние циклы и сделать структуру более раци­ональной,

— изменение структуры организационной отчетности и повышение квалифика­ции сотрудников путем комплексного совершенствования процесса,

— сокращение объема документации, ра­ционализация и ускорение документо­оборота и потока данных,

— рассмотрение возможных мер по при­влечению внешних ресурсов (т.е. по пе­редаче функции создания выхода внешнему исполнителю),

— внедрение новых производственных и ИТ-ресурсов для улучшения функций обработки.

Б. Базовая модель бизнес-процесса в ARIS

Для работы в среде ARIS необходимо сна­чала тщательно изучить соответствующий объект, что, в свою очередь, приводит к со­зданию простейшей модели бизнес-процесса, опирающейся в основном, на знание деятель­ности предприятия. Затем эта модель расши­ряется за счет дополнительных деталей. В итоге получается базовая модель бизнес-процесса в ARIS.

Б. 1. Исходная модель бизнес-процесса

Поясним ключевые моменты описания бизнес-процессов на простом примере обра­ботки заказов.

Допустим, потребитель хочет заказать из­готовителю несколько изделий. На основе ин­формации о клиенте и изделиях изучается вопрос о технической возможности и эконо­мической целесообразности изготовления данных изделий. После поступления заказа у поставщика приобретаются необходимые материалы. После получения материалов и последующего планирования заказа пред­приятие изготавливает изделия в соответ­ствии с графиком работ и отправляет их кли­енту вместе с надлежащей документацией.

Теперь рассмотрим этот сценарий с раз­личных точек зрения.

В теории систем мы можем разграничить структуру системы и ее поведение. Начнем с описания субъектов (сущностей) ответствен­ности и отношений, участвующих в бизнес-процессе, а затем опишем динамическое по­ведение при помощи последовательности функций. Выходные потоки описывают ре­зультаты выполнения процесса, а информа­ционные потоки — обмен документами, уча­ствующими в процессе.

Б.1.1. Субъекты ответственности и их отношения

На рис. 2а представлены субъекты ответ­ственности (организационные единицы), уча­ствующие в бизнес-процессе, причем для каждого из них показан выход, а также взаи­мосвязи (отношения) в виде контекстных ди­аграмм или диаграмм взаимодействия. Пос­ледовательность выполнения процессов здесь не отражена, тем не менее можно полу­чить исходное представление о структуре бизнес-процесса.

Диаграммы взаимодействия широко при­меняются в теории бизнеса. Рис. 26 отражает довольно типичную картину взаимоотноше­ний между клиентом, производителем и по­ставщиком и результаты (выходы) их взаи­модействия.

Б. 1.2. Поток функций

На рис. 3 тот же бизнес-процесс описыва­ется при помощи подлежащих выполнению функций с указанием их последовательнос­ти. Главная роль здесь отводится не субъек­там ответственности, как это было на статич­ной диаграмме взаимодействия, а динамичной последовательности функций. Для наглядности на рис. 3 представлены и опера­ционные единицы. Из-за обилия элементов их взаимосвязь с диаграммой, приведенной на рис. 26, здесь не столь очевидна.

Функциональные потоки представляют собой последовательности выполнения фун­кций для создания выхода и. таким образом, они могут характеризовать бизнес-процесс. Сами выходные потоки будут показаны от­дельно.

Б. 1.3. Поток выходов

Цель бизнес-процесса состоит в создании выхода для получения вознаграждения в виде другого выхода. В нашем примере выхо­дом производителя является выполнение за­каза клиента, а вознаграждением — получе­ние денежных средств, хотя в процессе про­изводства создается также промежуточный выход, возникающий в результате выполне­ния функций.

Понятие «выход» весьма неоднозначно. В наиболее общем смысле выход в бизнесе есть результат производственного процесса. Вы­ход может быть физическим (материальный выход) и нефизическим (услуги). В то время как материальный выход легко поддается оп­ределению (например, доставка материала, изготовленные детали или даже готовый про­дукт), с понятием «услуги» дело обстоит сложнее, поскольку оно охватывает услуги, самого разнообразного характера. Вот лишь некоторые примеры:

— театральные представления (драмати­ческие спектакли, концерты), где выходом является исполнение на сце­не; потребление этого выхода происхо­дит одновременно с его созданием;

— банковские услуги в виде займов или кредитов; в этом случае услуга со­стоит в предоставлении необходимых денежных средств и сама по себе явля­ется результатом других банковских услуг (проверка кредитоспособности, услуги по депозиту и т. д.);

— услуги по страхованию;

— услуги государственного сектора (вы­дача водительских удостоверений, удо­стоверений личности и т. д.).

Немаловажная характеристика выхода — его востребованность стороной, не являющейся его производителем. Иными словами, на данный выход должен быть спрос.

На рис. 4 показан результат процесса «из­готовление изделия», т.е. материальный вы­ход в виде изготовленного изделия. Анало­гичным образом в процессе изготовления вы­полняется и документируется проверка качества. Все данные, относящиеся к заказ­чику, фиксируются в «документации на за­каз», которая сама по себе является услугой по предоставлению информации. После каж­дой внутрифирменной функции описывается поставляемый ею выход, который в свою оче­редь поступает в следующий процесс уже в качестве входа. Чтобы не перегружать диаг­рамму, организационные единицы на рисун­ке опущены. Приведенная иллюстрация вы-ходного потока не позволяет однозначно описать последовательность выполнения функций.

Б.1.4. Информационный поток

Помимо информационных услуг, компо­нентами процесса являются и другие данные, используемые для описания инфраструкту­ры бизнес-процессов.

На рис. 5 представлены информационные объекты бизнес-процесса и данные, которы­ми они обмениваются. Объекты, отнесенные к разряду информационных услуг, обведены двойной рамкой. Показаны также информа­ционные объекты, описывающие контекст­ную среду бизнес-процесса, например, дан­ные, касающиеся поставщиков, изделий или графиков работы. Эти данные ^:необходимы для создания информационных услуг. На­пример, при проверке заказов проверяется кредитоспособность заказчика и наличие ма­териально-производственных запасов.

Каждый информационный объект имеет свое имя. Ему можно присвоить и другие атрибуты, но для экономии места они здесь опущены.