Оценка логистической деятельности ОАО «Промприбор»
Логистическая деятельность в ОАО «Промприбор» связана с обеспечением успешной деятельности организации по закупке материальных ресурсов (МР), а также с повышением прибыльности и конкурентоспособности организации. С этой целью в организации существует отдел управления движением материалов и комплектующих (отдел УДМК).
Отдел УДМК является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Промприбор», обеспечивающим контроль за прохождением материалов на всех стадиях их движения от закупки до момента списания на изготовленную продукцию. Отдел УДМК подчиняется генеральному директору ОАО «Промприбор».
В своей деятельности отдел УДМК руководствуется действующим законодательством и нормативными актами РФ, уставом ОАО «Промприбор», настоящим Положением, организует свою работу в соответствии со стандартами управления, приказами генерального директора ОАО «Промприбор», распоряжениями директоров производств и директора по финансам, а также использует методическую документацию и программные продукты, разработанные специалистами производств для эффективного управления движением материалами и комплектующими.
Отдел УДМК выполняет свои функции в тесном контакте с другими подразделениями производств. Подразделение имеет статус управления, является структурной единицей ОАО «Промприбор», функционально и линейно подчиняется начальнику отдела УДМК. Начальник отдела УДМК назначается и освобождается от занимаемой должности генеральным директором ОАО «Промприбор».
Важнейшими задачами отдела УДМК являются:
- оптимизация оборотных средств,
- стратегическое и оперативное планирование поставок МР,
- закупка и оперативность завоза материальных ресурсов на предприятии,
- организация внутризаводского складского хозяйства,
- прогнозирование, планирование и нормирование МР в производствах,
- сокращение запасов МР на складах за счет более тщательного контроля и расчета необходимого уровня,
- улучшение оперативности и надежности системы планирования в целом.
Структуру и штаты отдела УДМК утверждает генеральный директор ОАО «Промприбор». Должностной и квалифицированный состав отдела УДМК определяется структурой, характером и спецификой выполняемых работ. Для своевременного и качественного выполнения функций, закрепленных за управлением, его квалификационно-должностной состав должен быть укомплектован следующими специалистами: гл. диспетчерами, зам. гл. диспетчеров, инженерами, мастерами, распорядителем центральных складов, логистами, экономистами, начальниками отделов, бухгалтерами, диспетчерами-кладовщиками, механиками.
Основными функциями отдела УДМК являются:
1. Управление закупками.
1.1 Определение потребности в материальных ресурсах.
1.2 Расчет потребности в материальных ресурсах.
1.3 Закупки сырья, материалов, комплектующих изделий, з/частей и других материальных ресурсов осуществляют ОМТО (отдел материально-технического обеспечения) и СТО (станция технического обслуживания).
2. Планирование деятельности производств на основе утвержденных планов.
2.1 Принятие прогнозного плана и плана производств. Анализ остатков готовой продукции на складе сбыта и незавершенного производства.
2.2 Принятие актов-заказов, их согласование, регистрация и внесение в ведомость размещения и выполнения заказов по производствам, обработка поступивших накладных о выполнении заказа и внесение их в ведомость размещения заказов, участие в формировании базы для долгосрочного расчета необходимых материальных.
3. Организация управления движения материалами и комплектующими.
3.1 Организация управления движения материалами и комплектующими.
Порядок взаимодействия отдела УДМК с другими производствами и подразделениями ОАО «Промприбор» приведен в таблице 2.17.
Взаимодействие отдела УДМК с другими производствами и подразделениями ОАО «Промприбор»
| Подразделение | Взаимосвязь с подразделением | ||
| Производство | Должен получать: - информацию о состоянии спроса и прогнозы развития на производимую ими продукцию, - акты-заказы, планы производства согласно сроков, - информацию о создании технологического задела производств в материалах и ее своевременную корректировку. Должен представлять: - ведомости размещения и выполнения заказов, - сводные ведомости по обеспечению заказов материалами, - информацию о завозе материалов на склады УДМК. | ||
| ООО «Финансы и право» | Должен получать: - информацию о взаиморасчетах между хозрасчетными единицами ОАО «Промприбор» и дочерними предприятиями, - информацию о поступлении денежных средств на счета производств, - информацию о заключении договоров, о коллективной материальной ответственности с диспетчерами-кладовщиками, - предложения об устранении выявленных при проверке нарушений законодательства РФ. Должен представлять: - проекты договоров с клиентами для проверки их соответствия требованиям законодательства РФ, претензии и иски контрагентов по поводу ненадлежащего исполнения договорных обязательств организацией для подачи заключений и подготовки ответов, обоснованные заключения с приложением необходимых документов по протоколу разногласий в связи с поставкой некачественной продукции или не поставкой товаров, - сведения об оплате распоряжений на закупку материалов и комплектующих. | ||
| Инженерный центр | Должен получать: - программные продукты, автоматизирующие выполнение операций, - консультации по вопросам эксплуатации программного обеспечения, разработанного Инженерным центром. Должен представлять: - заявки на приобретение вычислительной и множительной техники, - заявки на выполнение работ по автоматизации выполняемых функций, - заявки на проведение работ по техническому обслуживанию эксплуатируемой вычислительной и множительной технике. | ||
| УКиД (управление кадрами и документами) | Должен получать: - указания о вопросах подбора, расстановке кадров, приказы, распоряжения о принятии на работу (увольнение с работы), - бланки документов. Должен представлять: - заявки на потребность в кадрах, - табель по учету фактически отработанного времени сотрудниками УДМК за месяц. | ||
| УПБ (управление промышленной безопасностью) | Должен получать: - ежемесячную потребность на плановый месяц в специальной одежде, обуви и других средств индивидуальной защиты (СНЗ) для закупки, - акты о нарушении требований документов по охране труда и экологии. Должен представлять: - отчеты о выполнении требований документов по охране труда и экологии, - своевременно уведомлять о произошедших нарушениях требований документов по охране труда и экологии, - рассмотрение несчастных случаев на производстве. | ||
Организация обеспечения производства необходимыми ресурсами начинается с изучения оперативной маркетинговой информации, рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.
Затем проводится работа по подготовке заключения договоров с поставщиками, согласованию условий и сроков поставки, изучается возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материальных ресурсов. На предприятии служба снабжения также занимается разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и др.
Начальник отдела УДМК руководит разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также создания необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырья, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и пр.) с использованием прогрессивных норм расхода. Изыскивает источники покрытия этой потребности за счёт внутренних ресурсов. В его обязанности также входит контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.
Во время отсутствия начальника УДМК работой отдела руководит его заместитель. Он обеспечивает своевременное приобретение материальных ресурсов, организует внеплановые закупки, заказывает транспорт для перевозки грузов, контейнеры, готовит места для принятия поступивших грузов, руководит работой по составлению расчётов потребности, анализом движения материалов на складах и др.
Обработкой информации о поступивших и выбывших материалах занимается логист. Он разрабатывает проекты перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения предприятия, готовит расчёты и обоснования к ним, составляет балансы, сводные таблицы, устанавливает календарные сроки поставки материалов. В отделе ведётся работа по составлению заявок, сводных ведомостей заказов и номенклатурных планов поставок, по учёту нарядов, заказов и спецификаций, предъявляемых заказчиками (цехами), проверке соответствия объёмов и номенклатуры заказываемого сырья планам производства, а также договорам, действующим техническим условиям и другим нормативным документам.
В структуру УДМК входит также склад материалов и комплектующих изделий. В работу этого подразделения включены мероприятия по приёму, хранению, отпуску материалов, по их размещению с учётом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимого сырья. На складах также организуется работа по комплектации, упаковке и подготовке продукции к отгрузке.
При заключении договора на покупку продукции, выпускаемой структурными подразделениями предприятия, службой продаж структурного подразделения формируется акт-заказ, для производства «Наливные приборы» формируется карта открытия акт-заказа . Карта открытия акт-заказа открывается на измерительные комплексы АСН, по остальной продукции и запасным частям открывается акт-заказ.
Данные акты-заказы оформляются и утверждаются по форме, согласовываются с начальником УДМК и передаются в отдел учёта заказов УДМК для присвоения номера. На основании актов-заказов ежедневно формируется ведомость размещения заказов (Форма №2).
Ответственный за ведение ведомости - главный диспетчер по учёту заказов УДМК. Формирование плана осуществляют начальник управления продаж, зам.директора по сбыту и главный диспетчер производства, согласовывая с директором производства.
Формирование плана осуществляется по следующим направлениям:
1) план по литью формируется до 15 числа за месяц до планируемого, с обязательным обеспечением на 1 число месяца нормы складского запаса, дополнение к плану по литью формируется до 3 числа текущего месяца с учетом фактических остатков на складе и обеспечения нормы складского запаса;
2) план поставки деталей и узлов, изготовляемых производством по кооперации (корпоративным соглашениям, заключенным между производствами), - по 3 число за месяц до планируемого;
3) план по ожидаемым заказам формируется до 5 числа месяца, предшествующего плановому, дополнение к плану формируется до 10 числа предшествующего плановому месяца;
4) план по автоматному, заготовительному, прессовому производству формируется УДМК на основании потребности производств в деталях в зависимости от трудоемкости изготовления и загрузки оборудования.
Акт-заказ, поступивший с предоплатой сверх утверждённого плана текущего месяца, укомплектовывается срочно, согласно сроков выполнения.
При поступлении денежных средств на расчетные счета производств финансовый отдел ежедневно до 12.00 часов составляет отчет о поступлении денежных средств и передает его в отделы продаж для заполнения отчета о распределении их по заказам. Отделы продаж передают отчет в УДМК до 10.00 часов следующего дня для анализа поступлений.
По мере поступления заказов логистами УДМК составляется оборотная ведомость анализа заказов по производствам для своевременного укомплектования заказов материалами и комплектующими.
Согласно ведомости заказов главный диспетчер производства составляет ведомость причин невыполнения заказа с указанием виновника срыва заказа. На основании остатков незавершенного производства и принятых планов производства составляется «Анализ выпуска готовой продукции».
Ведомость главного диспетчера составляется комплектно и подетально на основе плана по производствам с учетом незавершенного производства.
План производства формируется на основе оборотной ведомости анализа заказов по УДМК.
Главный диспетчер производства на основании разницы в деталях поштучно, между сформировавшейся потребностью и остатками незавершенного производства составляет спецификации на услуги и закупку материалов с указанием номера заказа, дополнения к плану в 3-х экземплярах (первый экземпляр передаётся в материальную группу УДМК для обсчета; второй экземпляр - Исполнителю, третий экземпляр - Заказчику) до 5 числа месяца, предшествующего плановому.
По завершении месяца главный диспетчер оформляет спецификации на полученные услуги от подразделений заказчиков, согласовывает их с директором Заказчика и директором Исполнителя, начальником УДМК и передает их в бухгалтерию до 11.00 часов 3-го числа каждого месяца, следующего за плановым.
На основе спецификаций на услуги и плана изделий составляется и оформляется сводная ведомость по обеспечению заказов и прогнозного плана по группам материалов в УДМК и передаётся в службу ОМТО на закупку. Расчет потребности на основной план производится в трехдневный срок. Расчет потребности на дополнение к плану производится в двухдневный срок. Оплаченные заказы по производству «Наливные приборы» обсчитываются отделом учета движения материалов в течение 3-х дней.
Заготовительному, прессовому участку и автоматному производству отделом учета движения материалов выписываются лимитно-заборные карты до 18-го числа текущего месяца, по остальным производствам до 1-го числа следующего месяца. На основании плана производств и потребности в материалах составляется ведомость расчета денежных средств.
Служба ОМТО производит просчет дефицита на материалы и комплектующие с учетом остатков на складе и материалов в пути. Согласно сводной ведомости потребности на материалы и комплектующие службой ОМТО производится закупка, регламентированная СТП СМК «Закупки».
Расчет потребности и закупка инструмента производится в соответствии СТП СМК «Закупки». По окончании текущего месяца экономисты ОМТО производят отчет по поступлению материалов и комплектующих. Для контроля наличия и получения материалов и комплектующих на виртуальном складе отдел учета и движения материалов по мере необходимости предоставляет директорам производств оборотно-сальдовую ведомость виртуального склада.
По окончании текущего месяца отдел учета движения материалов производит отчет по получению производствами материалов с виртуальных складов производств и составляет «Акт неполученных материалов». Акт подписывает главный бухгалтер, начальник отдела учета движения материалов и начальник УДМК, в срок до 3-го числа месяца следующего за отчетным.
Не полученный материал по лимитно-заборным картам в сроки её действия, может быть выдан в другие сроки, но виновник в неполучении должен предоставить в материальную группу служебную записку, в которой указывает причину неполучения материала. Отдел учета движения материалов сверяет данные лимитно-заборной карты с актом неполученных материалов, наличием материала на складе и продляет срок действия лимитно-заборной карты.
На основе сводной ведомости на материалы и комплектующие производится расчет и анализ расхода денежных средств по дефициту. По данным финансового отдела, при поступлении денежных средств, в ведомости заносится оплата с разбивкой по каждому производству и виду материала.
До 3-го числа каждого месяца начальники ОМТО по группам материалов подают финансовому директору акт о не привезенных материалах по дефициту прошлого месяца по состоянию на 1-е число текущего месяца. Акт подписывает начальник УДМК и начальник отдела учета движения материалов.
Учёт поступивших материалов отражается в карточках учёта материала. В карточках учёта материала и комплектующих ведётся следующий учёт:
- материалов и комплектующих для основного производства;
- узлы и детали для собственного производства;
- продукция, заказанная для пуско-наладки и гарантийного обслуживания.
Карточки учёта материалов ведутся диспетчерами-кладовщиками складов УДМК под непосредственным контролем ООО «Финансы и право».
Отпуск материалов производится по требованию - накладной, которые выписываются в отделе движения материалов согласно сводным ведомостям. Отпуск узлов и деталей для сборки основной продукции производится по требованиям, согласно поступившим заказам. Отпуск продукции для пуско-наладки и гарантийного обслуживания производится на склад отгрузки по накладной согласно распоряжениям БПНР. Возвращенная продукция от пуско-наладки поступает на склад отгрузки, откуда передаётся на комплектовочный склад № 2 по накладной с распоряжением от БПНР, где указывается причина возврата и производства, отвечающего за ремонт и перепроверку возвращенной продукции.
Отдел учета движения материалов и комплектующих до 5 го числа текущего месяца формирует и выдает диспетчерам-кладовщикам оборотно-сальдовую ведомость по виртуальным складам производств.
Диспетчер-кладовщик осуществляет выдачу материалов и комплектующих согласно потребности отраженной в оборотно-сальдовой ведомости виртуального склада производств.
Выписанные отделом учета движения материалов и комплектующих материалы, по требованиям-накладным диспетчер-кладовщик получает с центральных складов в течении 3-х дней, но не позднее 25 числа текущего месяца.
Поступление материалов, полуфабрикатов в кладовые структурных подразделений диспетчер-кладовщик отражает в книгах учёта движения материала, комплектующих. Передача материалов, комплектующих из кладовых структурных подразделений в производство, осуществляется диспетчерами - кладовщиками с одновременной записью наименования и количества переданных материалов и даты выдачи за подписью получателя на основании сменного задания рабочего, выданного мастером цеха.
Возврат полуфабрикатов из цеха в кладовые структурных подразделений осуществляется после окончания смены и проведения определённых видов работ с записью возвращенного количества за подписью рабочего в книге учёта. Соответствие между выданным и возвращенным количеством полуфабрикатов в кладовые структурных подразделений контролируется диспетчерами - кладовщиками.
Контроль за ведением книги учета движения материалов и комплектующих осуществляет главный диспетчер производства.
Снятие остатков незавершенного производства в кладовых структурных подразделений производится 1-2-го числа каждого месяца, сверяется с остатками в ведомостях главного диспетчера и передаётся до 4-го числа каждого месяца в службу УДМК отдел логистики для анализа.
Ответственные: главные диспетчера производств, начальники цехов и участков, мастера и диспетчера-кладовщики.
Проверка и контроль правильного снятия остатков незавершенного производства осуществляется УДМК ежемесячно.
Если выявлены излишки и недостача, составляется сличительная ведомость и акт по результатам снятия остатков незавершенного производства. На основании акта генеральный директор ОАО «Промприбор» принимает решение об удержании денежных средств с виновных лиц.
Изготовленные рабочим полуфабрикаты проходят проверку ОТК непосредственно на рабочем месте и возвращаются в кладовые с указанием количества годных и забракованных. Забракованные полуфабрикаты должны возвращаться с актом о браке. Акт о браке должен быть составлен в течение 2-х часов. Вывоз забракованных полуфабрикатов должен осуществляться в течение 3 дней на склад УДМК диспетчерами-кладовщиками по документам (накладным).
Полуфабрикаты, проходящие обработку в других цехах, передаются по накладным в кладовые структурных подразделений. Не выявленная причина несоответствия возвращенного количества с выданным отражается служебной запиской диспетчера-кладовщика на имя начальника цеха структурного подразделения, согласно которой принимаются соответствующие меры.
Результаты проведенного исследования позволяют сделать вывод, что в ОАО «Промприбор» логистическая деятельность развивается, но комплексной ее нельзя назвать, так как основной упор сделан на управление материальными потоками, а складское и транспортное хозяйство развито не в полной мере.