Учета выдачи конфиденциального документа выделенного хранения
(учетный номер, наименование документа и количество листов в нем)
|
17. Размножение конфиденциальных документов должно производиться только при действительной служебной необходимости в их дополнительных экземплярах.
Конфиденциальные документы могут размножаться в подразделении конфиденциального делопроизводства или в специальном множительном подразделении предприятия. Размножение (тиражирование) конфиденциальных документов в типографиях методом набора и печатания текста, как правило, не осуществляется главным образом из-за отсутствия потребности в большом тираже.
Предназначенные для размножения документов технические средств (копировально-множительное оборудование, компьютеры, пишущие машинки) должны быть защищены от возможного перехвата возникающих при их работе электромагнитных излучений.
Размножение конфиденциальных документов не должно производиться вперемежку с размножением открытых документов. Во время размножения конфиденциальных документов все, что не имеет отношения к их размножению, должно быть убрано с рабочих мест, используемых при размножении, доступ посторонних лиц в помещение, в котором производится размножение, не разрешается.
При возникновении в процессе размножения листов брака они помещаются в специальную папку.
Разрешение на размножение документов могут давать по усмотрению руководителя предприятия руководители соответствующих структурных подразделений самостоятельно либо совместно с руководителем службы безопасности (подразделения конфиденциального делопроизводства) предприятия. Подписанный руководителем предприятия список лиц, имеющих право давать разрешение на размножение конфиденциальных документов, должен находиться в множительном подразделении.
Документы, поступившие из других предприятий, могут размножаться только с письменного разрешения издавших их предприятий.
Размножение документов производится в форме изготовлении дополнительных экземпляров, снятия копий с документов и производства выписок из документов.
Разрешение на изготовление дополнительных экземпляров документов оформляется на обороте последнего листа экземпляра, с которого должно производиться размножение. Этот экземпляр не должен в последующем направляться на другие предприятия, он
подшивается в дело или переводится на учет документов выделенного хранения. Разрешение оформляется следующим образом: "Размножить в экз. Должность (должности) лиц, разрешающих размножение документа, подпись (подписи), дата". При размножении поступившего документа дополнительно делается ссылка на номер и дату разрешения.
При невозможности оформления разрешения на размножение на самом документе оно оформляется в форме учета данного документа.
При размножении документов в специальном множительном подразделении их передача на размножение производится специально назначенному для размножения конфиденциальных документов лицу под его подпись в форме учета или карточке выдачи документа.
Подлежащие размножению документы регистрируются в подразделении конфиденциального делопроизводства или в специальном множительном подразделении (по месту размножения) в журнале учета размножения конфиденциальных документов, имеющего следующие графы:
| Учетный номер, гриф конфиденциальности и дата документа | Количество или номера листов (пунктов) | Размножено экземпляров | Дата размножения | Учетные номера, присвоенные копиям и выпискам | Количество листов брака | Подпись об уничтожении бракованных листов, дата | Подпись сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства за получение изготовленных экземпляров, дата |
При поступлении документа на размножение заполняются графы 1-2 журнала. В графе 1 гриф конфиденциальности проставляется аббревиатурой. В графе 2 указывается общее количество листов документа.
Если размножается документ, изданный данным предприятием процессе размножения номер экземпляра документа, с которого осуществляется размножение, на размноженных экземплярах не воспроизводится. При размножении поступивших документов номер экземпляра воспроизводится.
Учетный номер, присвоенный документу, сохраняется на раз- множенных экземплярах.
После размножения документа заполняются графы 3, 4 и (при наличии брака) 6, 7 журнала учета размножения конфиденциальных документов. В графе 3 указывается общее количество размноженных экземпляров без проставления их номеров. В графе 6 отражается общее количество листов брака без перечисления их номеров. Эти листы уничтожаются с помощью бумагорезательной машины или разрываются и помещаются в опечатанную урну, после чего работник, производивший размножение документа и уничтожение бракованных листов, расписывается в графе 7 с проставлением даты.
Графа 8 включается в журнал и заполняется в случаях, когда размножение производится в специальном множительном подразделении. Подпись за возврат документа, с которого производилось размножение, проставляется в учетной форме, по которой осуществлялась его передача в специальное множительное подразделение.
На размноженных экземплярах работник подразделения конфиденциального делопроизводства проставляет их номера. При этом если документ был издан данным предприятием, то номера размноженных экземпляров продолжают номера ранее изготовленных экземпляров, если документ был издан другим предприятием, то на размноженных экземплярах их номера проставляются дробно: в числителе на всех экземплярах остается номер, присвоенный предприятием, издавшим документ, а в знаменателе на каждом экземпляре проставляется присвоенный ему порядковый номер, начиная с № 1.
На каждом размноженном экземпляре в реквизите "Отметка об исполнителе" проставляется только учетный номер, присвоенный документу при его издании, независимо от места издания, фамилия, имя, отчество исполнителя и его рабочий телефон (если проставлен на размножаемом экземпляре).
На экземпляре, с которого производилось размножение, под разрешением на размножение работник подразделения конфиденциального делопроизводства производит запись:
"Размножено экз. с № по № ",
которая заверяется его подписью с проставлением даты.
Если размноженные экземпляры не воспроизводят подпись, то они удостоверяются печатью предприятия или подразделения конфиденциального делопроизводства, которая проставляется с захватом части слова, обозначающего должность лица, подписавшего документ.
При размножении документов, зарегистрированных в журнале учета изданных документов, количество размноженных экземпляров проставляется в графе 6 ниже ранее проставленных через знак «+».
При размножении документов, зарегистрированных по журналу учета поступивших документов, отметка о размножении производится в графах 6, 7 ниже проставленных листов и оформляется следующим образом:
"Размножено_________ экз.".
При размножении документов, зарегистрированных в журнале учета документов выделенного хранения, отметка о размножении производится в графе 6. Номера размноженных экземпляров проставляются следом за ранее проставленными номерами. Размноженные экземпляры отделяются от ранее проставленных знаком
Размножение конфиденциальных документов в форме снятия копий осуществляется в случаях, когда документы подшиты в дело и сняты с учета по журналам (карточкам) учета этих документов. Технология изготовления копий документов аналогична технологии изготовления дополнительных экземпляров, кроме следующих особенностей.
Разрешение на изготовление копий оформляется записью:
"Снять копию в экз.".
Копии документа присваивается отдельный учетный номер - очередной порядковый номер по журналу учета изданных документов, независимо от того, по какому виду учета (изданных или поступивших документов) зарегистрирован документ, с которого снимается копия. Присвоенный копии учетный номер проставляется на всех листах копии посредине нижнего поля с добавлением аббревиатуры грифа конфиденциальности (на последнем листе - в реквизите "Отметка об исполнителе"). В реквизите "Дата и номер документа" на копии сохраняются прежние данные.
На первом листе копии над реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" проставляется слово КОПИЯ. Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется полностью, как во вновь создаваемых документах.
Ниже реквизита "Подпись" на копии документа проставляется слово "Верно", которое заверяется подписью лица, производившего снятие копии, с указанием его должности, инициалов и фамилии, а также даты заверения. Если копия пересылается на другие предприятия, то на ней дополнительно проставляется печать предприятия или подразделения конфиденциального делопроизводства.
Экземпляры копии имеют самостоятельную нумерацию, начиная с № 1.
На экземпляре документа, с которого снималась копия, под разрешением на снятие копии работником подразделения конфиденциального делопроизводства производится запись
"Снята копия в экз. за уч. № »,
которая заверяется его подписью с
проставлением даты.
В журнале учета размножения конфиденциальных документов дополнительно заполняется графа 5.
Заполнение граф журнала учета изданных документов при снятии копий производится аналогично заполнению на вновь создаваем ые доценты.
Технология производства выписок из конфиденциальных документов имеет следующие особенности.
Выписки могут производиться с документов, как не подшитых, так и подшитых в дела, а также с документов выделенного хранения.
Разрешение на изготовление выписки оформляется записью:
"Размножить л.л. (п.п.) в экз.".
Выпискам присваивается отдельный учетный номер - очередной порядковый номер по журналу учета изданных документов, независимо от того, по какому виду учета зарегистрирован документ, из которого производится выписка. Проставление учетного номера на выписке осуществляется аналогично проставлению его на копии.
На первом листе выписки после заголовка документа проставляется слово ВЫПИСКА.
Выписка имеет собственную нумерацию листов и экземпляров. Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется полностью.
Отметки о производстве и заверении выписки оформляются, как и в копии, с заменой в отметке о производстве слов "Снята копия" на слова "Произведена выписка".
В журнале учета размножения конфиденциальных документов в графе 2 перед производством выписки проставляются номера листов или пунктов, с которых производится выписка (например, л.л. 7-9 или п.п. 4 6 - 8), а в графе 5 после производства выписки - учетный номер выписки остальные графы заполняются, как и при других формах размножения. Заполнение граф журнала учета изданных документов при производстве выписок осуществляется аналогично заполнению на вновь создаваемые документы.
18 В открытом делопроизводстве документооборот предприятия определяется как движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
В соответствии с этим определением движение поступивших документов начинается с момента их получения, однако до регистрации документы проходят стадии предварительного рассмотрения, распределения, определения состава документов, не подлежащих регистрации, доклада документов руководству, передачи части из них в структурные подразделения.
В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, передача по назначению и другие работы с поступившими документами осуществляются тоже с момента их получения, но до начала движения они должны быть учтены. Следовательно, движение поступивших конфиденциальных документов начинается после того, как они учтены.
Изданные на предприятии открытые документы включаются в документооборот с момента их создания. Документ считается созданным только тогда, когда он подписан (утвержден). После подписания производится регистрация и начинается движение документа. Поэтому фактически документ включается в документооборот с момента его регистрации.
В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются в документооборот тоже с момента их учета. Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов.
С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть они уже включены в документооборот. Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в документооборот с момента их создания.