Система информационного обеспечения управления.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информа­ции о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осущест­вляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других техниче­ских средств связи.

Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи ор­ганизации технологического процесса и носит производственный характер. Это ка­сается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продук­цией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным ка­налам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для при­нятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и по­тенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отче­тов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информа­ции предъявляются определенные требования:

краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптималь­ность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет со­бой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принци­пы единства производственного процесса, информации и организации путем приме­нения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка - важные факторы повышения эффективности производства.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об­работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор­мации.

В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы и эффек­тивно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка дан­ных; обработка информации; обработка знаний; реализация интеллектуальной дея­тельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стали использовать показатель - отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функцио­нирования внутрифирменной системы информации.

Основные принципы и цели: определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности; выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении; определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении; разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных; проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации; автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;; автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами ВСИ являются: координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информациипо фирме в целом; определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных; определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкрет­ной информации - это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений. Автоматизированные управленческие информационные системы призваны на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции: определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы; определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией; централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации; определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.); обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации; разработка программных средств, прикладных программ.

Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает: вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом; центральную службу информации; информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации; обработки входящей и выходящей документации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной техники.

17. Функции менеджмента, их состав и содержание.

Основные функции управления: 1) планирование; 2) организация; 3) мотивация; 4) контроль.

Управление – это процесс планирования, организовывания, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь цели организации.

Планирование – это процесс выбора целей и решений, необходимых для их достижения. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей.

Организация – это: а) совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязи между частями целого; б) объединение людей, соответственно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур. Организовать - значит создать некую структуру. Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач: существует два основных аспекта организационного процесса: 1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям. 2. Делегирование полномочий. Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Мотивация – процесс стимулирования самого себя и других на деятельность, направленную на достижение индивидуальных и общих целей организации.

Контроль – процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей или наблюдение с целью проверки. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Различают 3 вида контроля: предварительный, текущий, заключительный. Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.