Лекция 8. продолжение темы «распределение полномочий».
Для определения нормы управляемости используются 2 основных подхода:
1. Опытно-статистический: основан на методе аналогий. Осуществляется путем сравнения штатной численности персонала анализируемой организации со штатной численностью аналогичной структуры, осуществляющей соизмеримый объем работ с меньшим штатом. Подход достаточно примитивный, но дешевый.
2. Расчетно-аналитический: базируется на определении а) характера работ; б) объема работ или затрат рабочего времени; в) объема информации;г) количества взаимосвязей.
а) По характеру работы делятся на:
· творческая работа, которая связана с выработкой и принятием решений
· административно-организационная работа, которая состоит из распорядительный, координирующих и контрольно-оценочных операций
· исполнительская работа – это выполнение работ по служебным инструкциям
б) По объему работ или затрат рабочего времени.
Объемы работы в силу специфики труда отдельных работников не всегда можно выразить в нормо-часах. Сложность труда отдельных специалистов зависит от того, какой удельный вес в общем объеме деятельности составляет тот или иной вид работы. Творческая работа наименее поддается количественному измерению. Административная работа тоже сложна: отдельные операции поддаются количественному измерению, но их удельный вес незначителен. Исполнительская работа имеет определенное количественное выражение и может быть выражена в нормо-часах.
в) По объему информации.
Осуществляется на основе метода статистических испытаний, который получил название «Монте-Карло». Суть: всю массу документов, документируемой информации, поступившей в организацию и вышедшую из нее (при этом информация должна быть пронумерована и пошита в соответствующие папки), представляют в виде квадрата, разделенного на части равной площади в соответствии со служебными функциями. Зная общее число листов всех документов, можно определить их долю по каждой функции. Зная среднегодовой объем информации, который может переработать один исполнитель по соответствующей служебной функции, можно определить необходимую численность личного состава по каждой служебной функции.
г) По количеству взаимосвязей в организации.
Грейкунас отмечает, что существует 3 вида связейв организации:
· взаимоотношения руководителей с отдельными работниками
· общие взаимоотношения
· взаимоотношения между подчиненными
Для определения общего количества связей Грейкунас предлагает следующее уравнение: С = N×(2n/2 – N + 1) , где N – количество подчиненных, С – количество связей. Например, при 3-х подчиненных количество связей = 18, при 4-х = 44; при 5 = 110; при 10 = 5210; при 18 = 2359602.
Теоретики управления говорят, что число подчиненных у одного руководителя не должно превышать 6 человек, т.е. 222 связи. Но на практике число подчиненных не фиксировано и различается в пределах самой организации и по уровням управления.
Факторы для определения оптимального количества подчиненных:
· уровень компетентности руководителя и подчиненного
· интенсивность взаимодействия между группами или отдельными подчинениями
· потребность во времени на контакты руководителя с другими людьми и организационными единицами
· сходства и различия в деятельности подчиненных
· широта новой проблематики в возглавляемом подразделении
· распространенность стандартизированных процедур в рамках организации
· степень физических различий в деятельности
Определение нормы управляемости имеет большое значение для формирования организационной структуры управления, так как она определяет количество управленческих уровней, количество административных работников и управленческих работников.
Средняя норма управляемости на высшем уровне = 10-12 человек. Тогда руководитель может вникать в дела подразделения и заниматься перспективными делами.
Для функционального подразделения норма = 7-10 человек. При превышении нормы управляемости в 1,5 раза необходимо вводить должность заместителя руководителя структурных подразделений.
На низовом уровне норма управляемости составляет 7-15 человек, причем этот диапазон определяется типом производства и сложностью продукции. При индивидуальном производстве и сложной продукции норма управляемости ниже, а при массовом и серийном производстве и простой продукции – выше.
Последовательность построения организационной структуры:
· осуществляется деление организации по горизонтали на блоки, соответствующие основным направлениям деятельности по реализации стратегии
· решается, какие виды деятельности будут выполняться линейными подразделениями, а какие штабными
· устанавливается соотношение полномочий различных должностей, т.е. создается цепь команд
· определяются должностные обязанности, и их выполнение поручается конкретным лицам
Поскольку организационная структура основывается на стратегическом и оперативном планах, которые изменяются под влиянием новых тенденций внешней и внутренней среды, то организационную структуру нужно регулярно оценивать по степени адекватности и вносить необходимые изменения.