Организация службы доу в войсковой части

Служба делопроизводства находится в постоянной готовности для работы в условиях перехода войск с мирного на военное время. Основные задачи службы делопроизводства в этом направлении - обеспечение вывоза и сохранности служебных документов, бесперебойная работа с ними, своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных служебных документов.

Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние делопроизводства и порядок работы со служебными документами и изданиями. Ежегодно (в январе-феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской части.

В воинских частях должен быть установлен контроль за служебными документами, требующими исполнения. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах. Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначаемых приказами соответствующих командиров (начальников). Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Подразделения (должностные лица), осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, как правило, еженедельно представляют командиру (начальнику) воинской части информацию о состоянии исполнения находящихся на контроле служебных документов и не реже одного раза в месяц заслушиваются им по вопросам контроля.

Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам).

В порядке, установленном для документов с пометкой «Для служебного пользования», учитываются и хранятся бланки строгой отчетности[15].

К бланкам строгой отчетности относятся бланки: документов, удостоверяющих личность и правовое положение военнослужащих; трудовых книжек с вкладышами к ним, воинских перевозочных документов, аттестатов на материальные ценности, чековых, квитанционных и расчетных книжек, а также бланки с угловыми штампами воинской части, бланки с грифом «Секретно» (по заполнении) и другие бланки, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом.

В воинских частях (от отдельного батальона, ему равного и выше) и военных образовательных учреждениях профессионального образования, не входящих в состав Военно-Морского Флота, ведется исторический формуляр, а в других воинских частях и учреждениях - историческая справка.

Подводя итог данной главе необходимо отметить что делопроизводство в воинской части является важнейшим фактором ее своевременно подготовки к выполнению различных задач боевого и мирного времени, а также важнейшим фактором поддержания боеготовности, мобильности и способности выполнить боевую задачу максимально эффективно и в кратчайшие сроки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

Документационное обеспечение управления – очень важный фактор, напрямую влияющий на функционирование военной организации. Без строгого документирования, без постоянного ведения документации, любая военная деятельность невозможно, так как в ней не будет возможности контролировать деятельность отдельного военнослужащего и всех Вооруженных Сил в целом.

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления является организация документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

• существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
• Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении делопроизводителей Вооруженных Сил, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы военного управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит боеготовность армии в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - приказ, директива, распоряжение и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого государственного органа, в особенности такого сложного как Вооруженные Силы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности, контроля и порядка.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в Вооруженных Силах документообороту всегда уделяется большое внимание.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативная правовая база:

1. Конституция РФ.

2. Федеральный закон от 27 мая 1998 г. N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих".

3. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации".

4. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания".

5. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

6. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти".

7. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

9. Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах России № 205/2/588. Утв. Министром обороны России 19 августа 2009 г.

10. Список грамматик, словарей и справочников, содержащих нормы современного русского литературного языка при его использовании в качестве государственного языка Российской Федерации (утв. приказом Министерства образования и науки РФ от 8 июня 2009 г. N 195).

Научная и учебная литература

1. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И.Н.Кузнецов. М.: Юрайт, 2013. - 299 с.

2. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник / М.И.Басаков. Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 343 с.

3. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С.Гринберг и др. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 311 с.

4. Овчаров О.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. М.:ВУ, 2012 (электронная версия). - 268 с.

5. Гутгарц, Р.Д. Информационные технологии в управлении кадрами / Под ред. д.ф.-м.н. проф. В.А. Пархомова. М.: ИНФРА-М, 2011. - 235 с.

6. Документация в информационном обществе: Административная реформа и управление документацией. Доклады и сообщения на XIX Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2014г / Росархив. ВНИИДАД. М., 2014. - 368 с.

7. Информационное обеспечение государственного управления / Под ред. Ю.В. Гуляева. - М.: Славянский диалог, 2015. - 415 с.

8. Красавин, А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство. Практическое пособие. -М.: Инфра-М, 2014. 104 с.

9. Максимович, Г.Ю. Документальные базы данных // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. - №8. - С. 82-85.

10. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. 3-е изд. М.: ИНФРА-М, 2013. - 592 с.

11. Пиддэ, А. Информационное поле управления // Служба кадров. 2014. - № 1. - С. 60—64.

12. Стрельцова, JI.A. Методы совершенствования ДОУ: сокращение документооборота // Секретарь-референт. 2013. - №2. - С. 17-20.

13. Храмцовская, Н.А. Нормативные документы организации: как ввести в действие и организовать хранение? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2015. - №11. - С. 73 - 80.

14. Якушин, С.Б. О совершенствовании информационного обеспечения управления // Деньги и кредит. 2012. - № 6. - С. 67-70.

15. Янковая, В.Ф. Организационные формы делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. - №8. С. 14-18.

[1] Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И.Н.Кузнецов. М.: Юрайт, 2013. - С. 23

[2] Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник / М.И.Басаков. Ростов н/Д: Феникс, 2013. - С. 56

[3] Документация в информационном обществе: Административная реформа и управление документацией. Доклады и сообщения на XIX Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2014г / Росархив. ВНИИДАД. М., 2014. – C. 120

[4] Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. 3-е изд. М.: ИНФРА-М, 2013. – C. 265

[5] Максимович, Г.Ю. Документальные базы данных // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. - №8. – С. 82-85.

[6] Красавин, А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство. Практическое пособие. - М.: Инфра-М, 2014. – C. 91

[7] Информационное обеспечение государственного управления / Под ред. Ю.В. Гуляева. - М.: Славянский диалог, 2015. – C. 176

[8] Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах России № 205/2/588. Утв. Министром обороны России 19 августа 2009 г.

[9] Документационное обеспечение управления: учебник / А.С.Гринберг и др. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 311 с.

[10] Гутгарц, Р.Д. Информационные технологии в управлении кадрами / Под ред. д.ф.-м.н. проф. В.А. Пархомова. М.: ИНФРА-М, 2011. - С. 215

[11] Янковая, В.Ф. Организационные формы делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. - №8. С. 14-18.

[12] Овчаров О.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. М.:ВУ, 2012 (электронная версия). – С.167

[13] Пиддэ, А. Информационное поле управления // Служба кадров. 2014. - № 1. - С. 60—64.

[14] Храмцовская, Н.А. Нормативные документы организации: как ввести в действие и организовать хранение? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2015. - №11. - С. 73 - 80.

[15] Стрельцова, JI.A. Методы совершенствования ДОУ: сокращение документооборота // Секретарь-референт. 2013. - №2. - С. 17-20.