Организация несекретного делопроизводства

В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема служебных документов ведение делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначаются лица, ответственные за ведение делопроизводства. Эти лица, должны быть способны обеспечить сохранность служебных документов и изданий, они обязаны твердо знать и выполнять требования инструкции. Если в службе делопроизводства работает более одного человека, то между ними распределяются функциональные обязанности.

Службы делопроизводства воинских частей должны размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны надежно запираться и иметь охранную сигнализацию. Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках. По окончании рабочего дня помещения делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений и находящихся в них сейфов и ключей от них, предусмотренной Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Основные задачи делопроизводства:

· прием, регистрация, учет, отправка и хранение служебных документов и изданий;

· доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;

· формирование и оформление дел;

· выдача исполнителям служебных документов, изданий и дел для работы;

· контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов и изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в службу делопроизводства;

· учет печатей и штампов, копировально-множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);

· подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

· учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет, хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации.

Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства.

Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами и изданиями, обязаны:

· знать и выполнять требования, установленные Инструкцией;

· быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов и изданий, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущие привести к таким последствиям;

· знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного командира (начальника);

· передавать служебные документы из одного подразделения воинской части в другое только через делопроизводство;

· давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;

· немедленно сообщать своему непосредственному командиру (начальнику) об утрате или недостаче служебных документов (изданий), удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы (издания), личных печатей, штампов, а также об обнаружении излишних и неучтенных служебных документов и изданий;

· при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнением с военной службы или работы (службы), переводом к новому месту военной службы), при убытии в отпуск, служебную командировку, на лечение, учебу своевременно передать все числящиеся за ними служебные документы (издания) другим лицам или сдать в делопроизводство;

· своевременно сдавать в делопроизводство служебные документы и издания, надобность в которых миновала;

· предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания сотрудникам делопроизводства по их требованию.

Лицам, работающим со служебными документами и изданиями, запрещается:

· сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;

· излагать личные просьбы на бланках с наименованием воинской части;

· самовольно провозить и пересылать за границу служебные документы и издания, не подлежащие опубликованию в открытой печати;

· изготавливать не предусмотренные инструкцией блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки и т.п. с наименованием воинской части или должности командира (начальника);

· вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц[9].

В исключительных случаях (при отсутствии централизованного снабжения) изготовление и закупку указанного имущества осуществляют воинские части.

Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.

Несекретное делопроизводство ведется в каждой воинской части и является неотъемлемой частью повседневной деятельности воинской части, важнейшим элементом военного управления и поддержания постоянной боевой готовности.