Регистрация, учет и перемещение исполнительных документов и обращений сторон. Порядок ведения регистрационных книг

Поступившие в структурное подразделение судебных приставов исполнительные документы, указанные в статье 7 Федерального закона "Об исполнительном производстве", регистрируются делопроизводителем в Книге учета исполнительных документов (Приложение N 46) в порядке их поступления с присвоением общего порядкового номера.

На лицевой стороне сопроводительного письма к исполнительному документу, обращений, заявлений сторон исполнительного производства (их представителей) ставится штамп регистрации входящих документов подразделения.

При регистрации указывается дата поступления исполнительного документа и порядковый номер в Книге учета исполнительных документов (Приложение N 47).

Листы в книгах учета должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью структурного подразделения территориального органа ФССП России и подписью начальника структурного подразделения - старшего судебного пристава.

По каждому участку (территории) ведется Зональная книга учета исполнительных производств.

Каждому участку (территории), на котором работает один судебный пристав-исполнитель, присваивается индивидуальный зональный индекс. При переводе пристава на другой участок (территорию) индивидуальный зональный индекс сохраняется за участком (территорией).

Все документы подлежат немедленной регистрации в день их поступления по почте или непосредственно от взыскателя, его представителя. Прием исполнительных документов от взыскателей (их представителей) осуществляется в течение всего рабочего дня.

По каждому исполнительному документу делопроизводитель обязан завести дело "Исполнительное производство" (Приложение N 48), а также внести соответствующую запись в Зональную книгу учета исполнительных производств.

Не позднее двух дней с момента регистрации исполнительные документы передаются на исполнение приставу, который ставит свою подпись в Зональной книге учета исполнительных производств, удостоверяющую получение исполнительных документов.

Исполнительные документы, требующие немедленного исполнения, в соответствии с пунктом 2 статьи 13 Федерального закона "Об исполнительном производстве" должны быть зарегистрированы и переданы приставу в день поступления.

О поступлении в структурное подразделение судебных приставов нескольких исполнительных документов в отношении одного и того же должника пристав немедленно докладывает начальнику структурного подразделения - старшему судебному приставу для определения им пристава, которому передаются указанные исполнительные документы, объединяемые в сводное исполнительное производство.

При поступлении исполнительных документов в отношении одного и того же должника в разные структурные подразделения одного субъекта Российской Федерации решение об их объединении в сводное исполнительное производство принимает руководитель главного управления (управления, отдела) Федеральной службы судебных приставов - главный судебный пристав субъекта Российской Федерации.

Каждое следующее исполнительное производство о взыскании с одного должника объединяется с первым исполнительным производством, при этом в резолютивную часть постановления о возбуждении исполнительного производства включается отдельный пункт об объединении исполнительных производств в сводное исполнительное производство с указанием общей суммы, подлежащей взысканию, и единого номера сводного исполнительного производства. Сводному исполнительному производству присваивается один регистрационный номер.

Учет и регистрация документов, находящихся в сводном исполнительном производстве, проводятся по общим правилам.

В сводное исполнительное производство объединяются исполнительные документы только с требованиями имущественного характера.

Ежегодно заводится новая Книга или дело учета исполнительных документов, в которых вновь регистрируются исполнительные документы, не исполненные в завершившемся календарном году. С 1 января им присваиваются новые регистрационные номера, о чем в Книге или деле учета исполнительных документов прошлого календарного года делается соответствующая запись. Во вновь заведенных Книге (деле) учета исполнительных документов и Зональной книге учета исполнительных производств после нового присвоенного номера через косую черту помещаются регистрационный номер и год, присвоенные в Книге учета исполнительных документов прошлого года.

На обложке Книги учета исполнительных документов помимо наименования книги указываются полное наименование структурного подразделения судебных приставов, дата ее начала и окончания.

В Зональной книге учета исполнительных производств указываются фамилия, инициалы пристава, зональный индекс его участка (территории).

При электронной регистрации исполнительных документов делопроизводитель ежедневно распечатывает, заверяет своей подписью и помещает в дело учета исполнительных документов перечень зарегистрированных в течение дня документов.

Дело учета исполнительных документов, формируемое указанным способом, ведется при электронной регистрации вместо книги учета исполнительных документов.

Еженедельно дело учета исполнительных документов проверяется начальником структурного подразделения - старшим судебным приставом, о чем им после последней записи делается надпись: "правильность и достоверность регистрационного учета проверена", указывается должность, подпись и дата проверки.

В структурном подразделении, в которое поступил исполнительный документ с постановлением об окончании исполнительного производства по основаниям пункта 5 статьи 27 Федерального закона "Об исполнительном производстве", он регистрируется в порядке, предусмотренном пунктом 2.1 настоящей Инструкции, с присвоением нового регистрационного номера.

Распределение исполнительных документов среди приставов внутри структурного подразделения осуществляет начальник структурного подразделения - старший судебный пристав в установленном им порядке.

При возвращении исполнительных документов по основаниям, предусмотренным Федеральным законом "Об исполнительном производстве", а также при окончании исполнительных производств исполнительные документы направляются по почте заказными письмами с уведомлением о вручении.

В случае возвращения исполнительного документа, направленного взыскателю, в связи с неполучением им либо отказом в получении, исполнительный документ направляется в орган, выдавший исполнительный документ.

Взыскателю исполнительный документ может быть возвращен лично под расписку, приобщаемую к исполнительному производству, или быть направлен ему по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Расписка о возврате исполнительного документа взыскателю составляется в произвольной форме с обязательным указанием фамилии, имени, отчества лица, которому выдан исполнительный документ. Если исполнительный документ выдается на основании доверенности, то в расписке указываются адрес места регистрации, серия и номер паспорта, наименование органа, выдавшего паспорт, и дата выдачи паспорта доверенного лица.

Квитанции о приеме заказных писем и уведомления о вручении помещаются в дела соответствующих исполнительных производств.

Запросы по исполнительным производствам с требованиями имущественного характера в органы, осуществляющие учет и регистрацию имущества юридических или физических лиц, оформляются по установленной форме (Приложение N 49).

Запросы по исполнительным производствам с требованиями неимущественного характера оформляются с учетом специфики требований исполнительного документа.

Запросы в регистрирующие органы направляются не позднее двух дней после истечения срока для добровольного исполнения должником требований исполнительного документа.

Регистрация запросов в структурных подразделениях осуществляется по правилам регистрации исходящих документов.

При направлении запросов в регистрирующие органы в отношении нескольких должников в дела исполнительных производств помещаются копии ответов указанных органов, квитанций о приеме заказных писем и иные документы. На обратной стороне названных копий пристав карандашом указывает номер исполнительного производства, в которое помещен оригинал документа.

Все обращения сторон исполнительного производства, оформленные в письменном виде, регистрируются в структурном подразделении в Журнале регистрации обращений сторон исполнительного производства (их представителей) (Приложение N 50) и помещаются в исполнительное производство с копиями ответов.

Одновременно в структурном подразделении ведется дело с копиями поступающих обращений и ответов на них.

Обращения, не связанные с исполнительным производством или в случае невозможности их приобщения к материалам исполнительного производства, помещаются в отдельное дело с копиями направленных ответов.

В случае неполучения адресатом ответа на обращение (при возврате корреспонденции) ответ вместе с почтовым конвертом помещается в соответствующее дело.

Оформление документов исполнительного производства

Все документы, в том числе копии исполнительных документов, относящиеся к исполнительному производству, в порядке их поступления помещаются в номенклатурное дело "Исполнительное производство", на обложке которого указываются индекс дела и номер исполнительного производства. После завершения в делопроизводстве листы исполнительного производства нумеруются карандашом в порядке их поступления, соединяются скоросшивателем, а названия документов, количество листов указываются во внутренней описи дела.

Номер исполнительного производства состоит из разделенных косой чертой порядкового регистрационного номера по Книге (делу) учета исполнительных документов, порядкового регистрационного номера по Зональной книге учета исполнительных производств, а также зонального индекса участка (территории) и четырех цифр года возбуждения исполнительного производства.

На обратной стороне последнего листа каждого документа, помещенного в исполнительное производство, пристав карандашом делает запись "к N" и указывает номер соответствующего исполнительного производства.

При участии в исполнительном производстве представителей сторон пристав помещает в исполнительное производство доверенность представителя (подлинник или копию), оформленную в установленном статьями 185 - 189 Гражданского кодекса Российской Федерации и пунктом 2 статьи 35 Федерального закона "Об исполнительном производстве" порядке.

При ознакомлении сторонами исполнительного производства, их представителями с исполнительным производством приставом и сторонами исполнительного производства, их представителями на листе ознакомления делается запись об ознакомлении с документами и их копировании (Приложение N 51).

При изъятии в соответствии с законодательством Российской Федерации из исполнительного производства документов взамен изъятых документов в дело помещаются карточки-заместители с обязательным указанием наименования изъятого документа, количества и номеров изъятых листов, даты и причины изъятия. Карточка-заместитель подписывается приставом, заверяется подписью начальника структурного подразделения - старшего судебного пристава и печатью структурного подразделения территориального органа ФССП России.

Все исполнительные производства, книги регистрации и учета являются номенклатурными делами, которые включаются в сводную номенклатуру дел структурного подразделения.

Оформление Книги арестованного имущества

В структурном подразделении судебных приставов начальником структурного подразделения - старшим судебным приставом или иным государственным служащим, на которого возложена эта обязанность, ведется Книга учета арестованного имущества (Приложение N 52). Книга должна быть пронумерована, прошита и скреплена печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации соответствующего территориального органа ФССП России. Последний лист книги заверяется руководителем главного управления (управления, отдела) Федеральной службы судебных приставов - главным судебным приставом субъекта Российской Федерации с указанием должности, даты и количества листов в Книге.

Все записи в Книге учета арестованного имущества должны быть разборчивыми, без сокращений. Подчистки и записи карандашом не допускаются.

При необходимости исключения неправильной записи она зачеркивается, рядом ставится подпись с расшифровкой фамилии и инициалов лица, исключившего неправильную запись, а также указываются дата, основание исправления и порядковый номер правильной записи.

Правильная запись помещается после всех записей с указанием номера страницы и порядкового номера исключенной записи.

Начальник структурного подразделения - старший судебный пристав ежемесячно, а руководитель главного управления (управления, отдела) Федеральной службы судебных приставов - главный судебный пристав субъекта Российской Федерации ежеквартально проверяют правильность ведения Книги учета арестованного имущества и делают запись о результатах проверки, которую заверяют личной подписью.

Ежемесячно в Книгу учета арестованного имущества включается запись баланса с указанием общей стоимости арестованного (реализованного, нереализованного, переданного взыскателю, возвращенного должнику) имущества.

Книга арестованного имущества хранится в металлическом шкафу (сейфе) в соответствии с правилами хранения документов строгой отчетности. Ежегодно заводится новая Книга учета арестованного имущества, в которую переносятся все записи (наименования) нереализованного имущества в завершившемся календарном году. Начальник структурного подразделения - старший судебный пристав в конце года производит проверку законченной книги, составляет баланс за год общей стоимости арестованного имущества и заверяет ее итоги своей подписью и печатью структурного подразделения территориального органа ФССП России.

После оформления законченной Книги арестованного имущества она предоставляется для проверки руководителю территориального органа ФССП России - главному судебному приставу субъекта Российской Федерации, который заверяет результаты проверки с формулировкой "согласен" или "не согласен" (с обоснованием несогласия) и проставляет личную подпись и дату.

После проверки Книги арестованного имущества руководителем территориального органа ФССП России - главным судебным приставом субъекта Российской Федерации законченная книга в течение 10 дней должна быть передана в архивный фонд.

Законченная Книга арестованного имущества, переданная в архивный фонд, хранится в соответствии с правилами хранения документов строгой отчетности и сроками архивного хранения (Приложение N 53).

Оформление завершенных в делопроизводстве документов

И их архивное хранение

В конце каждого календарного года завершенные в делопроизводстве номенклатурные дела оконченных исполнительных производств, зональных книг учета исполнительных производств, книг учета исполнительных документов, книг учета арестованного имущества и журналы регистрации обращений сторон оформляются для архивного хранения.

В каждом структурном подразделении судебных приставов создается архивный фонд (совокупность архивных документов, логически связанных между собой)[3] .

Обязанности по формированию и использованию архивного фонда в структурных подразделениях судебных приставов возлагаются на обеспечивающего специалиста или, по решению начальника структурного подразделения - старшего судебного пристава, на одного из приставов отдела. Состояние архивного фонда обязательно контролируется начальником структурного подразделения - старшим судебным приставом.

Завершение дела в делопроизводстве оформляется по итогам проверки оконченного исполнительного производства начальником структурного подразделения - старшим судебным приставом, на обложке дела ставятся его подпись и дата.

Об окончании исполнительного производства пристав делает отметку в Зональной книге учета исполнительных производств, а делопроизводитель - в Книге учета исполнительных документов.

Оконченные в течение года исполнительные производства и завершенные в делопроизводстве зональные книги учета исполнительных производств хранятся до конца текущего календарного года у пристава.

Завершенные в делопроизводстве книги учета исполнительных документов в течение года, следующего за годом завершения книги, хранятся у делопроизводителя.

По истечении годичного срока оконченные исполнительные производства, завершенные в делопроизводстве зональные книги учета исполнительных производств, книги учета исполнительных документов, книга учета арестованного имущества и журнал регистрации обращений сторон передаются на хранение в архивный фонд структурного подразделения.

Передача дел в архивный фонд осуществляется по акту в соответствии с графиком, составленным делопроизводителем и утвержденным начальником структурного подразделения - старшим судебным приставом.

Акт передачи оконченных исполнительных производств и завершенных в делопроизводстве зональных книг учета исполнительных производств в архивный фонд (Приложение N 54) составляется приставом.

Акт передачи завершенных в делопроизводстве книг учета исполнительных документов в архивный фонд (Приложение N 55) составляется делопроизводителем.

Акт передачи завершенных в делопроизводстве журналов регистрации обращений сторон исполнительного производства (их представителей) в архивный фонд (Приложение N 56) составляется делопроизводителем.

Акт передачи завершенных в делопроизводстве книг учета арестованного имущества в архивный фонд (Приложение N 57) составляется начальником структурного подразделения - старшим судебным приставом или иным государственным служащим, на которого возложена эта обязанность.

Документы в исполнительных производствах формируются в скоросшивателях в объеме не более 250 листов в каждом томе дела как документы временного хранения в порядке возрастания регистрационных номеров. В каждом томе дела листы нумеруются карандашом и составляется внутренняя опись с указанием: года регистрации исполнительного производства, фамилии, имени и отчества пристава, зонального индекса его участка (территории), регистрационных номеров в порядке их возрастания и дат окончания соответствующих исполнительных производств, помещенных в дело.

В каждый том дела помещается лист-заверитель, в котором указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архивный фонд документов в деле, дата передачи, а также подписи делопроизводителя и пристава, передавшего документы.

Акты передачи помещаются делопроизводителем в соответствующее номенклатурное дело.

Архивные дела хранятся в специально оборудованных для этой цели помещениях, обеспечивающих их сохранность, и распределяются по календарным годам.

Сроки архивного хранения определяются в Приложении N 53 по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Сроки архивного хранения исполнительных производств, зональных книг учета исполнительных производств, книг учета исполнительных документов, книг учета арестованного имущества и журналы регистрации обращений сторон исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения дел в делопроизводстве.

Из архивного фонда структурного подразделения исполнительные производства, зональные книги учета исполнительных производств, книги учета исполнительных документов, книги учета арестованного имущества и журналы регистрации обращений сторон выдаются под роспись при служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения начальника структурного подразделения - старшего судебного пристава.

Отметка о выдаче документов и их возвращении в архивный фонд производится в Журнале выдачи архивных документов (Приложение N 58).