Последующие действия после аудита

После истечения согласованного срока руководителю группы аудита следует сделать "последующий" визит или проанализировать представленные документированные доказательства для того, чтобы проверить, выполнены ли корректирующие действия; убедиться, что они оказались эффективными и останутся таким же в будущем; что они были надлежащим образом документированы и доведены до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответственно подписан.

Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффективным, если не были выполнены указанные действия с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита согласовать соответствующие корректирующие действия. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий.

По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор или его представитель должен убедиться, что они выполнены, а если этого не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и принимать меры к тому, чтобы вопрос был ускорен. Но еще важнее убедиться в правильности этого выполненного действия, поскольку в будущем в нужный момент будет трудно проверить это с большей точностью, и, честно говоря, персонал, испытавший на себе эти корректирующие действия, будет точно знать, стала ли его работа легче или наоборот тяжелее в результате этого действия и необходимо ли вообще это действие.

Частью задач руководителя группы аудиторов является выполнение "последующих действий" - после аудита - по истечении согласованного срока для проверки эффективного выполнения корректирующих действий; если они по каким-то причинам не выполнены, руководитель группы должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту.

До тех пор пока не будут проведены надлежащие последующие действия и не будет проверена эффективность корректирующих действий, вся работа по аудиту может представлять собой не более чем пустую трату денег и времени.

Обратная связь для корректирующих действий

Важнейшим преимуществом любой системы аудита является ее способность выявлять проблемы и обеспечивать выработку ответных действий, не только с целью решения проблемы от случая к случаю, но для систематического предупреждения ее повторения в будущем. Аудит нельзя считать завершенным, если не были выполнены любые действия, полученные по его результатам. В этом смысле следует обратить особое внимание на выделение реального времени Необходимо вести и анализировать отчетность по корректирующим и предупреждающим действиям, которые должны быть спланированы и выполнены. Все это ведет к непрерывному процессу улучшения.

После истечения согласованного срока ведущему аудитору группы следует сделать надзорный визит, чтобы проверить: исполнение корректирующего действия; убедиться, что оно оказалось эффективным и останется таким же в будущем; что оно было надлежащим образом документировано и доведено до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответствующим образом подписан. Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффективным, если не были выполнены эти указанные действия с удовлетворительным итогом. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий. По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор (или назначенное им заменяющее лицо) должен убедиться, что эти действия выполнены, а если это не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и обговорить способ ускорения их выполнения. Но еще более важным является убедиться в правильности этого выполненного действия, чтобы в будущем под его влиянием система стала более эффективной и работоспособной на практике. Персонал, испытавший на себе эти корректирующие действия, будет точно знать, стала их работа легче или наоборот – тяжелее в результате этого действия, а также то, необходимо ли вообще это действие. До тех пор, пока не будет проведен надзорный аудит и не апробированы на эффективность корректирующие действия, вся работа по аудиту может представлять собой не более чем пустую трату денег и времени.

Требования к содержанию отчета. Классификация несоответствий

В отчете о проведенном аудите должна содержаться следующая информация:

• масштаб и цели аудита;

• подробные план проведения аудита, информация об аудиторах и представителе проверяемой стороны, даты проведения аудита;

• критерии аудита (стандарт системы качества, руководство по качеству проверяемой стороны, условия контракта, программа качества, и т.п.)

• мнение группы аудиторов о соответствии системы качества критериям аудита;

• выявленные несоответствия;

• возможности системы достичь поставленных целей;

• список рассылки.

Итоговый отчет может включать:

• общий отчет;

• заполненные контрольные листы;

• заметки аудитора;

• отчеты о несоответствиях;

• матричный анализ.

Независимо от того, какая система используется, главным является то, чтобы содержащаяся информация была фактической, понятной, согласованной со всеми сторонами и четко определяющей любые требуемые последующие действия.

Выполнение отчета

Доложить об обнаруженных фактах, Никаких случайностей , Включить несоответствия Предоставить отчет, Согласовать корректирующие воздействия и график их внедрения Согласовать дату для последующей проверки

Обнаруженные во время аудита факты должны быть представлены письменно в объективной форме; они не должны содержать ни мнений, ни инструкций, ни директив. При обнаружении недостатков системы или несоответствия, запись должна показывать:

- время и место обнаружения;

- подробности несоответствии или недостатков системы;

- уровень несоответствия: что это – случайный факт или обычная практика?

- ссылку на конкретное положение, требования которого не соблюдаются и причины противоречия.

Отчетность

Делайте ваши отчеты вовремя (по крайней мере фиксирование несоответствий), Пишите отчеты, содержащие факты, Делайте их легкими для понимания, Главное – точность, Согласовывайте отчеты со всеми сторонами, Убедитесь, что они читаемы

Эффективный отчет о проведении аудита, как устный, так и письменный должен отвечать ряду условий. Такие условия можно разделить на две группы, касающиеся содержания и формы:

По форме:

• Информативность, • Фактическая основа, • Полнота, • Точность

По содержанию:

• Краткость, • Четкость, разборчивость, • «Прозрачность», • Ясность и удобопонятность

Для того, чтобы руководство могло принять эффективное решение, отчеты о проведении аудита должны быть:

· Информативными:Отчеты должны четко сообщать заинтересованным сотрудникам на разных уровнях о результатах проверки, а также содержать информацию о том, насколько полным является соответствие критериям аудита.

· Основываться на фактах.Исключительно важно, чтобы отчет аудитора основывался на фактической информации и объективных доказательствах. Только факты, а не мнение аудитора, могут служить основанием для принятия решений.

· Полными .В отчете следует отразить все результаты проверки для того, чтобы руководство располагало полной информацией, необходимой для принятия решений. Имеются в виду как положительные, так и негативные результаты.

· Точными. Отчет о наблюдениях, выполненных в ходе аудита должен быть точным и четким.

От формальной стороны отчета зависит, насколько хорошо проверяемая сторона поймет его содержание. Не будем сейчас говорить о форме составления отчета, которая, как правило, определена в процедурах проверяемой организации. Однако, ряд характеристик имеет непреходящую важность:

· Краткость.Отчеты должны быть максимально краткими, но в то же время, исчерпывающими. При чтении или слушании длинных отчетов трудно сохранить концентрацию внимания.

· Четкость и разборчивость.Если отчет предоставляется в рукописном виде, убедитесь, что он легко читаем. При неразборчивом почерке лучше писать печатными буквами.

Представляя отчет в печатной форме, выберите оптимальный размер шрифта. Шрифт, размером меньше 11 воспринимается с трудом. Обратите внимание на расстояние между строк. Один интервал между строками затрудняет чтение, предпочтительнее использовать интервал 1.25 или 1.5.

· «Прозрачность».Очень важна форма предоставления отчета; текст нужно разделить на параграфы или разделы. Единый стиль отчетности можно сохранить, если соблюдать единый стиль оформления документации.

· Ясность и удобопонятность. Чтобы сделать отчет понятным, нужно четко выражать излагаемые в нем мысли. Если читатель или слушатель поймет что-то иным образом, он может принять неверное решение.

Использование длинных, устаревших и редких слов или длинных предложений затрудняет понимание. Существует множество способов, как оценить удобочитаемость текста.

Простой и практичный способ проверки ясности изложенного в отчете состоит в том, чтобы обратиться к лицу, не имеющему отношения к конкретной деятельности, с просьбой изучить отчет и затем рассказать вам его основное содержание.

Обычно ежедневно в ходе проведения аудита мы просим проверяемых прочитывать и подтверждать составленные нами отчеты о несоответствиях. Одна из целей при этом - убедиться, что отчет составлен понятно. Если проверяемый не сможет в нем разобраться, то и никто другой его не сможет понять такой отчет.

Своевременность. Старайтесь не откладывать составление отчетности на «потом» - по возможности, делайте всю отчетность в ходе аудита. При выявлении несоответствий в ходе аудита их следует немедленно зафиксировать и согласовать с сотрудниками, вовлеченными в соответствующий процесс.

Отчеты о несоответствиях

Стандарты ISO 9001-2000 требуют, чтобы результаты аудитов были задокументированы и доведены до сведения персонала, ответственного за область проверки. Дополнительно от руководящего состава, ответственного за эту область деятельности, требуется современное управленческие решение о необходимых корректирующих действиях.

Существует потребность в особом методе регистрации каждого случая несоответствия. Пока не существует специальной формы, каждая организация создает подходящую для себя. Но к ней предъявляются определенные требования:

1. Подробный заголовок, позволяющий обращаться к любой детали аудита.

2. Уникальный номер.

3. Поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоответствия.

4. Поле для проверяемого, чтобы записать корректирующее действие, которое надо предпринять и предполагаемую дату его завершения.

5. Поле для аудитора (или заменяющего его лица), чтобы подтвердить, что это действие произведено вовремя, и было ли оно эффективным.

6. Поле для руководства организации, чтобы записать их точку зрения на полученные данные и указание на любые требуемые дальнейшие действия.

Пример отчета о несоответствии приведен в конце раздела.

Необходимо отметить:

1. На каждый недостаток/несоответствие должен быть отдельный отчет.

2. Отчет аудитора должен содержать три пункта:

а) наблюдение, которое полно и точно детализирует то, что было увидено/найдено аудитором. Чтобы подтвердить его точность, это наблюдение должно быть удостоверено проверяемым;

б) ссылка на статью стандарта и/или документы по качеству самой организации;

в) разъяснение требований статьи/документации, на которые делается ссылка;

3. Несоответствие должно соотноситься только с одной статьей стандарта – самой подходящей.

4. В некоторых случаях соотнесение может быть только с документацией самой организации.

5. Необязательно употребление слова "Несоответствие". Можно использовать другие близкие по смыслу слова (например, "Недостаток", "Невыполнение"), но оно должно использоваться постоянно.

Классификация несоответствий:

В соответствии с ГОСТ Р 40.003-2005 «Система сертификации ГОСТ Р.Регистр систем качества. Порядок сертификации СМК на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001-2000» наблюдения сделанные в ходе аудита классифицируют в зависимости от степени несоотвествия рассматриваемого объекта проверки:

1) соответствия – выполнение требований;

2) несоответствия:

- значительные (I категория, несоответствия СМК, которые с большей вероятностью могут повлечь невыполнение требований потребителей или обязат. требований к продукции): не выполнятся требования пункта …ГОСТ Р ИСО 9001-2000….

- малозначительные (II категория, отдельные несистематические упущения, ошибка или недочет функционирования СМК или в документации, которые могут привести к невыполнению требований потребителя или обязат. требований к продукции, а также к снижению результативности функционирования элемента или совокупности элементов СМК): на весах марки… отсутствует марка, свидетельствующая о проверке, не назначен ответственный за ведение документации…

3) уведомление – свидетельство аудита, не носящее характер несоотвествия и фиксируемое с целью предотвращения возможного несоответствия. (не установлены сроки хранения журнала… нормативные документы не актуализированы…)

15. Правила проведения предварительного и заключит. совещания.

ГОСТ Р ИСО 19011-2003 "Руководящие указания по аудиту СМК и/или систем экологического менеджмента" определяет аудит качества как:Систематический независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки)(ГОСТ Р ИСО 9000).Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований. Целями аудита качества являются:

1. Оценить адекватность и эффективность мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств.

2. Определить и зарегистрировать примеры несоответствий мероприятий по качеству и указать, если это возможно, причины.

Существует ряд этапов, требующих выполнения:

1. Сбор информации.

2. Подготовка – может включать аудит адекватности (проверку документации)

3. Вводное (установочное) совещание.

4. Аудит/проверка.

5. Заключительное совещание.

Вводное совещание

Главная цель – представить группу и установить основные правила. Ведущий аудитор:

1. Представляет группу.

2. Подтверждает причину проведения аудита и его объем.

3. Подтверждает критерии (стандарт или другие), используемые в качестве основы для аудита.

4. Детализирует: кто, что и когда будет выполнять. План аудита будет предоставлен заранее, но краткий анализ необходим, чтобы проверить, не потребуются ли изменения в последнюю минуту.

5. Объясняет, что аудит будет выборочным.

6. Гарантирует аудируемым конфиденциальность всей информации, полученной в ходе аудита.

7. Объясняет, как будут сообщаться результаты аудита.

8. Дает пояснения о несоответствиях, способах отчетности по ним и классификации (существенные, несущественные и так далее).

9. Согласует статус документации системы качества, которая должна использоваться в процессе аудита.

10. Проверяет осведомленность проверяемого персонала о проведении аудита.

11. Обсуждает любые требования безопасности, которые нужно соблюдать и любые меры безопасности, необходимые аудиторам.

12. Объясняет необходимость заключительного собрания, его детали, дату и цель.

13. Отвечает на вопросы, касающиеся аудита.

Следует заметить, что руководитель группы председательствует на собрании и должен управлять им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.

Заключительное совещание

Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита. На нем обычно присутствуют те, кто был на вводном совещании. Аудиторы должны сообщать о результатах аудита полностью, а не ограничивать отчет несоответствиями. Все положительные наблюдения должны быть также сообщены.

В повестку собрания должно быть включено следующее:

1. Благодарность аудируемым за оказанную помощь.

2. Повторное представление группы аудиторов.

3. Краткое заключение по объему аудита.

4. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.

5. Здесь должно быть сказано, что аудит был выборочным, и поэтому не все несоответствия были выявлены.

6. Еще раз подтвердить конфиденциальность.

7. Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.

8. Сообщение каждого члена группы по его области аудита. Только факты.

9. Приглашение проверяемых принять участие в обсуждении любых специфичных моментов.

10. Согласование сроков завершения корректирующих действий.

11. Объяснение, где это применимо, последующих действий.

12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (что бывает необходимо), то за ним должна последовать идентичная напечатанная копия. В ходе внутренних аудитов все встречи имеют тенденцию быть довольно неофициальными, если это небольшая организация. Вводное и заключительное совещание по усмотрению высшего руководства могут не входить в обязательные этапы внутреннего аудита.