Организация проведения собрания.

Собрание - совместное присутствие где-нибудь членов определенного коллектива для обсуждения, решения каких-либо вопросов. В зависимости от количества участников собрания могут быть общими, по структурным подразделениям и собрания представителей.

Собрания могут определяться по профессиональному признаку (мед. работников, педагогов и др.), по интересам (например, книголюбов и т. д.), по концентрации капитала (акционеров, учредителей предприятий различных форм собственности). По срокам проведения они могут проводиться один раз в год, квартал, ежемесячно.

Собрание проводится по заранее разработанному плану руководством организации или избранным собранием исполнительным органом (правлением, комитетом и т. п.) с определением конкретных вопросов, вносимых в повестку дня. По каждому вопросу определяется докладчик. О дате, месте, времени и повестке дня проведения собрания сообщается заблаговременно.

Организация проведения деловых переговоров.

Стадия подготовки переговоров предусматривает осуществление следующих этапов.
Выбор средств ведения переговоров. Установление контакта между сторонами:

- устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте;
- высказывается желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме;
- устанавливаются отношения, для которых характерны взаимное согласие, доверие, уважение. Часто взаимные симпатии, развивается переговорное взаимодействие;
- договариваются об обязательности процедуры переговоров;

- договариваются о включении во взаимодействие всех заинтересованных сторон.
Сбор и анализ необходимой для переговоров информации:

- выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношения к предмету переговоров; проверяется точность данных;

- минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных; выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон.
Разработка плана сторон переговоров: определяются стратегии и тактика, способные привести стороны к соглашению; выявляется тактика, соответствующая ситуации и специфики спорных вопросов, подлежащих обсуждению.

Методы ведения переговоров, тактические приемы.

Переговоры - это обмен мнениями с определенной целью. Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов.

Результаты переговоров во многом зависят от умения, способностей и опыта их ведения. Важными элементами переговорного процесса являются аргументы, вопросы и замечания. Аргументация не должна быть голословной, ее могут составлять факторы, реальные цифры, мнения известных экспертов, бизнесменов и предпринимателей.

Для достижения успеха в переговорах используются следующие основные методы: позиционного торга; принципиальных переговоров; вариационный; интеграции; уравновешивания; компромиссный.

Тактика ведения переговоров реализуется с помощью следующих универсальных тактических приемов, которые приемлемы на любой стадии переговоров:

• «уклонение от борьбы» - • «салями» • «пакетирование» - • «завышение требований» -

• «расстановка ложных акцентов в собственной позиции» - «выдвижение требований в последнюю минуту» • «постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросовСоблюдайте срок договоренности с точностью .Не просто говорите, но и подкрепляйте сказанное записями, схемами. Вручите некоторые материалы партнеру.Следите за тем, чтобы во время переговоров у Вас были в распоряжении все необходимые документы и материалы, чтобы все документы были в полном порядке и находились под рукой.Ведите переговоры настойчиво и энергично. Никогда не повышайте голоса. Будьте вежливы, Не допускайте, чтобы ваше лицо было хмурым, неприветливым, безразличным.

Анализ итогов переговоров.

Результаты переговоров во многом зависят от умения, способностей и опыта их ведения. Они могут быть выгодными для одной из договаривающихся сторон и менее выгодными для другой. Основная задача переговоров на любом уровне состоит в убеждении партнера (другой стороны) в том, что нужно; но ни при каких обстоятельствах не стоит стремиться к достижению односторонних выгод для себя.

Одно из основных итогов переговоров и особенно последующего сотрудничества - завоевание доверия.

Важными элементами переговорного процесса являются аргументы, вопросы и замечания. Аргументация не должна быть голословной, ее могут составлять факторы, реальные цифры, мнения известных экспертов, бизнесменов и предпринимателей. Необходимо иметь в виду, что человеку трудно воспринять более пяти доводов подряд. Сводя к минимуму монологи, надо давать возможность говорить и спрашивать собеседнику.

Организация презентаций.

Презентация -это личная встреча с потенциальными клиентами, основная цель которой побудить участников к использованию производимого товара (продукции. Услуг) субъектом хозяйствования.

С помощью презентации можно решать следующие задачи: 1. Формирование положительного мнения. 2. Стимулирование новых заказов, расширение сотрудничества. 3. Поддержание завоеванной репутации. 4. Показ новых возможностей субъектов хозяйствования и др.

Для проведения презентации необходимо:

- сформулировать конкретные задачи;

- составить список приглашенных, включая бывших и настоящих клиентов и лиц, которым следует уделить особое внимание, представителей средств массовой информации;

- разработать программу, включающую формальную встречу, развлекательную часть;

- спроектировать визуальное оформление помещения, подобрать сувениры, сделать свободную выкладку материалов, определить формы демонстрации образцов продукции;

- выбрать помещение, обеспечивающее реализацию программы и презентации (включая использование аудио- и видеоматериалов, развлекательной программы);

- подготовить информационные письма, пресс-релиз для прессы, подготовить приглашения (информационные письма с приглашениями рассылаются не позднее чем за 4 дня до проведения презентации).

- тщательно продумать последовательность, содержание и форму докладов;

Визитные карточки.

Обмен визитными карточками является обязательным атрибутом первой встречи с деловым партнером. Визитная карточка печатается на тонком картоне в форме небольшого прямоугольника размером 9х5см на государственном языке, принятом в стране, и желательно на одном из иностранных языков (английский, немецкий, французский). В визитной карточке указывается полностью фамилия, имя, отчество, должность, реквизиты организации, номера домашнего и служебного телефонов и факс.

Наиболее распространенные виды визитных карточек:

- Стандартная карточка, которая используется уже при состоявшемся знакомстве. На ней указываются личные реквизиты руководителя;

- Карточка для специальных и представительских целей, в которой указывается адрес и телефон фирмы: используется чаще всего для поздравлений и сувениров.

Приемы и их организация.

При орган. приемов необходимо определить число гостей, разослать им приглашения, составить на основании полученных ответов план рассаживания с учетом ранга гостей и того, что мужчины должны сидеть вперемешку с женщинами, а рядом не должны находиться работники одной и той же фирмы или члены делегации. Необходимо соблюдать признание служебного и общественного положения гостей, почетные звания, возраст и др. Если на приеме присутствуют мужчины с женами, то первым считается место справа от хозяйки, вторым – справа от хозяина. Если на приеме присутствуют только мужчины (без жен), то первым считается место справа от хозяина, а вторым – слева от него. На всех официальных приемах, которые проводятся за общим столом, почетных гостей сажают лицом к входной двери, напротив хозяев; жен стараются не сажать рядом с мужьями и не усаживают рядом двух женщин или двух иностранных гостей. При рассаживании следует учитывать языки, на которых говорят присутствующие.

Виды приемов.

Деловые приемы бывают официальными и неофициальными.

Официальные приемы устраиваются главами государств, правительствами, консульствами, военными атташе, торговыми представительствами по случаю национальных праздников, пребывания государственных руководителей, иностранных делегаций, открытия крупных выставок и конференций, заключения международных соглашений. Остальные деловые приемы считаются неофициальными. Официальные приемы обычно проводятся по правилам дипломатического протокола и этикета.

Неофициальные приемы могут устраиваться в разное время: в 8 часов – завтрак

Подготовка сувениров и памятных подарков.

Делать подарки сослуживцам и преподносить сувениры с фирменными знаками своим партнёрампо бизнесу – давняя традиция делового мира.Цель подарка в деловой жизни – продемонстрировать свои добрые намерения или стимулировать рекламу и сбыт продукции или услуг.

Согласно этикету, при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести сувенир прибывшему к вам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного партнера и рассчитывают на длительные отношения. Чтобы здоровый деловой дух обмена подарками не уступил место возможным злоупотреблениям, есть один надежный способ – делать относительно недорогие подарки: набор авторучек, часы, шарф, духи (для женщин) или одеколон (для мужчин), декоративную или столовую вазу и др.

Общение с прессой.

Основные формы общения с прессой : статьи сотрудников организации; пресс-релизы; пресс-конференции; прием журналистов; визиты непосредственно на объекты.

Самым распространенным способом передачи информации СМИ является подготовка пресс-релизов, на которых следует указывать желательную дату опубликования. После написания их отправляют по обычной или электронной почте в различные СМИ. Главным требованием к пресс-релизам является абсолютная ясность и отсутствие двусмысленности.

Задания [4]

Тема «Составление и оформление организационно-распорядительных документов». Задания № 1-9 (стр. 13-16).

Тема «Составление и оформление информационно-справочных документов». Задания № 1-17 (стр. 17-21).

Тема «Документирование трудовой деятельности». Задания № 1-7 (стр. 22-23).