Как построить и вести деловую беседу.

В беседе важно обращать внимание не только на основную ее часть, но и на ее начало и конец. В начале разговора следует приложить все усилия, чтобы создать обстановку доброжелательности и взаимного доверия.

Не следует с самого начала встречи заводить разговор о деле. Это может оставить неприятное впечатление.

Но нежелательно и разговор о погоде или вчерашнем футбольном матче обрывать словами: «А сейчас перейдем к делу», показывая тем самым, что весь предыдущий разговор, который мог быть интересен собеседнику и помог ему освоиться в новых для него условиях, это своего рода проформа, психологическая уловка.

Нет какого-то одного рецепта правильно начать беседу, но можно привести ряд способов, выработанных практикой, которые позволяют приступить к обсуждению основного вопроса. Вот некоторые из них.

Метод снятия напряжения. Он важен для установления тесного контакта с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого легко добьетесь. Для этого необходимо «подумать за другого», «встать на его место», посмотреть на ситуацию его глазами. Об этом нужно помнить в течение всей беседы, а в начале разговора нужно спросить себя: как бы я чувствовал себя в этой ситуации и что бы мне хотелось, чтобы снять напряжение первых минут встречи?

Наверное, хотелось бы обменяться рукопожатием, а если еще в мой адрес будет сказано несколько приятных фраз личного характера, то это не может не вызвать расположения к собеседнику. Правда, при условии, что все это делается не формально, а искренне, по крайней мере, здесь не место натянутой улыбке или произнесенным сквозь зубы «ласковым» словам.

Нужно учитывать, что значительную часть информации человек получает не из слов, а из интонации, мимики, жестов, т.е. невербальных источников информации. Разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки во многом способствует добрая шутка, пользоваться которой следует осторожно, чтобы не обидеть человека, не поставить его в неловкую ситуацию, когда он может принять эту шутку на свой счет.

Метод «зацепки» или ассоциации. Использовав какое-то актуальное событие, необычный случай, сравнение, можно посредством их, «зацепившись» за них, перебросить мостик к основной теме беседы.

Метод стимулирования игры воображения. Онблизок предыдущему методу и может быть использован как в начале беседы, так и при анализе основной темы разговора. В последнем случае он предполагает постановку множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться. Этот метод дает хорошие результаты, когда собеседник отличается оптимизмом и трезвым взглядом на ситуацию.

Метод прямого подхода. Означает непосредственный переход к делу,без какого бы то ни было вступления. Схематично это может выглядеть так: вкратце сообщаются причины, по которым была назначена встреча, быстро обрисовываете» общее положение дел обсуждается ряд конкретных вопросов.

Начало беседы должно привлечь внимание собеседника, расположить его к вам. После того как партнер проявит желание к беседе, важно пробудить в нем заинтересованность в теме разговора. Лишь после этого можно приступать к изложению основных идей, предложений, просьб.

Опыт показывает, что доводы и доказательства, разъясняемые по отдельности, намного эффективнее, чем, если они преподносятся все вместе сразу. При этом три-четыре ярких довода достигают большего эффекта, чем множество «средних» аргументов.

Следует всегда открыто признавать правоту собеседника, когда он прав, даже если это может иметь для вас неблагоприятные последствия. Это дает вам право надеяться и требовать такого же поведения со стороны партнера.

Все важные идеи и данные должны быть зафиксированы в виде конспекта. Поэтому ручка и бумага, непременные атрибуты участников заседаний, совещаний, многих официальных встреч. Однако в случае доверительного разговора лучше не вести записей, чтобы не нарушить атмосферу доверительности. Если необходимость записать что-либо все же возникает, то следует предупредить собеседника, что именно вы хотите записать, но лучше сделать это после того, как ваш собеседник покинет кабинет.

Завершение разговора

Для успеха беседы очень важен этап ее завершения. Конец беседы не должен сводиться к простому повторению наиболее важных положений. Заключение должно быть ярким, содержащим наиболее важные аргументы в пользу предлагаемых решений и в то же время легко воспринимаемым, чтобы у собеседника не осталось неясных представлений.

Деловые люди считают, что существует «психологически удобный момент», когда нужно переходить к завершению беседы.

Специалисты полагают, что для вступления деловой беседы в завершающую фазу необходимо и достаточно, если:

— беседа направлена к нужной цели;

— приведены основные аргументы в пользу выдвигаемых предложений или против них;

— на поставленные в ходе беседы вопросы и высказанные замечания даны удовлетворяющие собеседников ответы;

— между собеседниками установлен хороший контакт и создана благоприятная атмосфера для завершения беседы.

В этом случае возможно как «прямое» ускорение завершения беседы, так и «косвенное».

«Прямое» ускорение легко узнается по словам: «Итак, давайте примем решение» или «Давайте подведем итоги». Такое окончание беседы хорошо тогда, когда вы уверены, что собеседник готов без колебаний согласиться с предлагаемым решением. Хотя это самый короткий путь к достижению цели, но практика показывает, что непродуманное использование такой формы завершения беседы едва ли не в половине случаев приводит к отказу собеседника от делового предложения.

Поэтому наиболее часто применяют «косвенное» ускорение завершения беседы. Суть этого способа состоит в том, что собеседник подводится к предлагаемому решению постепенно, посредством частичных решений.