Традиционная технологическая цепочка обработки документов

1, 2 и 4 этапы проводятся в службе ДОУ, остальные – в структурном подразделении, где документ исполняется.

Документооборот - движение документов от создания или получения документа до окончания исполнения и подшивки в дело или отправки в другую организацию.

(1) – При получении документов проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается автору.

Вскрываются все конверты, кроме конвертов с пометкой «Лично». После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и целостность.

Поставляется отметка о поступлении.

Задание: вспомнить и написать пример отметки о поступлении

Конверты после вскрытия выбрасывают, за исключением писем от частных граждан, т.к. обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов с уже просроченным сроком исполнения (штемпель – доказательство дня получения).

После более детального ознакомления с документом, распределяют, кому какие документы передать. Для этого необходимо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между должностными лицами.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности предприятия в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию.

Остальные передаются непосредственно исполнителям.

Обработка, рассмотрение и передача документов проводится в день их поступления.

(2) - Регистрация - фиксация факта создания или получения документа путем присвоения документу регистрационного номера, записи установленных сведений об этом документе.

Регистрируются все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Регистрация необходима для:

· учета количества документов

· обеспечения сохранности документов

· для контроля исполнения документов

· для поиска в информационно-справочных целях

Регистрация документов должна быть только однократной (в службе ДОУ). При передаче зарегистрированных документов из одного подразделения в другое, они повторно не регистрируются.

Сведения, которые нужно (обязательно согласно ГСДОУ, с. 12) выписать при регистрации:

- название вида документа;

- дата и регистрационный номер;

- входящий номер и дата поступления (из отметки о поступлении);

- заголовок к тексту,

- автор;

- резолюция,

- как, когда решен вопрос (из отметки об исполнении)

+ могут быть

- расписка в получении документа

- ход исполнения (дополнять по ходу исполнения)

- наличие приложений

- ...

Существуют журнальная система регистрации, карточная, автоматизированная.

(3) – Далее документ в канцелярии не остается, его передают исполнителю. Во время исполнения документа служба ДОУ ведет контроль и информационно-справочную работу.

Контроль:

Существует несколько видов контроля:

· контроль по существу (оценка на сколько правильно, удачно решен вопрос).

Ведет непосредственный руководитель или специально назначенные лица;

· контроль за сроком исполнения;

· текущий (контролируется в тот же день, когда поручение должно быть исполнено.);

· предупредительный (предупреждает исполнителя за три дня до окончания сроков исполнения).

Перенести сроки может тот, кто их установил. Контроль за сроком исполнения ведет работник службы ДОУ.

Информационно-справочная работа с документами, находящимися на исполнении.

Работники службы ДОУ должны знать:

- где, в какой стадии работы, у кого находится каждый документ,

- в каком документе можно найти информацию по конкретному вопросу.

По окончании исполнения на документе ставится отметка об исполнении (отметку об исполнении ставит лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении или руководитель). Об исполнении документа сообщают руководителю и всем заинтересованным лицам, после этого документ подшивают в дело в этом же структурном подразделении.

(4) Отправка. Перед отправкой в службе ДОУ проверяют правильность оформления документа.

Вопросы по теме: Что такое документооборот? Какие этапы в него входят? Что такое служба ДОУ? Чем она занимается? Что такое регистрация? Что необходимо сделать в процессе регистрации документов? Что происходит с документом после регистрации? Какие виды контроля за исполнением документов можно выделить? Кто их проводит? Что делают с документом после исполнения?

Формирование дел

Дело - совокупность документов по одному вопросу или направлению деятельности, подшитых в одну обложку.

Формирование дел – отнесение документа к определенному делу и их систематизация внутри дела. Обеспечивает быстрый поиск и сохранность документов.

Формируют и хранят дела по месту образования в структурных подразделениях; в небольших организациях – централизовано у секретаря. (в структурных подразделениях, где исполнялись документы).

Дела формируются в течение 1 года.

Формирует дела лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении (назначается приказом).

Раскладка производится ежедневно секретарем (или тем, кто отвечает за делопроизводство)

Задание по теме: Найти в учебнике и написать в тетради пример обложки дела.

Правила формирования дел

1. В дело могут быть подшиты только исполненные документы (на документе должна стоять отметка об исполнении).

2. В дело подшивают только те документы, которые предусмотрены заголовком этого дела. Для документов, которые не подходят ни к одному делу заводят новое дело.

3. Толщина каждого дела не должна превышать 3-4 см. (примерно 250 листов).

Если в течение года образуется больше документов, заводят следующий том этого дела.

4. Приложения к документам, независимо от даты их составления подшивают вместе с документами, к которым они относятся.

5. Плановые и отчетные документы подшивают в дела того года, к которым они относятся по своему с одержанию, независимо от времени составления.

Хранение дел

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела, она располагаются в шкафах вертикально. На корешке указывается номер дела по номенклатуре. Рядом прикрепляется номенклатура дел.

На дела с ценной документацией ведется внутренняя опись документов дела (подшивается в начало дела).

Внутренняя опись документов дела №______

№ п/п	Название документа	Заголовок	Регистрационный номер и дата	Номера листов дела	Примечания

Итого….

Если из дела необходимо изъять подшитый документ, его изымают, а на его место ставят лист-заместитель. На нём указывается:

- кто взял документ;

- когда взяли документ;

- на какой срок;

Если понадобилось дело в целом, то на его место ставится карта-заместитель. На ней указывается:

- кто, когда взял дело;

- на какой срок;

- цель

- кто выдал документ;

- подпись.

Номенклатура дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке (список всех дел, которые заведены в организации, по нему заводят дела).

Задание: Найти в учебнике и переписать в тетрадь форму номенклатуры дел. Обратите внимание какие колонки содержит таблица номенклатуры дел.

Номенклатура дел согласовывается на заседании экспертной комиссии (реально - с архивом).

В состав экспертной комиссии могут входить работники службы ДОУ, работник архива, бухгалтер, работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, другие ведущие сотрудники.

Это постоянно действующая комиссия.

Номенклатура дел должна быть на каждом предприятии, и обязательно должна охватывать все документы, образующиеся в этой организации.

Номенклатура дел бывает 3-х видов:

1) Конкретная (индивидуальная) –номенклатура дел определённой организации.

Сводная номенклатура дел - общая индивидуальная номенклатура дел для всей организации (сведены НД структурных подразделений) из нее делают НД структурных подразделений

2) Примерная –устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер.

3) Типовая – устанавливает типовой состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется и единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Типовые и примерные разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается на предприятии экспертной комиссией в конце года, таким образом, чтобы с начала следующего года по ней можно было формировать дела.

Составляется на основе типовой или примерной НД.

При наличии типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится полностью и может быть только конкретизирован с учётом специфики дел в конкретной организации.

Из примерной номенклатуры дел выбирается название тех дел, которые фактически образуются. Некоторые дела могут быть объединены или разъединены. Объединять можно дела только с одинаковыми сроками хранения, но сроки хранения переписывают без изменений.

Функции номенклатуры дел

1. Служит планом распределения документов после их исполнения в дела, т.о. номенклатура дел определяет систему хранения документов в организации.

2. Каждое дело имеет указание сроков хранения документов, входящих в это дело. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой дел, одновременно намечают сроки хранения документов.

3. Номенклатура дел, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов. Индекс или номер дела по номенклатуре дел входит составной частью в регистрационный номер документа.

4. Номенклатура дел может быть использована вместо описи дел как учётный документ при сдаче дел в архив.

5. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Подготовка дел к сдаче в архив

Прежде всего проводится экспертиза научной и практической ценности документа.

Экспертиза научной и практической ценности документа

Целью является определение ценности документов для отбора на хранение, уточнение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности производится под руководством экспертной комиссии.

Экспертная комиссия пользуется типовыми, примерными номенклатурами дел или перечнем всех дел.

Фактическое содержание имеющихся в деле документов изучается путём полистного просмотра дел. При этом изымаются черновики, дублирующие экземпляры, документы с истёкшим сроком хранения. Если в одном деле были обнаружены документы разной ценности (они там могут оказаться только при ошибках в процессе формирования дел), то для всего дела назначается больший срок хранения.

По окончании экспертизы все дела делят на 4 группы:

1. Дела постоянного срока хранения.

Некоторое время хранятся в ведомственном архиве, а потом подлежат сдаче в Государственный архив.

2. Дела длительного срока хранения свыше 10 лет.

3. Временного хранения до 10 лет и 10 лет включительно.

4. Дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

На дела, выделенные к уничтожению, составляется акт об уничтожении (в котором должны быть перечислены дела, которые подлежат уничтожению), и после передачи остальных дел в архив уничтожаются.

Оставшиеся проходят 2 процедуры:

1) Оформление,

2) Составление описей дел

Оформление существует полное и частичное.

Полному подлежат дела постоянного и длительного сроков хранения.

Полное оформление:

1) Перегруппировка документов дела в прямой хронологической последовательности;

2) Нумерация листов дела (в правом верхнем углу черным графитным карандашом не задевая текст);

3) При необходимости составляется внутренняя опись документов дела;

4) Составляется заверительная надпись дела. (Н-р: В дело подшито 254 листа и 2 листа внутренней описи. Лист 54 и 55 имеют физические повреждения. Подпись. Дата.) Подшивают в конец дела

5) Подшивка всех листов в тёмную твёрдую обложку;

6) Окончательно оформляется обложка дела

Частичному оформлению подлежат дела временного до 10 лет хранения.

Частичное оформление заключается в окончательном оформлении реквизитов обложки дела.

Далее на дела постоянного и длительного сроков хранения составляется опись дел.

Текст описи дел представляется в виде таблицы (индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения (указывается только в описи дел длительного хранения)).

На дела временного до 10 лет срока хранения опись можно не составлять, их разрешается сдавать в архив по номенклатуре дел.

Вопросы по теме: Что такое дело? Кто формирует дела? Как долго формируется дело? Какие реквизиты есть на обложке дела? Что такое внутренняя опись документов дела, что и каким образом в ней описывается? Что такое номенклатура дел? Какие колонки содержит номенклатура? Какие виды номенклатур можете назвать, чем они различаются? Что такое экспертиза ценности документов? Что конкретно необходимо сделать в процессе экспертизы ценности? Что происходит после экспертизы? Какие операции предусматривает полное оформление дел, а какие частичное? Что такое опись дел? Для чего и на какие дела она составляется?

Вопросы для дополнительного изучения

Темы рефератов

s Деловые письма

s Документы по личному составу

s Защита конфиденциальной информации от несанкционированного доступа

s Искусство делового общения

s История делопроизводства

s Личность секретаря и имидж фирмы

s Национальные особенности делового этикета Восточные страны

s Национальные особенности делового этикета Западные страны

s Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления

s Оборудование офиса. Автоматизация ДОУ

s Организация работы секретаря референта

s Подготовка совещаний. Протоколы

s Служебный этикет

s Требования к тексту документа. Композиция и логика документа

s Этикет телефонных переговоров

Вопросы, вынесенные на самостоятельное изучение

Раздел курса	Вопросы	Форма контроля
Общие сведения и понятия документирования управленческой деятельности. Документ. Требования к документу	· Классификация документов · Корректурные знаки	Вопросы включены в примерный перечень вопросов к зачету.
Организационно-распорядительные документы	Характеристика, автобиография, резюме, заявление, доверенность, расписка. Требования к составлению и оформлению
Организация работы секретаря-референта	Искусство преодоления конфликта

3. Основные вопросы к зачету

1. Понятие документа, его функции. Необходимость стандартизации
2. Классификация документов
3. Оформление документов (бланки, поля, межстрочные интервалы, нумерация страниц)
4. Составление текста документа: этапы составления текста; требования к содержанию
5. Реквизиты ОРД и правила их оформления
6. Распорядительные документы
7. Организационные документы
8. Информационно-справочные документы
9. Характеристика, резюме, автобиография, заявление, доверенность, расписка
10. Документооборот
11. Систематизация документов, номенклатуры дел
12. Формирование дел, текущее хранение дел
13. Экспертиза научной и практической ценности документов
14. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив
15. Организация работы секретаря-референта. Круг обязанностей. Профессионально-важные качества
16. Организация рабочего места секретаря-референта, офисное оборудование
17. Обязанности секретаря-референта при подготовке совещаний, заседаний
18. Искусство делового общения
19. Этикет телефонных переговоров
20. Коммерческая тайна, каналы утечки, методы защиты коммерческой тайны
21. Служебный этикет: приветствие, представление, визитные карточки

4. Рекомендуемая литература

Основная литература

Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация и технология работы/ под ред И.К.Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ООО «ТК Велби», 2003.- 448 с.

Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие.- М.: Бизнес-школа, Интел-Синтез, 2000.- 192 с.

Вспомогательная литература

Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. – М.: Инфра-М, 2001. – 185 с.

Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для Вузов/ под ред. Кузнецовой Т.В. – М.: Юнити-Дана, 2001. – 359 с.

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2003. Организация работы с документами: учебник / под ред. В.А.Кудряева – М.: Инфра-М, 2001

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практические пособие. – М.: Приор, 2003

Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления - М.: Форум, Инфра-М, 2002