Типовые обязанности (частичные)

< Собирает и обрабатывает заявки студентов па предоставление материальной помощи, как это предписано постановлениями органов власти штатов и государства.

< Рассматривает и анализирует заявки о материальной помощи и определяет необходимость такой помощи.

< Определяет вид(ы) и объем помощи, рекомендуемой в программах материальной помощи, основанных на указах, предписаниях и постановлениях органов власти штата, государства и местной администрации.

< Комплектует вознаграждения, уведомляет студентов и выплачивает вознаграждения.

< Следит за успехами студентов и оценивает их в целях определения дальнейшей необходимости в программах материальной помощи.

< Распространяет информацию о программах материальной помощи; помогает студентам заполнять заявки на предоставление помощи, удостоверяясь, что вся необходимая информация получена.

< Консультирует студентов по вопросам распоряжения полученными деньгами и их обязанностей как получателей материальной помощи.

< Проводит беседы с претендентами на материальную помощь и приглашает на консультации при необходимости.

< Создает, хранит и обновляет конфиденциальные досье на студентов, относящиеся к материальной помощи; вводит в базу данных всю информацию,относящуюся к материальной помощи и получателям ссуд.

< Ведет точный бухгалтерский учет вознаграждений, выделенных, пересмотренных или отмененных по всем программам материальной помощи студентам.

< Выполняет разнообразные арифметические расчеты и перерасчеты, относящиеся к материальной помощи и определению се обоснованности.

< Выписывает приказы на материальную помощь и составляет графики выплат.

Источник:

Shasla/Tehama/Trinity Joint Community College District job description for financial aids technician.

Поощрения за работу (также называемые стимулами) — это результаты оценки выполнения человеком определенной работы, или его пребывания в конкретной производственной среде, или и того и другого одновременно. Поощрительный потенциал работы часто изучают с мотивационной точки зрения; это основа психологического подхода к планированию работы. Систематическое описание поощрений, предлагаемых работой и организацией, как дополнение к традиционному описанию работы — это относительно новая идея.

Один из подходов к идентификации поощрений на работе обеспечивает инструмент, называемый Minnesotajob Description Questionnaire («Миннесотский опросник описания работы», или MJDQ) (Dawis, Lofquist & Weiss, 1968). Работая с опросником, производственные руководители должны ранжировать степень представленности в работе, которую они контролируют, 21 потенциального поощрения (например, умение пользоваться навыками, безопасность работы и возможность проявлять творческие способности). Результаты этого подхода со стандартизированным опросником могут быть использованы как для индивидуальных видов работ, так и для проведения сравнения между видами работ. Диагностическое исследование работы (Hackman & Oldham, 1975), рассматривавшееся в главе 8, также широко используется для идентификации поощрений за работу. Основной недостаток обоих инструментов, вероятно, состоит в том, что они основаны на восприятиях тех, кто производит ранжирование, а восприятие нового работника может быть иным. Тем не менее некоторые вариации этого подхода, по-видимому, стоит взять на вооружение в качестве характерной особенности описания работы. Давая целостную картину работы, они являются еще одним средством устранения серьезных несоответствий между человеком, работой и организацией.

Составление психограммы

В описании работы дается характеристика профессии (работы). В отличие от него психограмма (job specification) дает описание человека. Это перечисление человеческих качеств, требуемых для выполнения обязанностей, детализированных в описании работы. Профессиональные характеристики в совокупности часто называют KSA (knowledge, skills, abilities — знания, умения, способности) или KSAO (...and Other traits — знания, навыки, способности и другие качества). Требования к опыту и образованию, связанные с работой специалиста по материальной помощи (пример 11.7), перечислены в примере 11.8.

По сравнению с составлением описания работы составление психограммы — более трудная задача, даже если она выполняется на основе информации, собранной при профессиографическом анализе. Основная проблема здесь состоит в следующем: диапазон того, в какой степени работники, выполняющие работу одинаково хорошо, демонстрируют то или иное качество, может быть очень широким. Еще более осложняет дело то, что этот диапазон может быть неизвестен, поскольку политика (или возможности) организации в определенной мере ограничивает фактический диапазон. Рассмотрим эту проблему на примере компании Р.

Ограничение диапазона.

Пример 11.8

ОБРАЗЕЦ ПСИХОГРАММЫ

Знание

< правил, распоряжений и их толкований, касающихся определения обоснованности просьбы студента о материальной помощи, выделяемой штатом, государством или местными органами власти;

< колледжа, местных организаций, услуг и ресурсов, доступных студентам;

< эффективных приемов ведения телефонных разговоров;

< эффективных коммуникативных приемов, включая умение выступать перед большой аудиторией;

< методов, приемов и процедур работы в офисе, включая работу с информационными системами и обработку электронной базы данных.

Опыт

< проведения интервью.

Образование

< по меньшей мере два года обучения в колледже или эквивалентное образование; предпочтительно наличие диплома;

< практический опыт, имеющий непосредственное отношение к данной работе, может заменять формальное образование.

Источник:

Shasta/Tehama/Trinity Joint Community College District Job description for financial aids technician.

Все секретари компании Р учились в колледже год или более; некоторые из них имеют диплом о его окончании. Означает ли это, что в характеристике образования для этой работы должно быть указано, что требуется по крайней мере год обучения в колледже? Скорее всего, этого не требуется. Однако, даже если все нанятые секретари посещали колледж, в контексте обучения этой работе и ее выполнения должны рассматриваться и кандидатуры людей с более низким образовательным уровнем.. Подобная проблема нередко возникает в тех случаях, когда профессиональная характеристика разрабатывается на логической основе — то есть когда качества, требуемые для выполнения какой-то работы, выводятся логическим образом из описания работы или на основании «здравого смысла».

Логический подход к составлению психограммы (профессиональных требований к личности) используется американской Администрацией по вопросам занятости и профессиональной подготовки (U. S. Employment and Training Administration) в DOT и хорошо зарекомендовал себя на практике. Если компания Р имеет достаточное количество претендентов на должность секретаря, проучившихся по крайней мере один год в колледже, нет прямой необходимости выяснять, можно ли понизить образовательные требования к работнику. Однако, если компанию обвиняют в отказе претенденту на должность секретаря на том основании, что он или она вовсе не учились в колледже, ситуация меняется. Сегодня это необходимо знать.

Альтернативой логического подхода к профессиональной характеристике является эмпирический подход. Оценки выполнения работы сотрудниками в настоящий момент сравниваются с результатами тестирования при поступлении на работу, биографическимиданными, итогами интервью и любой другой имеющейся релевантной информацией. Как только собрано достаточно данных, диапазон результатов тестов иличностные характеристики, связанные с успешной работой, могут быть конкретизированы с большей точностью, чем та, которая обычно бывает возможна при логическом методе.

Эмпирический процесс имеет по меньшей мере четыре долговременных преимущества. Во-первых, менее вероятно, что потенциально хорошие работники не будут замечены при найме, если известны в деталях фактические требования к работе. Во-вторых, традиционные критерии отбора, которые оказываются несущественными для успешной работы, можно устранить, тем самым сохраняя ресурсы организации. В-третьих, более эффективное тестирование и отбор, которые в итоге обеспечивает этот процесс, должны привести к лучшему выполнению работы со стороны персонала организации в целом. Наконец, этот процесс валидации является стержневым три документировании практики справедливых трудовых отношений в США. Как и во всех областях кадровых решений, необходимо, чтобы организация могла показать, что качества, которые она хочет видеть у своих сотрудников, связаны с работой, которую те станут выполнять.

Качества, которые организация стремится найти в работниках, — это то, ради чего пишется психограмма. Чем больший упор делается на конкретность профессиональных требований, тем более полезной будет информация. Если требуется высшее образование, должны быть указаны его вид и продолжительность, как это показано в примере 11.8. Если проводится тестирование, должны быть четко обозначены верхний и нижний пределы его результатов.

Психограмма, насколько это возможно, должна быть также поведенческой по своему содержанию. Логический подход к перечислению требований часто оговаривает такие условия, как «должен быть надежным» или «должен уметь разговаривать с людьми», но эти качества нельзя наблюдать. Поведение же наблюдать можно. Для большинства характеристик типа «должен быть таким-то» могут быть найдены адекватные поведенческие заменители (Schneier, 1976) путем постановки вопроса: «Как можно узнать, надежен ли этот человек или умеет ли он разговаривать с людьми?» Тем самым «должен быть надежным» может превратиться в «на предыдущей работе отсутствовал на рабочем месте не более одного дня в месяц», а фраза «четко отвечает на вопросы интервью» может заменить требование «должен уметь разговаривать с людьми».

Профессиональные характеристики, которые нельзя изложить в поведенческих терминах, должны быть по крайней мере уточнены. Чем далее отклоняется профессиональная характеристика от наблюдаемого поведения, тем сложнее продемонстрировать ее привязку к работе, а это, как говорилось, создает проблемы, если какое-то кадровое решение оспаривается в формальном порядке. Превосходство требований, основанных на поведении, также дает о себе знать, когда характеристику используют на практике. Во многих организациях нередки ситуации, когда некоторые из людей, занятых наймом, повышением квалификации работников и решающих подобные кадровые вопросы, знают немного или вообще не имеют представления о том или ином виде работ. В любом случае чем меньше почвы остается для интерпретаций или домыслов, тем лучше.

Оценка затратности работы

На протяжении этой главы не раз подчеркивалась роль профессиографического анализа как источника информации для широкого спектра видов деятельности организаций. Один из видов деятельности, с которым он наиболее часто бывает связан, — это оценка затратности работы, формальный процесс определения финансовой стоимости работы для организации.

Существует множество способов, с помощью которых можно компенсировать человеку его вклад в деятельность организации. Основу такой компенсации обычно составляет заработная плата; полная компенсация может включать в себя также различные премии и страховые выплаты (или и те и другие). Чтобы все было справедливо, эта компенсация должна быть основана на фактических требованиях к работе — то есть на профессиографическом анализе.

Подобный анализ обеспечивает информацией специалиста, определяющего, насколько важна та или иная работа по сравнению с другими видами работ в организации.