Методы и способы документирования.

Документирование –это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами – идентификаторами, называемыми реквизитами. документирование в управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами соответствующей информации, т.е. создания документа. 70% всей документации представлено на бумажных носителях. 10% - структурированная информация в электронном виде. 20% информационного потока – неструктурированная информация в электронном виде – это файлы текстовых редакторов и электронных таблиц, сообщения. Существуют различные способы документирования, и их различие: Текстовое документирование.Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. ТД получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деят-ть гос. Учреждений, предприятий и отдельных лиц. техническое документирование. Является способом запечатления технической мысли. Технические документы отражают результат строительного и технологического проектирования, конструирования и др. работ по строительству зданий и сооружений. Технические документированные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, графики)

Фотокино - видеодокументирование. Фотодокумент –изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов возникаю в момент событий, они имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. с помощью микрофотокопирования получаются копи документов. Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Документы на магнитных носителях. Электронное документирование.С помощью специальных материальных носителей, на который данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятно только машине. Документ на машинном носителе –документ, созданный с использованием носителей и способ записи, обеспечивающих отработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Формирование дел.

Формирование дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98). Дело- совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку. Формирование дел должно обеспечить:- оперативность поиска документов, надежность документационного обслуживания управления, сохранность документов. Формирование дел осуществляется : - службой ДОУ при централизованной форме ведения делопроизводства, структурными подразделениями, при децентрализованной форме ведения делопроизводства. Работа по оформлению дел состоит:- распределение и раскладка исполненных дел по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложки дел. Формирование дел позволяет: - ускорить, облегчить оформление дел перед сдачей в архив, сокращает затраты на обработку, - облегчение проведения ЭЦ дел, - обеспечение сохранности дел, - защита информации, - осуществление контроля за наличием и местонахождением документов. Требования к оформлению дел. Это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года. Возможны 2 вида оформления дел- полное и частичное (дела постоянного долгого хранения (Свыше 10лет) и по личному составу подлежат полному оформлению). Дела временного (до 10лет) – подлежат упрощенному оформлению. В делах проверяется правильность формирования. Эти дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и передаются в архив. Основное внимание сосредоточивается на делах постоянного (свыше 10л) сроков хранения. Полное оформление дел включает: - подшивку (переплет дел), - нумерацию листов в деле, - составление заверительной надписи дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, - оформление обложки дела. Переплет – (документы подшиваются на 4 прокола в твердую обложку, в конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи). Нумерация листов дела- предназначена для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности, нумеруются все листы , кроме внутренней описи и заверительной надписи. Заверительная надпись- в конце дела составляется заверительная надпись, в которой цифрой и прописью указывается кол-во листов. На обложке дела заверительную надпись запрещено. В дело прикладывается последним листом перед переплетом. (если уже переплетено, то наклеивают на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела). Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых №, индексов, названий, дат, номеров листов. Внутренняя опись составляется для учета документах- особо ценных , личные, судебные. Опись подписывается составителем с датой и расшифровкой Ф.И.О. Обложка дела – содержит сведения о составе и содержании документов дела, данные об организации, времени происхождения. Правила оформления обложки установлены ГОСТом 17914-72 (обложки дел длительного хранения). На обложке дела должны быть: - название учреждения, подразделения, где дело сформировано, индекс, заголовок дела, дата заведения и окончание дела, аннотация к документам дела ( для дел постоянного хранения, ценные документы), кол-во листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Составление описи дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. Опись дел- это архивный справочник, содержащий перечень единиц хранения. Опись – служит основным учетом и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Описи составляют в каждом структурном подразделении по окончании года на все дела: - постоянного, временного (свыше 10лет) , на дела по личному составу. Составление описей определяется инструкцией по ведению делопроизводства в организации. Ответственность несут руководители структурных подразделений. Опись заполняется в виде таблицы, включающей следующие графы: - порядковый № дела, индекс дела (тома, главы), заголовок дела, дата дела, кол-во листов дела, примечание. Описи подписываются составителем с указанием его должности, согласовываются с руководителем и утверждаются. Составляются описи в 2-х экз. в течении года после завершения дел в делопроизводстве.

Формы использования документов Архивного Фонда РФ.

Формы использования архивных документов: информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке; представление документов пользователям для исследований; экспонирование документов на выставках; использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий; выдача документов во временное пользование; публикация документов. Информационное обеспечение пользователей может быть либо по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов. Исполнение запросов. Осуществляется при наличии в запросе названия организации или фамилии, имени, отчества запрашивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее информация в запросе, тем больше исходных данных для его выполнения. В основе поиска запрашиваемой информации находится определение архивного шифра ( по схеме: архив – фонд – опись – единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы. Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты. Ответом архива является архивная справка (офиц. Документ, имеющий юридическую силу и содержащей арх. информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов); архивная выписка (копия части текста арх. документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива); архивная копия ( офиц. Документ архива, воспроизводящий арх. документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.) Основными требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива. Инициативное информирование. Предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и содержании хранящихся док-ов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня документов по какой-либо конкретной теме с указанием их хронологии и поисковых данных. Для работы исследователей с арх. документами в архиве создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы. Исследователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления или отношения организации, учреждения, заинтересованных в их работе. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном на один год. При первом посещении исследователи знакомятся с правилами читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточки пользователя и личное дело, исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают документы для работы с ними. Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Исследователь может получить под расписку в бланк заказа единовременно не более 5 описей и 10-20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально на 10 дней. При выдаче дел из хранилища в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. Выдача дел и документов во временное пользование производится на основании акта выдачи, исходным документом которого является письменный запрос организации, нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на 3 месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. На их место на время отсутствия помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранилище проверяется их состав и физическое состояние. При обнаружении дефектов составляется дефектный акт. Самым распространенным видом использования документов является ихпубликация. Выделяются научные, научно-популярные, учебные издания В соответствии с составом публикуемых документов издания могут быть пофондовыми, тематическими, видовыми. Публикации могут быть в корпусе, серии, сборнике, в виде альбома, буклета, плаката. К информационными мероприятиям относятся встречи с общественностью, экскурсии в архив, презентации, Дни открытых дверей, лекции, доклады, устные журналы, читательские конференции. На них могут проходить выступления архивных работников, знакомящих общественность с архивными документами, показ документов, ознакомление с работой архива. Все эти мероприятия относятся к формам массового использования архивных документов.

Требования к изготовлению документов

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов А4-210х297мм и А5 210х148мм). Бланки док-в изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Поля: левое 20мм; правое 10мм; верхнее 20мм; нижнее 20мм. Составив текст док-та, его надо правильно оформить, чтобы он имел юр.силу. Порядок оформления управленческих док-в определяет ГОСТ Р 6.30-2003. Установил 30 реквизитов.01гос.герб РФ; 02герб субъекта РФ; 03-эмблема организ. или товарный знак; 04-код организации; 05-основной гос.рег.номер юр.лица; 06-идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); 07-код формы док-а; 08-наименование организации; 09-справочные данные об организации; 10-наим.вида док-та; 11-дата док-та; 12-регистр.№ док-та; 13-ссылка на регистр.№ и дату док-та; 14-место составления или издания док-та; 15-адресат; 16-гриф утвержд.док-та; 17-резолюция; 18-заголовок к тексту; 19-отметка о контроле; 20-текст док-та; 21-отметка о наличии приложения; 22-подпись; 23-гриф согласования док-та; 24-виза согласования; 25-оттиск печати; 26-отметка о заверении копии; 27-отметка об исполнителе; 28-отметка об исполнении док-та и направлении его в дело; 29-отметка о поступлении док-та в организацию; 30-идентификатор электронной копии документа. При составлении и оформлении док-та обязательно указывается учреждение-автор (как правило указывается на бланке), вид документа (кроме писем), заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение док-та (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохождении и исполнении. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков: общий бланк (для всех видов док-в, кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида док-та (например приказа, акта и т.д.).