Комплекс справочно-информационных документов
Информ.о фактич. состоянии дел в системе управ. содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимает справ-информ и справ-аналитич док-ты. Это док-ты идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руковод.подразделения. Эти док-ты не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, эти док-ты сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Условно всю совокупность этих док-в можно разделить на справочно-информационные (протокол, докл.записка, сл.записка, факс, эл.сообщение) и справочно-аналитические док-ты (акт, справка, отзыв, заключение) Оформление докл.зап.: наим.струк.подразд.; наименование вида док-та; дата; регистр.номен; адресат; заголовок к тексту; текст; приложение; подпись. Акт – составляются комиссией, оформляется на общем бланке если является внутр.док-м, если внешн., то должен содержать юр.адрес организации. Реквизиты акта: наимен.организ.; наименование вида док-а; дата; регистрационный номер; место составления или издания док-а; заголовок к тексту; текст; подписи, если необходимо гриф утверждения и приложения.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве и в архиве.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранение на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших их свое значение документов к уничтожению. Экспертиза ценности документов в организации проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве, а заканчивается в государственном архиве: Первым этапом – определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке док-ов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.
И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение их архива учреждения в Государственный Архив. Экспертиза ценности учреждениях проводится под руководством экспертной комиссией (ЭК). Отнесение документов к составу Архивного Фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа. Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждения, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. В задачи экспертизы ценности документов входит: определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значении документов с целью отбора документов на гос. хранение или установления срок их хранения на основе принятых критериев. Значительная часть док-ов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие содержат инф-ию, которая может потребоваться в течение многих лет. (Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека.) И, наконец, определенная группа док-ов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие док-ты должны хранится постоянно.
При экспертизе ценности документов личного происхождения необходимо учитывать: Значимость фондообразователя и его документов; Объективность и субъективность документов; Взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами; Физическую сохранность документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и т.д
В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
- Документоведение в кругу смежных дисциплин.
Документоведение – этозапись информации на различных носителях по установленным причинам.
Носитель документирования информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.
Средства документирования –орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущиеся машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.
Существуют различные способы документирования, и их различие:Текстовое документирование.Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. ТД получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деят-ть гос. Учреждений, предприятий и отдельных лиц. техническое документирование. Является способом запечатления технической мысли. Технические документы отражают результат строительного и технологического проектирования, конструирования и др. работ по строительству зданий и сооружений. Технические документированные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, графики).Фотокино - видеодокументирование. Фотодокумент –изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов возникаю в момент событий, они имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. с помощью микрофотокопирования получаются копи документов.Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.Документы на магнитных носителях. Электронное документирование.С помощью специальных материальных носителей, на который данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятно только машине.
Документ на машинном носителе –документ, созданный с использованием носителей и способ записи, обеспечивающих отработку его информации электронно-вычислительной машиной.
. Формы организации работы с док-ми.
Службу ДОУ в зависимости от масштабов организации именуют по разному для министерства – управление делами, для организаций, уч.заведений – канцилярией. На малых предприятиях функции канцелярии выполняет секретарь.
Основой построения делопроизводственной службы яв. принятая в организации форма работы с док-ми – централизованная, децентрализованная или смешанная форма. При центр.форме вся обработка док-в производится в едином центре (в канцелярии или у секр-реф). Децентрализованная форма предполагает распределение док-в между структурными подразделениями организации. При смешанной форме часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль), а часть децентрализовано (хранение док-в, формирование дел).Самая распространенная форма делопроизводственной службы является канцелярия. Структура канцелярии может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив. Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений.
На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы.
Цели и организация экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность док-ов, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов, идет формирование Архивного Фонда РФ и уничтожение малоценных документов. Отнесение док-ов к составу Архивного Фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа. К критериям происхождения относятся:Роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;Значимость выполняемых ею функций;Время и место образования документа;Значимость отраженных в документе событий;
Значение физического лица в жизни общества. К критериям содержания относятся:Уникальность и типичность информации документа; Ее повторяемость в других документах; Вида документа Подлинность документа К критериям внешних особенностей относятся:Форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа; Юридическая достоверность документа; Физическое состояние документа. Экспертиза ценности документов проводится на основе: Действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечения управления; Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной Архивной службы России, нормативно-методическими документами.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного Фонда РФ создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных в кол-ве не менее 3-х человек.
Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Результатом работы ЭК является распределение документов на 4 группы по различным срокам хранения: Постоянного хранения в гос. архивах; Временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет) Временного хранения (до 10 лет) Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранении уничтожаются с разрешения архивной организации.
Уничтожение документов и дел оформляется по актам. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющие грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии с специальными инструкциями.