Как эффективно использовать своё время

Для того, использовать свое рабочее время более эффективно, чтобы нужно исключить ряд типовых ошибок. Зайверт называет тридцать самых главных причин потерь времени:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решений.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение корреспонденции.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделение труда.

12. Отрывающие от дела телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечения (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи или неточная обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания.

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Повысить результативность своего управленческого труда можно с помощью организованности и самодисциплины. Нужно уметь «держать себя в руках» и придерживаться следующих правил:

1. Точно определяйте поставленную цель.

2. Составляйте план операции.

3. Сосредотачивайтесь на главном.

4. Придумывайте себе стимулы.

5. Устанавливайте твердые сроки.

6. Научитесь быть решительным.

7. Научитесь говорить «нет», соизмеряйте свои дела и цели.

8. Не увязайте в телефонных разговорах.

9. Приобретите привычку к записной книжке.

10. Ликвидируйте досадные упущения в своей работе.

11. Учитесь слушать.

12. Откажитесь от шаблона.

13. Не упускайте из вида мелочи.

14. Приступайте к делу сразу же.

15. Используйте полностью свой человеческий потенциал.

16. Следите за тем, на что тратите свободное время.

17. Меняйте занятия.

18. Начинайте раньше.

19. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел.

20. Обязательно переносите на другой день то, что не успели сделать сегодня.

21. Воспитывайте уважение к своему времени.

Более удобной формой плана работы на день является такая, в которой имеется сетка времени, а сами дела систематизированы. Лучше всего пользоваться «организатором» или электронной записной книжкой. В записной книж­ке можно найти листки для различных заметок, где можно записы­вать домашние задания, деловые встречи, телефонные переговоры и продуктивные идеи. Отдельные листки можно после использова­ния сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени они составят архив времени и успехов жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

Рекомендации по форме одежды

Деловая одежда мужчины

1. На пиджаке должны быть две или три пуговицы, а ширина лацкана должна составлять 7,5 или 9 см. Рисунок ткани для мужских костюмов может быть разным — гладким, «елочкой», с тонкими светлыми полосками или с приглушенными клетками. Предпочтительны натуральные ткани. В разных ситуациях пиджак можно комбинировать с различными брюками. Большинство мужских костюмов, с жилетом или без, лишены такой универсальности. При выборе варианта одежды следует руководствоваться соображениями пропорций фигуры. Цвета пред­почтительно светло-коричневые, серые или темно-синие. Необходимо иметь 2—3 пары брюк из немнущегося материала (шерсть с лавсаном) под цвет пиджака. Брюки черного цвета по­дойдут к любому пиджаку.

2. Рубашки должны быть светлее костюма и галстука. Однотонные сорочки, например белые или голубые, — вот основные консервативные варианты мужских рубашек, причем белый цвет вызывает у собеседника больше доверия. Вполне приемлема тонкая красная или синяя полоска. Менеджеры, работающие в менее консервативных сферах бизнеса, могут носить рубашки пастельных тонов, бледно-розовые, а также светлые однотонные с белым воротником и манжетами. Рубашки с коротким рукавом, как правило, неприемлемы.

3. Галстуки, как некрупные аксессуары, могут быть единственной деталью гардероба, которая позволяет деловым мужчинам следовать моде и выражать свою индивидуальность. Обязательным условием является высокое качество изделий, причем лучше всего смотрятся шелковые галстуки.

4. Кожаные ботинки со шнурками черного или темно-коричневого цвета идеально подойдут к деловому костюму. Свободные легкие туфли во многих сферах бизнеса чаще всего рассматриваются как слишком несерьезные. Для менее консервативных отраслей они приемлемы в комбинации с джемпером и брюками. В большинстве ситуаций неприемлемым вариантом будут двухцветные туфли, белые ботинки, а также более светлая, чем ваш костюм, обувь. Носки должны закрывать икры ног. Лучше носить однотонные носки; они должны быть темного цвета.

5. Бумажник должен быть бордовым, черным или коричневым и сшит из высококачественной кожи. Обручальное кольцо или кольцо с печаткой будут смотреться неплохо в отличие от больших камней и блестящего золота. Носите простые наручные часы, не используйте браслеты, булавки или серьги. Крестики и цепочки не должны быть видны. Запонки и пряжка на ремне должны быть маленькими и строгими. Плащ или пальто должны закрывать колени, а зонт должен быть черным или коричневым.

Деловая одежда женщины

Важнейшей чертой женского делового костюма является кон­серватизм при достаточно широкой цветовой гамме. Одежда должна быть тщательно выглаженной, без катышек и затяжек.

1. Костюмы лучше из натуральных тканей. Деловым стилем считаются черный и белый цвета. Жакет должен быть слегка приталенным. Пиджак может быть однобортным или двубортным, чуть выше или чуть ниже линии бедер. Пуговицы должны быть в тон костюма. Юбка должна быть прямой и зауженной книзу. Оптимальная ее длина – до середины колена, но может быть чуть выше или чуть ниже. Что же касается тканей, то предпочтение следует отдать букле, бархату, твиду, шерсти. Не стоит носить одежду из вискозы и ткани стрейч. Цвет может быть черным, коричневым, бордовым, бежевым или темно-синим.

2. Обувь деловой женщины обязательно должна быть хорошего качества. Она всегда должна быть чистой. В офисе полагается пользоваться сменной обувью. Предпочтительнее будут классические туфли черного цвета. От босоножек в офисе нужно отказаться. Кроме того, в любое время года в офисе нужно носить колготки. Они должны быть телесного цвета, без затяжек. На всякий случай при себе всегда нужно иметь сменную пару колготок.

3. Украшения, которые надеваются в офис, должны быть чуть заметны. Это придаст образу элегантности. Желательно отказаться от бижутерии. Хорошо, если получится подобрать какие-то контрастные элементы, к примеру, яркий шейный платок, сумку или зонт.

Делегирование полномочий

Делегирование - это способ распределения среди работников организации задач (работ), выполнение которых необходимо для достижения поставленных целей организации. Вместе с задачами руководитель вынужден делегировать и соответствующий объем полномочий. Полномочия — это право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации. На практике процесс деле­гирования двусторонний: он предполагает как передачу, так и при­нятие полномочий, поскольку, если подчиненный не принимает полномочий от руко­водителя, то делегирование не происходит.

Чтобы добиться эффективной организации взаимодействия, руководитель должен делегировать работнику полномочия, доста­точные для выполнения всех задач, связанных с занимаемой им должностью (принцип соответствия). Одновременно с рабочей задачей должны также делегироваться необходимая компетенция и функциональная ответственность.

Современные научные концепции разделяют делегирование ответственности и делегирование власти, прав. Ответственность — это обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. Власть — реальная возможность использовать ресурсы организации и действовать или то, что человек действительно может делать.

По характеру полномочий принято различать два основных типа организационных полномочий:

1. Линейные полномочия — основной вид полномочий, появившийся одновременно с возникновением иерархических организаций. Они означают право непосредственного единоличного командования, отдачи приказов и распоряжений, принятия решений по всем вопросам, возникающим в подчиненном руководителю коллективе. Линейные полномочия лежат в основе формирования организационной структуры.

2. Аппаратные полномочия связаны с усложнением организаций и управленческого труда, его разделением и спе­циализацией руководства. В результате сформировался управленческий аппарат, главное назначение ко­торого — помощь линейным руководителям в принятии и реализа­ции решений. Технология делегирования включает следующее: вы­бор сотрудника, инструктаж, стимулирование работы, наблюдение и предупреждение ошибок, помощь в случае необходимости, конт­роль, совместная оценка хода реализации цели и полученного ре­зультата, получение информации для постоянного совершенствова­ния рабочего процесса.

Делегирование целесообразно в ряде ситуаций.

- Подчиненный может эту работу выполнить лучше руково­дителя.

- Большая загруженность не позволяет самому заняться данной проблемой.

- Делегирование происходит в качестве метода подготовки перспективных сотрудников в кадровый резерв.

- Необходимо освободить время для более важных проблем.

- Проводится изучение коллектива путем выявления деловых качеств, по­ручая решение тех или иных задач.

- Необходимость покинуть рабочее место на продолжительное время.

Основные правила, которые помогут эффективному исполнению поручений руководителя:

1. Любое поручение должно быть объективно необходимым.

2. Не следует давать поручения, если нет уверенности, что оно реально и его можно выполнить.

3. Перед тем как дать серьезное поручение, обязательно пого­ворите, посоветуйтесь с подчиненным.

4. Обеспечьте подчиненным условия, необходимые для вы­полнения работы.

5. Давая поручение, учитывайте индивидуальные особенности подчиненного.

6. Поручение должно воспитывать и развивать у подчиненных самостоятельность и инициативу.

7. Поручение лучше давать в форме просьбы, а не приказа.

8. Поручение давайте спокойным, доброжелательным, твердым и уверенным тоном.

9. При любых обстоятельствах помните о необходимости веж­ливости, культуре своего поведения и чувстве собственного досто­инства подчиненного.

10. Больше учите, чем приказывайте. Найдите время для обучения подчиненного.

11. Заинтересуй» подчиненного общественной значимостью задания, непосредственной практической пользой для коллектива и лично для него.

12. Вызывайте состязательность, желание отличиться, проявить свои способности, подчеркните особую роль исполнителя, важность его усилий.

13. Не давайте исполнителю одновременно несколько поручений.

14. Убедитесь, что подчиненный отчетливо представляет себе суть поручений и свои задачи.

15. Укажите точный срок завершения работы и форму ее пред­ставления.

16. Требуйте от подчиненного выполнения порученной ему работы.

17. Не допускайте, чтобы подчиненный перекладывал свое за­дание на вас.

18. Не допускайте несанкционированных заданий.

19. Наделяя подчиненного ответственностью за выполнение поручения, помните, что ваша личная ответственность как руково­дителя не уменьшается.

Наиболее типичные ошибки руководителей при делегировании:

• плохое объяснение поручения;

• неумение проверить выполнение работы;

• боязнь уронить свой авторитет;

• недоверие к исполнению поручения;

• ворчливость;

• умаление роли подчиненного.