Пути совершенствования службы делопроизводства
Для крупных организаций и фирм совершенствование делопроизводства состоит из нескольких этапов: 1) изучение и анализ существующей организации делопроизводства; 2) проектирования рациональной организации делопроизводства; 3) ее внедрения.
Начинается проектирование с обследования существующей организации, документационного обеспечения в данном аппарате управления.
Для этого разрабатывается рабочая программа обследования и проектирования. При ее составлении следует исходить из того, что в документах отражаются функции управления, поэтому необходимо уяснить, что является объектом исследования, тем более что специалисты иногда неправильно представляют себе объекты исследования. Нередко таким объектом являются только документооборот и связанные с ним вопросы механизации составления, размножения, копирования документов, регистрации, контроля исполнения и т. п. Этого достаточно для малых организаций, но не для крупных фирм. Вследствие этого в крупных организациях не занимаются внутренней документацией учреждения, тогда как в ее составе имеется распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы, инструкции и др.), характеризующие основную деятельность учреждения. Кроме того, не учитываются и такие вопросы, как классификация документов, использование документной информации и др.
Такой подход к анализу делопроизводства является следствием ряда причин. Одной из них надо считать относительно легкий анализ документооборота. Изучение документооборота привлекает и тем, что, найдя пути рационализации движения документов, можно ускорить решение производственных вопросов. Проблему же рационализации делопроизводства надо решать комплексно.
Прежде чем приступить к изучению документов и анализу документооборота, необходимо четко представлять методологию, функции, задачи и методы управления на разных его уровнях. В связи с этим учитывается функции организации, структура, штаты; распределение функций, прав и ответственности между структурными подразделениями и отдельными должностными лицами; характер и формы взаимоотношений с другими организациями; организация делопроизводственной службы. Основным методом изучения организации управленческой деятельности является анализ организационных и нормативных документов, определяющих статус организации, подразделения, его функции, задачи, права и ответственность, структуру (уставы, положения, штатные расписания, положение о службе делопроизводства, должностные инструкции и т. п.).
Для наглядного представления и анализа структуры управления целесообразны графические методы исследования, в ходе которых составляются организационно-структурные схемы, функциограммы, схемы распределения ответственности и т. п.
Анализ структуры службы делопроизводства позволяет предварительно решить вопрос о ее целесообразности, о сохранении отдельных групп в существующем виде или слиянии, разделении, ликвидации, целесообразном соподчинении. Такое изучение важно и потому, что имеются организации, где ответственность за делопроизводство по существу разделена между несколькими структурными подразделениями, излишне децентрализована.
Следует обратить внимание на то, как канцелярия руководит и контролирует постановку делопроизводства в подразделениях организации. Практика показывает, что канцелярии нередко самоустраняются от такой работы. Между тем инспектирование, инструктирование, контроль постановки делопроизводства в подразделениях улучшают их работу, способствуют разработке качественных документов, убыстряя документооборот.
Следует выяснить, имеются ли должностные инструкции для служащих делопроизводственного аппарата, каким образом разграничены в них обязанности сотрудников и насколько точно они выполняются в действительности. Разграничение функций устраняет обезличивание в работе и повышает чувство ответственности у каждого работника. Важно установить также, соответствуют ли функции, выполняемые сотрудниками, их должностям, поскольку на практике помощники руководителя, референты часто занимаются той же технической работой, что и секретари, делопроизводители. Анализ организационно-нормативных документов позволяет уяснить состав документации, в которой отражается управленческая деятельность предприятия (фирмы). Основными вопросами программы обследования документации являются перечень документов учреждения, применяемые по каждой функции, задаче управления, их целевое назначение; объем документации (количество документов, их динамика в пределах года); объем информации, содержащейся в документах, состав показателей документов и степень их использования; сроки, периодичность, прядок подготовки, оформления документов; удельный вес условно-постоянной и переменной документной информации; количество экземпляров документов.
Изучение этих данных позволит сократить объем документации, устранить дублирующие показатели и формы документов, определить оптимальный тираж документов, составить сборник типовых документов.
Программа обследования документооборота определяет количество инстанций, проходимых документом в процессе его создания, согласования, подписания, изготовления, размножения; способы получения и передачи информации (почта, телеграф, телефон, телетайп и др.); организацию приема и отправки документов; длительность движения документов; порядок контроля за исполнением документов.
Изучение этих вопросов дает возможность оптимизировать документные потоки, сократить количество инстанций и процессов обработки документов, время обработки, усовершенствовать регистрацию и контроль документов.
Анализ информационных потоков выявляет не только количество документов, но и содержание их. По содержанию документов можно выяснить корреспондентов, от которых поступает информация. В результате выявляется, что иногда потоки информации перекрещиваются, т. е. от разных корреспондентов и обратно поступает идентичная по содержанию информация, что дает основание ставить вопрос о целесообразности переписки с отдельными организациями.
В связи с содержанием документов определяется, кому из исполнителей и сколько документов поступает на исполнение, что характеризует служебную нагрузку сотрудников.
Немаловажной стороной анализа содержания документов является выяснение того, как используется в учреждении поступившая информация и находит ли она практическое применение.
Для сокращения письменных распоряжений в организации представляет интерес изучение распорядительных документов, приказов по личному составу. В частности, следует подумать о возможности не издавать приказов о направлении в командировку сотрудников, о предоставлении отпусков, о разработке трафаретных бланков и т. д.
Анализируя организацию работы с распорядительными документами, надо помнить, какими тиражами они издаются, кто устанавливает количество экземпляров распорядительного документа, ибо при наличии множительной техники часто завышается тираж таких документов, что приводит к перерасходу бумаги, излишним затратам труда. Нужно проследить, кому рассылаются распорядительные документы, нет ли рассылки корреспондентам, не нуждающимся в этих документах или нуждающимся лишь в выписках из них.
В результате выполнения этих работ составляют графические и технологические схемы создания и движения основных групп документов с учетом вариантности прохождения отдельных групп и видов документов.
В процессе анализа состава, объема и организации документооборота применяются различные методы. Одним из важнейших является метод изучения документов. Кроме законодательных, нормативных и организационных документов, изучаются протоколы, статистические сведения, переписка по основным вопросам деятельности, отчетная документация и другие виды материалов, в которых наиболее полно отражается деятельность организации.
В зависимости от обследуемого участка изучению подвергаются категории документов и сопровождающие их способы обработки с учетом специфики выполняемой функции. Так, на участке регистрации документов анализируют учетно-регистрационные формы, их количество, качество заполнения; перечни документов, подлежащих и не подлежащих регистрации; документы по учету документооборота; схемы документооборота, дающие представление о порядке движения и обработки документов.
На участке контроля за исполнением анализируются положения о контрольном органе, должностные инструкции сотрудников группы контроля, перечни контролируемых документов, отчетность по контролю, формы и техника контроля.
Документы и их группировка в дела могут изучаться методами классификации, предметизации и аннотирования информации.
Анализируя организацию документооборота, фиксируют затраты времени на движение документов по инстанциям, обработку документов. В зависимости от наблюдаемых процессов, обследуемых участков обработки документов и цели исследования могут применяться различные методы изучения затрат времени. Наиболее часто повторяющиеся массовые операции (машинописные, экспедиционные работы) изучаются с помощью хронометража, что дает возможность разработки и усовершенствования норм.
Для выявления затрат и потерь рабочего времени применяют фотографию рабочего дня. Данные фотографии рабочего дня фиксируются в наблюдательных листах, в которых наблюдается участок наблюдения, фамилия и должность наблюдаемого, фамилия наблюдающего, дата наблюдения, объект наблюдения, продолжительность каждого действия в часах, минутах. При этом отмечаются производительное и непроизводительное время, причины непроизводительного времени (объективные и субъективные и т.п.). Чтобы получить объективную картину, рабочий день должен фотографироваться несколько раз. С целью наблюдения за более широким кругом сотрудников производится самофотографирование рабочего дня - наблюдательные листы раздаются сотрудникам, заполняющим их самостоятельно.
Анализируя фотографии и самофотографии рабочего дня, следует учитывать некоторую субъективность данных и пополнять их другими методами обследования. Для определения удельного веса повторяющихся элементов работы и получения данных о загрузке средств механизации используют метод моментных наблюдений.
С помощью этого метода можно наблюдать точно и подсчитать количество отдельных операций выполняемых сотрудниками машинописного бюро, копировально-множительной службы, экспедиций и др.
В процессе исследования применяются очный (интервью) и заочный (анкетирование) методы. Беседы проводятся на различных стадиях и участках обследования - с руководством организации и руководителем делопроизводственной службы в ходе первой беседы исследователи получают представление о задачах, функциях, специфике деятельности учреждения, его структуре, организации делопроизводственной службы - уточняют план обследования, объекты изучения, основные направления исследования.
Анкетный метод заключается в постановке и получении письменных ответов по ряду взаимосвязанных вопросов и применяется при необходимости выявления мнения большого количества сотрудников аппарата. Анкета должна быть целенаправленной, рассчитанной на определенный круг сотрудников, руководящий состав, специалистов, вспомогательный технический персонал.
Объективность и надежность информации из анкет существенно зависят от содержания и техники постановки вопросов. Количество вопросов в анкете должно быть небольшим; они должны быть краткими, точными, ясными, формулировки одного толкования. Форма анкеты должна быть удобной для заполнения и желательно доступной для машинной обработки.
Одним из основных методов получения данных о документообороте является статистическое наблюдение. Статистика документооборота должна охватить длительный период - один-два года. Это необходимо для сравнительного анализа. В статистике документооборота должны быть отражены "пиковые" увеличения нагрузки или другие отступления от нормального распорядка.
Наибольшую трудность представляет изучение бездокументной информации. В связи с тем, что объем ее нельзя зафиксировать, используют фотографии рабочего дня, самофотографии, беседы с сотрудниками. Такие методы дают более или менее полное представление об удельном весе этих потоков в общем объеме информации.
Программа изучения классификации документов, их систематизации, хранения и организации справочной работы включает обследование наличия и качества номенклатур дел, соответствие практической группировки документов существующим номенклатурам дел; систематизацию документа внутри дел; способы хранения дел в структурных подразделениях и в архиве; частоту и характер справок о движении и исполнении документов; время на выдачу справок.
Для исследования указанных процессов делопроизводства применяются методы изучения дел, наблюдения и интервью.
Эффективность исследования организации делопроизводства в организации определяется в значительной степени умелым сочетанием методов.
Сведения, полученные в ходе исследования делопроизводства, анализируются аналитическими методами, заключающимися в обработке и изучении накопленной информации. Эти методы позволяют исследовать потоки документов, определить качество заполнения и оформления документов, проследить функциональные связи структурных подразделений учреждения.
Результаты обследования можно подсчитать вручную и на машине. Обработка на машине позволяет не только с большей тщательностью и надежностью получить данные, но и в более короткие сроки.
По собранным данным следует составить информационную модель объекта, точно и в наглядной форме отражающей его организационную структуру и деятельность, потоки информации, сведения о характере и последовательности обработки и использовании информации. Информационная модель, изображенная в виде схемы, в свою очередь служит целям анализа системы, выявления отклонений и создания рациональной организации работы.
Результаты обследования являются исходным материалом для последующего совершенствования системы делопроизводства.
С учетом основных направлений совершенствования делопроизводства, на основе выявленных в ходе обследования организации недостатков формулируются цели, задачи и основные направления рационального построения документационного обеспечения управления. Как правило, предполагаемая работа включает унификацию документов учреждения; рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации; систему построения учетно-справочного аппарата по документам; совершенствование контроля исполнения документов; организацию делопроизводственной службы; механизацию делопроизводственных процессов. В соответствии с этим составляется рабочий план, определяющий конкретные виды работ по рационализации системы документационного обеспечения, назначаются исполнители и сроки исполнения.
Основанием к унификации и разработке новых документов являются государственные стандарты на документы. Технологический процесс обработки документов предусматривает использование новой схемы документооборота, учитывающий его объем, структуру организации, расположение структурных подразделений, оптимальное количество инстанций движения по отдельным категориям документов и операций, совершаемых на каждой из инстанций.
Построение учетно-справочного аппарата должно обеспечить возможность централизации регистрации документов, ее однократность, построение картотеки, позволяющей быстро найти нужный документ. В зависимости от наличия средств механизации следует предусмотреть возможность механизации или автоматизации контрольных операций.
Структура и штаты делопроизводственной службы уточняются в соответствии с функциями организации, действующими нормативами по труду и реальными возможностями существующего аппарата. При этом необходимо разработать Положение о делопроизводственной службе и должностные инструкции сотрудникам.
Проектирование рациональной системы делопроизводства базируется на максимальной механизации и автоматизации управленческого труда. Значительная часть делопроизводственных операций (сбор, обработка, передача документов) многократно повторяется, носит однотипный, нетворческий характер. Поэтому механизировать и автоматизировать их следует в обязательном порядке.
Наиболее широкие возможности механизации и автоматизации имеются в крупных организациях с большим объемом документооборота, где в процессе его обработки имеется значительный объем повторяющихся массовых операций и процедур. Это не исключает необходимости механизации делопроизводства в небольших фирмах - отличие будет заключаться лишь в применении различных наборов средств механизации и автоматизации. Персональный компьютер в этом деле является важнейшим и незаменимым средством.
Внедрению средств механизации и автоматизации должны предшествовать совершенствование структуры аппарата управления, в том числе структуры делопроизводственной службы, совершенствование документации, рациональная организация технологического процесса работы с документами. Только при этих условиях механизация и автоматизация эффективны.
Усовершенствованная система делопроизводства может внедряться либо в целом, либо поэтапно. Чаще представляется целесообразным поэтапное внедрение, дающее возможность экспериментальной проверки предложений и внесений корректив по ходу проведения работ.