Систематизация и хранение документов в организации
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.
Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, "Приказы ректора академии за 2000 г.", "Переписка с предприятиями о поставке комплектующих" и т.п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.
Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации. Форма номенклатуры дел выглядит следующим образом:
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения и статьи по перечню | Примечания |
Основное назначение номенклатуры дел - служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа (реквизит 10).
Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.
В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.
По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.
На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь, для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.
В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями. В архиве организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения. С использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.
3.6. Технические средства, используемые в делопроизводстве
Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.
В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:
- средства для составления документов;
- копировальная и множительная техника;
- средства обработки документов;
- средства хранения, поиска и передачи документов;
- техника управленческой связи.
Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях.
Наиболее важным среди технических средств являются средства для составления документов.
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.
Черновые варианты документов составляют рукописным, машинописным способом и на персональных компьютерах. Рукописным способом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд документов вообще составляют только от руки. Это всевозможные заявления, автобиография, расписки, некоторые финансовые документы. Рукописным способом заполняются трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и др.
В настоящее время распространенным способом составления документов остается машинописный способ. Причиной этого является существенно меньшая стоимость пишущей машинки по сравнению с компьютером.
Пишущие машинки различаются по принципу действия на механические, электрические, электронные; по назначению - на канцелярские, дорожные и специализированные.
Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, однако они не удобны в работе. Электрические машинки при нажатии клавиш не требуют от машинистки больших усилий, обеспечивают до 12 экземпляров копий. Электронные пишущие машинки, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, приближающих их по эффективности к организационным автоматам, о которых будет сказано ниже.
Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и внешняя (магнитные ленты, дискеты). В памяти таких машинок может храниться разнообразная информация: форматные документы, тексты-шаблоны, адреса и т.п. Извлекаемую из памяти информацию можно редактировать - изменяя текст, адреса, фамилии. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплеи. Могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.
Среди канцелярских пишущих машинок есть и механические, и электрические, и электронные. Распространенным канцелярскими машинками являются "Ятрань", "Любава", Canon, Olivetti, Brother, Optima, Samsung и др. Дорожные пишущие машинки - переносные портативные машинки. Они обычно механические, легкие, удобно транспортируемые. Это "Эврика", "Зея", Delux и др. Выпускаются и портативные электронные пишущие машинки (Optima SP54, Olivetti, PT505). К специализированным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др.
К пишущим машинкам условно можно отнести пишущие автоматы. Пишущие автоматы (организационные автоматы) - это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Широко известны такие организационные автоматы, как "Оргтекст Д", "Роботрон 6908", "Флоксорайтер 23001". В настоящее время пишущие автоматы практически вытесняются персональными компьютерами, оснащенными принтерами, как более компактные и удобные в работе устройства.
К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника - от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система "Аллегро STL-L132" и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.
Однако в настоящее время традиционная техника составления и оформления документов уходит в прошлое. Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством не только для составления документов, но и организации рациональной и оперативной работы с ними. Иначе говоря, компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в делопроизводстве и управлении.
До недавнего времени отечественная промышленность совместно со странами СНГ выпускала DEC - совместимые компьютеры (диалоговые вычислительные комплексы ДВК – 1 – ДВК - 4) и IBM-совместимые (типа ЕС, Истра 4816, Нейрон И9.66 и др.). В настоящее время компьютерные фирмы в России занимаются сборкой из зарубежных компонентов в основном IBM-совместимых ПК.
Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры американской фирмы IBM (International Business Machine Corporation):
- IBN PC XT (Personal Computer Extended Technology);
- IBM PC AT (Personal Computer Advanced Technology) на микропроцессорах (МП) 80286 (16-разрядные);
-IBM PS/2 8030 - PS/2 8080 (PS Personal System, все кроме PS/2 8080-16-разрядные, PS/2 8080-32-разрядные);
- IBM PC на МП 80386 и 80486 (32-разрядные);
- IBM PC на МП Pentium и Pentium Pro (64-разрядные).
Широко известны персональные компьютеры, выпускаемые американскими фирмами: Compaq Computer, Apple (Macintosh), Hewlet Packard (HP), Dell, DEC, а также фирмами Великобритании: Spectrum, Amstrad; Франции: Micral; Италии: Olivetty; Японии: Toshiba, Panasonic, Partner.
Все же большей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм; существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC и их аналоги, занимающие по распространенности 2-е место.
Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:
- помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск; хранение и редактирование текста документов);
- передача документов на расстоянии любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
- регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
- контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
- перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);
- защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).
Опишем подробно одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, - редактирование текста документов.
На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами.
При использовании популярного текстового редактора WORD текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами - переносить части текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т.п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т.д., и т.п.
Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.