Направления экономии труда в управлении
Повышения эффективности управления можно добиться на базе комплексного совершенствования всех элементов управления производством. Все меры по экономии труда в управлении можно разделить на два направления:
1) Повышение эффективности управленческого труда работников, уже выполняющих функции управления на предприятии;
2) Сокращение объема работы по управлению промышленным производством и реализации продукции.
Повышение эффективности управленческого труда может происходить за счет:
- Устранения потерь рабочего времени;
- Совмещения профессий;
- Совершенствования кадровой политики и систем оплаты труда;
- Создания маркетинговой службы;
- Механизации управленческого труда.
Устранение потерь рабочего времени может происходить за счет ликвидации ненужной работы, т.е. работы, которая не влияет на ход производства; лучшей организации исполнения отдельных операций управления, которые бесспорно воздействуют на ход производства; повышения эффективности отдельных операций управления производством па предприятии. На каждом предприятии существует еще много операций управления, которые никакого воздействия на ход производства не оказывают. Например, в отделе главного металлурга разрабатывается предмет технологической оснастки для собственных нужд. Конструкция изделия экспериментальная и будет изготовляться в одном экземпляре. Однако, в подражание порядкам, действующим в основном производстве, часто готовят по всей форме подробные чертежи, отсылают их на нормоконтроль, проверяя каждую деталь на предмет соответствия требованиям взаимозаменяемости. А ведь во многих случаях квалифицированные рабочие-исполнители могут изготовить оснастку вообще без всяких чертежей, по эскизу. Примером низкого уровня организации исполнения управленческой операции может служить повторное заполнение стандартных частей нарядов и других документов, которые можно было бы включить в содержание бланка. Примером потерь рабочего времени в результате низкой эффективности операций по управлению являются так называемые «заботы» об обеспечении предприятия материальными и финансовыми ресурсами, отвлекающие от дела представителей всех управленческих специальностей, вплоть до конструкторов. Многократно направляются управленцы, специалисты на смежные предприятия, чтобы обеспечить своевременную поставку сырья, материалов, комплектующих изделий, чтобы «выбить» просроченные платежи. На предприятиях часто имеет место чрезмерно трудоемкое согласование вынужденных изменений технологического процесса по инстанциям.
Повышение эффективности управленческого труда за счет совмещения функций управления достигается путем расширения области обслуживания в пределах одинакового вида работ или совмещения видов работ в пределах данного управленческого участка. Изучение фактической загрузки рабочего дня управленца, специалиста, служащего указывает на значительные возможности совмещения профессий. Так, фотографии рабочего дня этих категории работников свидетельствуют, что потери рабочего времени составляют от 20 до 40%. Однако совмещение функции управления как формы повышения производительности труда работников управления не получило должного распространения.
Эффективность, результативность управленческого труда, общественное положение предприятия во многом определяются направлениями и потенциалом кадровой политики. Кадровая политика тесно связана с различными областями хозяйственной деятельности предприятия. Практически ею обусловлены все принимаемые на предприятии решения, поэтому нет четких границ между кадровой политикой и менеджментом предприятия. Старая истина — все дело в людях — реализуется на практике каждого эффективно работающего предприятия во всем мире. Работники предприятия (носители капитала, руководители, сотрудники) имеют общие и групповые интересы. Предприятие также тесно связано с внешними участниками, имеющими многообразные интересы, — покупателями, поставщиками, кредиторами, государством. Именно гармонизация интересов всех работников предприятия, внешних участников производства должна составлять основу кадровой политики. Определенный интерес представляет опыт проведения кадровой политики передовыми фирмами Японии, в основу которой положены следующие принципы:
а) готовность руководства фирмы вкладывать капитал в развитие людских ресурсов, не рассчитывая на быструю материальную отдачу;
б) управленческий персонал должен бороться за хорошее отношение к себе со стороны трудовых кадров;
в) реализация принципа «пожизненного найма» для достаточно хорошо выполняющих работу в течение заранее установленного срока;
г) среднее управленческое звено должно использовать в работе не только профессиональное мастерство своих подчиненных, но и их заинтересованность в результатах своего труда;
д) формирование и развитие кружков контроля качества как особенно удачный способ наиболее полного использования творческого потенциала работников в интересах фирмы, демонстрирующие работникам, что руководство ищет их совета и ценит их ум, творческие способности;
е) воспитание преданности фирме.
Опыт применения японского метода управления трудовыми кадрами на предприятиях других стран опровергает утверждения некоторых управленцев о невозможности его в широких масштабах из-за использования узконациональной специфичности последнего. Есть все основания полагать, что в обозримом будущем японские методы управления, наряду с иными удачными новациями в области управления трудовым коллективом, станут важным фактором повышения эффективности материального производства в развитых странах мира.
Особую актуальность в управлении человеческими ресурсами приобретает проблема справедливости оплаты труда. Решение ее должно идти путём достижения баланса между оплатой труда и индивидуальным вкладом каждого в достижение целей предприятия.
В условиях перехода к рыночным отношениям для предприятия увеличиваются риск и неопределенность хозяйственной деятельности. Маркетинговая концепция управления производством в значительной степени снижает их как в процессе производства, так и в процессе реализации. Она предполагает изучение рыночной ситуации для предприятия, выбор наиболее выгодного рынка, разработку систем продвижения товара, ценовой политики, стимулирования сбыта, послепродажного обслуживания товаров. Крупные предприятия создают специальные службы маркетинга, занимающиеся всем спектром этой деятельности, средние и небольшие предприятия редко организуют такие подразделения.
Повышение эффективности управленческого труда за счет его механизации пока ограничивается механизацией счетно-вычислительных процессов. В современных условиях информационного общества основу технического обновления управленческого труда должна составить компьютерная технология, предназначенная главным образом для замещения или для повышения производительности умственного труда.
Второе направление экономии труда в управлении — сокращение объема работ по управлению — может происходить за счет:
- Совершенствования производственной структуры предприятия;
- Рационализации планирования его хозяйственной деятельности;
- Повышения уровня специализации производства;
- Упрощения документооборота, контроля и рационализации учета.
Совершенствование производственной структуры предприятия находит свое выражение:
а) в укрупнении цехов, участков;
б) во внедрении предметного принципа построения цехов, участков;
в) в расширения области применении поточного метода организации производства;
г) в сокращении числа звеньев в аппарате управления цехов, участков.
Итоги обследования машиностроительных заводов показали, что на предприятиях с числом рабочих менее 500 удельный вес работников управления в общей численности работающих, без учета аппарата подготовки производства, примерно на 30 — 40% больше, чем на предприятиях с числом рабочих свыше 3000 человек.
Существует определенная зависимость между объемом выпуска продукции на машиностроительном заводе и удельным весом управленческого персонала в общей численности работающих. При увеличении выпуска продукции в 2 раза (с 25 до 50 млн.руб.) удельный вес управленческого персонала сокращается на 1,2 пункта, в 4 раза — на 2,3 пункта. В целях сопоставимости из численности управленческого персонала были исключены конструкторы и технологи в связи с различной организацией подготовки производства на средних и крупных заводах.
Значительно влияние размеров выпуска продукции на функциональные службы предприятия. Так, при увеличении выпуска продукции в 10 раз (с 25 до 250 млн.руб.) удельный вес планово-экономической службы сокращается на 2,8 пункта; службы материально-технического обеспечения — на 5,4 пункта; службы делопроизводства и хозяйственного обслуживания — на 2,3 пункта.
Повышение уровня специализации производства на машиностроительном предприятия ведёт к снижению удельного веса управленческого персонала в общей численности работающих. Так, в массовом или крупносерийном типе производства удельный вес управленческого персонала составляет 19,6%, при серийном — 20%, при мелкосерийном или единичном — 31,6% (данные по 116 машиностроительным заводам, 1991 г.).
Рационализация планирования хозяйственной деятельности предприятия обеспечивает сокращение объемов работ по управлению в связи с полной самостоятельностью предприятий в постприватизационном периоде и возрастание роли прогнозирования в условиях перехода к рыночным отношениям.
Упрощение документооборота существенно сокращает работы по управлению, прежде всего за счет сокращения числа инстанций, оформляющих документы. Целесообразно запретить подписывать многие документы более чем двумя управленцами. Например, большие затраты труда связаны с оформлением документов по учету заработной платы. На предприятиях и стройках России ежегодно оформляется примерно 3,6 млрд. нарядов на оплату труда, в каждом из которых от трех до пяти подписей. В организации документооборота нет единства даже в тех случаях, когда технологические различия производства не имеют никакого значения. Так, больничный лист на одном заводе проходит пять инстанций, на другом — три.