Автоматизированные системы регистрации

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистра­ционная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

• регистрировать документы на различных рабочих местах;

• организовать децентрализованную регистрацию докумен­тов в структурных подразделениях с объединением сведе­ний о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

• на основе базы данных организовать информационно-спра­вочную работу;

• организовать контроль за исполнением документов. Наиболее удобна (предлагается большинством компьютер­ных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогич­ная традиционной ручной карточке на бумажной основе*.

* Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения//Секретарское дело. — 1996 — № 4(2), с. 58—65.

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о доку­менте, а именно:

1) дата получения (регистрации) документа;

2) номер регистрируемого документа по порядку (регистра­ционный номер);

3) наименование корреспондента;

4) дата документа;

5) номер документа;

6) краткое содержание;

7) автор резолюции;

8) текст резолюции;

9) наименование исполнителей;

10) срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);

11) ход исполнения;

12) дата исполнения (когда документ фактически был ис­полнен);

13) номер дела (в которое подшит исполненный документ);

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

14) название структурного подразделения;

15) количество листов в документе;

16) количество листов приложений;

17) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);

18) названия связанных документов.

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой.

Создание регистрационной формы и базы данных о доку­ментах организации в целом, так же как заполнение регистра­ционной карточки, на экране компьютера имеет свои особенно­сти по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможно­сти использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведе­ния в которые вводятся автоматически (дата регистрации, реги­страционный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся спи­сков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важ­но, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автома­тизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполня­ются поля:

• вид документа — так как количество видов документов ог­раничено;

• автор резолюции - список руководящих лиц организации;

• структурное подразделение - список структурных подраз­делений;

• исполнители - как правило, это поле состоит из двух час­тей - названия (и/или индекса) структурного подразделе­ния и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с ба­зой данных по кадрам организации и автоматически кор­ректироваться при кадровых изменениях;

• номер дела — связан с номенклатурой дел организации;

• связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, доку­мент-ответ связывается с инициативным документом).

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспон­дент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации доку­мента, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадро­вой службы, список организаций - из адресной книги. В слу­чае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на од­ной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно по­полняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.

Затратив один раз время на создание таких списков, дос­тигают значительной экономии времени в процессе дальней­шей работы.

Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов представлена на рис. 10.1.

Заполнение регистрационной карточки на экране компью­тера во многом аналогично заполнению традиционной бумаж­ной карточки.

Регистрация входящих документов. При регистрации посту­пившего документа заполняются следующие поля:

• Дата получения документа. Поскольку регистрация вхо­дящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.

• Поле «Регистрационный № документа» содержит вало­вой порядковый номер регистрируемого документа. Но­мер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.

• Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).

Рис. 10.1. Форма регистрационной карточки

• В поле «Корреспондент» указывается название организа­ции, приславшей документ.

• Дата документа (вводится дата, указанная на документе).

• Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).

• Количество листов (страниц) документа.

• При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.

• Вид полученного документа.

• В поле «Краткое содержание» переносится заголовок до­кумента или указывается его краткое содержание (дейст­вие + предмет), например, приглашение на конферен­цию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта пе­реработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая кор­респонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важ­ных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с рас­пределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполните­ле сразу вносятся в регистрационную карточку и документ пере­дается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведе­ния: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.

Карточка может иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача доку­мента руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю.

Пример раздела «Сведения о движении документа» показан на рис. 10.2.

Рис. 10.2. Раздел «Сведения о движении документа»

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним.

Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта пе­редачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер докумен­та, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При регистрации нескольких документов может распечаты­ваться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа. Например:

Все документы передаются исполнителю под расписку в ука­занной выше форме. Расписки хранятся до исполнения доку­мента и помещения его в дело.

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения докумен­тов. Одновременно сведения о передаче документа другому ис­полнителю и ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа».

Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения».

Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной за­писки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные доку­менты» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов.

Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структур­ного подразделения и номера дела в структурном подразделении.

Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистраци­онная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходя­щего документа указываются

• название подразделения, подготовившего документ;

• исходящий номер (переносится на отправляемый до­кумент);

• дата документа (подписания, утверждения, отправки);

• адресат: название организации, которой посылается до­кумент;

• исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подгото­вившего документ (выбирается из списка).

Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Кон­трольная дата» (она не может быть ранее текущей даты).

Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кноп­кой «Связанные документы» устанавливается связь с регистра­ционными карточками связанных документов.

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлин­ник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются сле­дующие поля регистрационной карточки:

• порядковый (регистрационный) номер внутреннего доку­мента;

• вид документа. Каждый вид документа - приказы, распо­ряжения, служебные записки - нумеруется самостоятель­но. Порядковый номер переносится на документ с регист­рационной карточки. К номеру приказа по личному соста­ву добавляются буквы «лс» — личный состав, к номеру распоряжения — буквы «рп» — распоряжение;

• дата документа;

• количество листов документа;

• количество листов приложений;

• краткое содержание документа;

• подразделение, ответственное за исполнение документа;

• исполнитель (фамилия, инициалы);

• срок исполнения («Контрольная дата»);

• отметка об исполнении;

• ход исполнения;

• связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

• в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, введение компьютеризованной системы ре­гистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпы­вающих данных о всех документах организации, позволяет осу­ществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необ­ходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

Контрольные вопросы

1. Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в организации делопроизводства?

2. Какие задачи выполняет регистрация документов?

3. Какие требования предъявляются к организации регистрации документов?

4. Какие данные о документе записываются в процессе его реги­страции?

5. Назовите формы регистрации документов.

6. В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистра­ции документов?

7. В чем достоинства и недостатки карточной системы регистра­ции документов?

8. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов?

9. Какие сведения о документе при автоматизированной системе регистрации вводятся автоматически и какие — из раскры­вающихся списков?

10. В чем преимущества автоматизированной системы регист­рации?