Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв.)

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Рус­ского государства в конце XV в. и начала процесса создания ап­парата государственного управления, необходимого для регули­рования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган — Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные из­бы (губная, съезжая, земская и др.).

Период с XVI-XVII вв. получил название «приказного де­лопроизводства» по названию первых государственных учреж­дений — приказов.

Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специаль­ным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и опреде­ленной системой делопроизводства.

Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении нахо­дились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделяв­шиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в прика­зах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор вызыва­ет споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

Процесс организации работы с документами в период при­казного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопро­изводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на докумен­те делали отметку о дате получения (обычно на оборотной сто­роне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резо­люцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостове­рялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответ­ственность подьячего за точное соответствие беловика чернови­ку, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправ­ляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документа в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ста­вили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают дум­ные дьяки, ... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк про­ставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Та­кой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруд­нял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса.* Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень боль­шой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

* Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в., ее привозили из За­падной Европы. Отечественное производство бумаги началось во второй поло­вине XVII в.

Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты до­кументов, подклеенных без какой-либо системы по мере их на­копления, т.е. для учреждений XVI—XVII вв. характерна «столб­цовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тет­ради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бо­яр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI—XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформля­лась столбцовым способом, который, несмотря на многие не­удобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование управленческой деятельности государст­венных учреждений XVI—XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчи­ненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской ду­мы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в госу­дарственные учреждения были челобитные.

Существовали также системы документации, в которых фик­сировались отдельные функции управления: военная, диплома­тическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Напри­мер, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамо­тами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хо­зяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в пра­вовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных ви­дах документов можно проследить определенную последова­тельность в их расположении. Поэтому определить вид офици­ального документа XVI—XVII вв. можно только после прочте­ния текста и выявления расположения реквизитов, а также на­личия устойчивых словесных формулировок.

Например, многие грамоты начинались с обозначения автора — царского титула, затем указывался адресат — конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста — «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления — «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула — «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к по­явлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.*

* Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительства России XVI-XVII вв. -М.: МГИАИ, 1985. - С. 27.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хране­ния документов. Появляется описание и учет документов. На­чинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о ви­дах документов, о развитии изобразительного документирова­ния — чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. со­ставлялись для наведения справок о документах указатели, в ча­стности, личных имен («азбуки»).

Помимо приказных дьяков и подьячих составлением доку­ментов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и дру­гие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Собор­ным уложением 1649 г.

Основная особенность приказного делопроизводства заклю­чалась в том, что его организация основывалась главным об­разом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме при­казными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отноше­ний; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уло­жение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав до­кументов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответствен­ности за допущенные нарушения.

2.3. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)

В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены админи­стративные реформы. Высшим светским учреждением стал Се­нат, церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательст­вом. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент»*, утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I.** Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их состав­ления, удостоверения, хранения.

* Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служителей, не только во внешних и внутренних учреждений, но и во отправлении своего чина подданейшее поступать имеют.

** ПСЗ РИ. Собр.1. - Т. VI. - № 3534.

Существенное влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформ­лялись в соответствии с правилами принятые решения, регист­рировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.

Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил дейст­виями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии). В его обязанности входила подго­товка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он го­товил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на засе­дании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нота­риус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе ре­шениям коллегии секретарь готовил проекты документов или по­ручал их исполнение канцеляристам.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистра­ции документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана до­кументов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением доку­ментов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи «вершенных и невершенных дел», регистратура, со­стоящая из четырех книг — А, В, С, D.

Генеральный регламент установил сроки исполнения доку­ментов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справоч­ные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Кол­легия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все окончен­ные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архи­вариусу. Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-коллегии. В пер­вом хранились «особые уставы, регламенты и все документы», необходимые для всех коллегий, во втором — финансовые до­кументы коллегий.

Помимо присутствия и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» были созданы конторы под руководством камерира, в подчинении у которого находились каморшрейберы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.

После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учрежде­ниям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в основном сохрани­лись структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии*.

* ПСЗ РИ. Собр.1. -Т.ХХ. - № 14392.

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в Генеральном регламенте. Для наименова­ний документов этого периода характерна западноевропей­ская терминология.

Виды документов, служившие для обмена информацией ме­жду учреждениями, определялись их соподчиненностью.

Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» ус­тановил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчинен­ным направлялись указы, подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения, равные ин­станции посылали друг другу предложения и сообщения.

В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

Частные лица продолжали обращаться в государственные уч­реждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение*.

* ПСЗ РИ. Собр. 1. -T.XXII. - № 16329.

В XVIII в. активно развиваются другие системы документа­ции. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, до­говорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранны­ми государствами пользовались нотами, меморандумами, письма­ми; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обеща­ния, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бухгалтерский учет отражался в балансе — особой таблице, показывающей со­стояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в по-^\ душных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фик­сировался в «ревизских сказках», на основании которых состав­лялись губернские сводки. В XVIII в. активно складывается сис­тема документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до вы­хода в отставку или на пенсию).

Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значитель­ные изменения.

Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы».*

* ПСЗ РИ. Собр.1. - T.IV. - № 1797.

Введение листовой формы документа изменило его фор­муляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определен­ные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты — регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрацион­ные номера (исходящий и входящий).

Документ начинали с обозначения адресата, который начи­нался с предлога «в» и писался вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Берг-коллегию». Автор указывался под адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из»: «Из Тульского уездного суда». Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое со­держание: «рапорт о получении указа».

Подпись включала наименование должности, имя и фами­лию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

В левом нижнем углу проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля до­кумента.

При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».

Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В гл. 13 Генерального регламента определен порядок пользования печатями.

На документах XVIII в. наблюдается большое число отметок. Прежде всего это резолюция, ее писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и т.д.

2.4. Делопроизводство в учреждениях России XIX — начала XX вв. (министерское делопроизводство)

В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России бы­ла подвергнута серьезной корректировке. В состав высших го­сударственных учреждений наряду с Правительствующим Се­натом вошли вновь созданные Комитет министров. Государст­венный совет.

Коллегии были заменены новыми центральными учрежде­ниями — министерствами. Местные учреждения почти не пре­терпели изменений.

Высшие государственные учреждения — Сенат, Комитет Министров, Государственный совет — сохранили принцип кол­легиальности при рассмотрении и решении вопросов управле­ния. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Го­сударственного совета».* Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г.

* ПСЗ РИ. Собр. I. - T.XXXII. - № 25044; Т.ХХХ1. - № 24064.

Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их дея­тельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому дело­производство XIX— начала XX вв. называют министерским.

Принцип единоначалия означал, что управленческие реше­ния принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии — предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обя­занности чиновников всех рангов. Нарушение обязанностей влекло за собой конкретную меру ответственности, определен­ную законом. Внедрение принципа иерархии означало последо­вательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим.

Внедрение новой системы управления началось изданием ма­нифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств,* а завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств»**. «Общее учреждение мини­стерств» регламентировало единообразие в организации дело­производства новых центральных учреждений. Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с докумен­тами назван в этом законе «образ производства дел». Он вклю­чал пять составных частей:

* ПСЗ РИ. T.XXVII. - № 20406.

** Там же. T.XXXI. - №24686.

· порядок вступления дел;

· движение их, или собственно так называемое производство;

· отправление дел;

· ревизию;

· отчеты.

Первые три части устанавливали путь прохождения докумен­тов от момента их получения или создания до завершения ис­полнения и отправки. Ревизия означала контроль за исполнени­ем. Завершалось «производство дел» по «Общему учреждению» составлением отчетов.

Новые принципы, основанные на иерархическом построе­нии аппарата, привели к необходимости строгого соблюдения последовательности прохождения документа в процессе его об­работки во всех структурных подразделениях. Аппарат мини­стерства возглавлялся министром (в подчинении которого был товарищ министра и канцелярия) и включал департаменты во главе с директором (у которого могла быть канцелярия), отделе­ния, которые возглавляли начальники отделения, столы — во главе со столоначальниками.*

* В министерствах были созданы два коллегиальных органа: при министре — Совет министра, при департаментах - Общее присутствие департамента. Они являлись совещательными органами, помогавшими министру или директору департамента принять обоснованное, квалифицированное решение.

Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока:

· переписка министра;

· переписка департамента.

А так как закон определил компетенцию министра и дирек­торов департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особых затруднений. Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в них информации.

Подготовка проекта документа начиналась в одном из сто­лов, затем он последовательно передавался в отделение, депар­тамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского де­лопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся подготовитель­ная работа для принятия решения и оформления его в соответ­ствующей форме велась в канцелярии коллегии, а в XIX в. чи­новники всех структурных подразделений министерства при­нимали участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департа­мента в зависимости от того, кто подписывал документ — ми­нистр или директор департамента.

Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на общий и частный. Об­щие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные — в отделениях.

Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ре­визия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за испол­нением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В кон­це года составлялась общая ведомость по министерству.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

Организацию работы с документами в XIX в. следует рас­сматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе которой лежали «универсальные» возможности человека.

«Общим учреждением министерств» установлены единые принципы ведения делопроизводства во всех центральных учреждениях России. Специфика каждого из них нашла отражение в «частных учреждениях».*

* «Частные учреждения» помещены в Сводах законов Российской Империи, изданных в 1832, 1842, 1857гг.

Компетенция должностных лиц в вопросах управления опре­делила состав управленческих документов министерств.

От императора министр получал указы и повеления, направ­лял ему доклады (или записки) и представления, от Государст­венного совета — высочайше утвержденные мнения, направлял представления; от Сената получал сенатские указы, направлял представления, рапорты, доношения; от Комитета министров — выписки из журналов заседаний, направлял записки и представле­ния. Для получения денег из Государственного казначейства ми­нистр посылал отношение.*

* ПСЗ РИ. - Т. XXVII. - № 20405. - § 7.

Между собой министерства обменивались отношениями, со­общениями, официальными письмами. Подчиненным направлялись предписания. Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции рапорты, доношения, представления.

Директор департамента мог направлять министру записки (докладные записки), представления; в департаменты других ми­нистерств — отношения, подчиненным — предписания.

Начальник отделения посылал в другие отделения своего ми­нистерства записки, в отделения других министерств — отношения.

Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.

В XIX в. существенные изменения произошли в формуляре до­кумента. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «пе­реписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреж­дения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом.

При анализе «сношений» следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других — «беззаглавных» — отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата. Высшие, обращаясь к нижестоя­щим, писали адресат в дательном падеже: «Калужскому губерн­скому правлению». Равные и нижестоящие, обращаясь в выше­стоящие учреждения, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление». Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий чиновник обращался к вышестоящему, указывался титул последнего: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных лиц и выше­стоящих с нижестоящими титул не писали.

Документы в XIX в. обязательно подписывались и скрепля­лись. Подпись и скрепа включали наименование должности чи­новника, его инициалы, фамилию.

В § 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламен­тирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда призна­ются действительными, когда они имеют установленную форму».

В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стрем­ление к формализации, определению четких правил расположе­ния и оформления реквизитов.

На всем протяжении XIX в. активно развиваются другие сис­темы документации. Характерно, что некоторые из них приобре­тают четко регламентированную форму — в виде Уставов, в кото­рых установлен состав документов системы, правила их составле­ния и оформления, а также приложены образцы форм документов. Например, документирование прохождения государственной служ­бы закреплено в «Уставе о службе гражданской» 1832 г.,* вопросы бухгалтерского учета — в «Общем счетном уставе» в 1848 г.**

* СЗ РИ. - Спб., 1832. - T.I.

** СЗ РИ. — Спб., 1848. - T.IX, кн. 1.

Характерным явлением для XIX в. стало стремление к со­кращению объема документооборота. Оно закреплено в специ­альных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.*, называвшихся «сокращение документооборота» или «сокраще­ние переписки». Достигалась данная цель путем делегирования части полномочий в принятии управленческих решений ниже­стоящим учреждениям и должностным лицам. Например, пере­давались полномочия в решении кадровых вопросов, расходова­нии денежных сумм и т.д.

* ПСЗ РИ. Собр. II. T.VI. - Ч. 1. — № 4323; Т. XXVII. — Ч. 1. — № 25944; T.XXXV. - Ч. II. - №361105.

В последней трети XIX в. большое влияние на делопроиз­водство оказало развитие техники. Изобретение пишущих ма­шинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготов­ление документов, позволило экономить время и затраты, со­кратив рукописное изготовление документов. Появление теле­графа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм.

Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», в конце XIX в. стали нуждаться в корректировке и развитии. Отдельные ведом­ства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обра­ботки документов: пометки на них (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении и др.) наносились с помощью механических нумераторов или штампов.

Наиболее четко направления рационализации делопроизвод­ства сформулированы в «Положении о письмоводстве и дело­производстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

На протяжении XIX в. издавались сборники образцов доку­ментов, называемые «письмовниками», с целью помочь чинов­никам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.*

* Марков И. Всеобщий стряпчий или поверенный показующий формы, примеры и обряды, как на какой бумаге пишутся или следует писать и прочее. — Спб., 1820— 1821; Наливкин Ф.Н. Руководство к сочинению писем и деловых бумаг. — М., 1847; Неустроев А.Н. Руководство к наглядному течению бумаг в России. — М., 1858; Магницкий МЛ. Краткое руководство к деловой и государственной словесности для чиновников, вступающих в службу. — М.: Тип. Лазаревых ин-та вост. яз., 1835 и др.

В XIX в. начинается процесс формирования теории дело­производства. Он связан с именами М.М. Сперанского, Ф. Руса­нова, Н.В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта.*

* Сперанский М.М. Записка об устройстве судебных и правительственных учреж­дений России// Проекты и записка. — М.,Л., 1961; Русанов Ф. Основания пись­моводства или общее изложение теории и практики канцелярского дела. — М., 1839; Варадинов Н.В. Делопроизводство или теоретическое и практическое руко­водство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмо­водству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг. — Спб., 1857. 4.1—2; Зосимский К. Руководство к изучению форм и порядка дело­производства. —2-е изд. — Спб., 1855; Вельбрехт В. Общие основы русского делопроизводства с приложением основных форм. — Спб., 1854.