Служебные злоупотребления и пути их предупреждения

Обычно предприниматели считают, что не наблюдать за работниками, значит, оставить им открытым свой кошелек. Если кто-то ворует, то теряют в итоге все. Руководители подразделений потенциально могут иметь дополнительные доходы в ущерб фирме[90]:

ü исполнительный директор – на возможностях связей с деловой элитой города;

ü технический директор – на продаже «мозгов» фирмы, использовании технических ресурсов фирмы, продаже «ноу-хау», промышленном шпионаже, инженерных услугах и т.п.;

ü менеджер по капитальному строительству – на торговле строительными материалами и услугами;

ü менеджер по экономическим вопросам – на обеспечении работы параллельных производств, игре с ценами, перепродаже ценных бумаг, «отмывке» акций, внешних и внутренних финансовых махинациях;

ü менеджер по производству – на организации производства на резервах, реализации дополнительной продукции, производстве «чужих» заказов;

ü менеджер по коммерческим вопросам – на продаже и перепродаже ресурсов и продукции, выгодных заказов;

ü менеджер по качеству выпускаемой продукции – на браке продукции, реализации параллельной продукции;

ü менеджер по персоналу – на торговле «выгодными» местами, организации командировок за границу, торговле благами фирмы, рабочей силой, пособничестве в хищениях;

ü менеджер по социально-бытовым вопросам – на продаже объектов социальной инфраструктуры, распределении благ для персонала фирмы;

ü недобросовестные эксперты – на допущении элементов сделки с недобросовестным производителем или поставщиком;

Распространенным злоупотреблением являются хищения товаров. К сожалению, с этим ничего нельзя поделать. Человеческая природа такова, что среди честных людей всегда могут затесаться нечистые на руку, и поэтому необходимо иметь в виду меры предотвращения возможных хищений товаров или имущества. Хищения легче предотвратить, чем прекратить уже сложившуюся практику. Здесь надо хорошо представлять себе слабые места в учете и хранении и возможные способы хищений.

ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

На складах бывают хищения товаров при распаковке и упаковке, хищения целых грузовых мест при доставке груза от перевозчика или перевозчику – эти способы создают видимость недостач, с которыми долго разбираются между собой поставщики и получатели. Возможны хищения товаров прямо из ячеек в расчете на то, что при большом количестве товаров в ячейке недостачу обнаружат не сразу. Часто встречаются приписки по сговору с поставщиками якобы закупленного товара, израсходованного затем для внутренних потребностей (ремонт помещений, оборудования и т.п.). Это весьма распространенный способ выкачивания средств из предприятия.

Многие случаи хищений возможны при беспрепятственном выходе с территории. При наличии риска таких хищений необходимо вводить личный досмотр сотрудников, проверку их сумок или автомобилей. Однако эти меры необходимо закрепить соглашением с профсоюзной организацией или закрепить в коллективном договоре.

Установив факты хищений, необходимо выяснить, какие факторы способствовали этому, каковы побудительные мотивы людей, его совершивших.

Воровству способствует халатность отдельных лиц, не желающих или неспособных полноценно работать. Сотрудники порой намеренно совершают действия, приносящие предприятию убытки, по корыстным соображениям либо для причинения ущерба из мести или по заданию со стороны. Воровство сотрудников трудно предотвратить – работающие на предприятии видят слабые места, знают, как маскировать воровство.

Сотрудники идут на воровство при желании и возможности украсть.

Возможность красть есть у всех распоряжающихся материальными ценностями или имеющих доступ к ним без надлежащего контроля.

Желание украсть возникает при наличии личных причин (долги, чрезвычайные обстоятельства, порочные наклонности и т.п.) или служебных раздражителей (плохой учет ценностей, низкий оклад, намерение «подставить» руководителя и т.п.).

ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

Выяснив мотивы, руководитель может разработать меры противодействия воровству. Их цель – создать условия, при которых сотрудники не смогут красть, свести к минимуму потери предприятия от преднамеренных или неумышленных действий персонала. Блокирование возможностей хищений со стороны персонала основана на наблюдении и контроле за работой сотрудников, учете материальных ценностей и их движения и анализе каждого случая хищения.

Основываясь на описании бизнес-процессов и технологических процессов, разработайте режим доступа сотрудников к ценностям и режим обеспечения их охраны. Наличие должностных инструкций и режима доступа к ценностям дает возможность доказать вину сотрудника в случае необходимости.

Контроль осуществляется несколькими путями:

– контроль рабочего времени;

– контроль отчетности;

– негласное наблюдение за исполнением обязанностей с применением аудио- и видеотехники;

– наблюдение за рабочими контактами персонала (с кем велись переговоры или взаимодействие и каковы результаты);

– наблюдение за уровнем жизни сотрудников (сопоставление доходов и расходов, адекватность поведения доходам) и т.д.

Финансово-учетные инстанции предприятия предусматривают много мер по предотвращению хищений. Во избежание их рекомендуется иметь в штате работника, с которым надо заключить договор о материальной ответственности: он и будет осуществлять первоначальный контроль за движением товара (материалов, оборудования и т.п.).

Во избежание недоразумений и злоупотреблений рекомендуется хранить печать у себя в сейфе, не оставлять никому проштампованных документов, бланков и пустых листов. На всех документах печать ставится на строчках, где предусмотрены подписи руководителя и главного бухгалтера, сразу после текста, во избежание внесения в документ различных дополнений после его утверждения. Выполнение данных рекомендаций позволит быть уверенным в отсутствии неутвержденных, незарегистрированных документов, незафиксированных операций.

Злоупотреблением можно назвать и разглашение коммерческой и служебной тайны.Утечка секретной информации вредит интересам фирмы. С ее помощью можно вызвать конфликт с налоговыми, таможенными и др. государственными органами, сорвать заключение или исполнение договора, причинить ущерб репутации фирмы, подвергнуть предприятие шантажу криминальных структур. При увольнении специалисты уносят в уме, на дискетах или на бумаге много служебной информации, которую используют на новой работе. Предотвратить это сложно. Статья 29 (пункт 4) Конституции РФ гарантирует право каждого гражданина свободно искать и получать информацию. Ограничение этого права возможно лишь на законных основаниях, в целях охраны информации, например, коммерческой тайны. Но если в Уставе фирмы среди видов деятельности не указана защита коммерческой тайны, то ее деятельность в этой сфере не будет считаться законной. Для легализации защиты коммерческой тайны необходима подготовка пакета документов, регламентирующих различные аспекты существования коммерческой тайны. Нужно определить права, обязанности и ответственность лиц, ответственных за организацию защиты информации в фирме, которые должны быть внесены в трудовые контракты, заключаемые с этими лицами, и в их должностные инструкции.

Иногда на предприятиях (где имеется дисбаланс между спросом и предложением) люди могут злоупотреблять возможностью манипулирования очередностью выполнения заявок на дефицит, а при наличии очереди – «за вознаграждение» разрешать допуск к важным лицам, принимающим решения. Наблюдается и такая девиация: переход к соперникам, забирая с собой ресурсы, включая клиентов компании.

Важно иметь в виду, что некоторыми работодателями злоупотребления рассматриваются как стимул, почти как часть зарплаты, потому неявно приветствуются и даже поощряются. Это значит, что они приносят выгоду не только тем, кто злоупотребляет служебным положениям, но и их работодателям. Это становится «неформальной премией» за выслугу или усердие, в то время как формальные системы не всегда позволяют дифференцировать оплату труда.