Определение приоритетов и отсеивание лишнего

В течение рабочего дня любой руководитель выполняет дела, которые можно разделить на четыре большие группы по степени важности и срочности. Эйзенхауэр, один из президентов Америки, выразил это деление дел в виде простой схемы, изображенной на рис. 14.2.

Обратим внимание на то, что срочной бывает работа, связанная с какими-то ЧП, жалобами потребителей, требованиями вышестоящих руководителей, т.е. срочность дела определяется другими людьми.

Часть этих дел настолько важны, что, не выполнив их, Вы рискуете создать себе крупные неприятности. Это дела важные и срочные, на самом деле таких большинство.

Еще один вид срочной работы – ответы на телефонные звонки, разбор электронной почты, чтение корреспонденции – также важен, но может быть поручен другим людям, это срочная неважная работа. Если есть возможность, необходимо делегировать эти обязанности другим людям, если нет, то нужно отвести для нее определенное время.

Есть деятельность несрочная и неважная – разговоры с коллегами, пустые споры, питье чая или кофе, разговоры в курилке – деятельность, которая позволяет потратить очень большое количество времени. Возможно, иногда нужно принимать участие в подобных «мероприятиях», однако нужно понимать, что, пытаясь снять, таким образом, напряжение, связанное с нежеланием делать какую-либо неприятную работу, человек повышает уровень стресса.

Существуют дела, которые являются несрочными сейчас, поскольку связаны с отдаленной перспективой, но они соответствуют целям, поэтому, безусловно, важны. Это важные несрочные дела. Именно они делают человека победителем. На них нужно выделить определенное время и ежедневно делать хотя бы небольшой шаг, продвигающий в направлении цели. Выделение времени на такого рода работу позволит избавиться от стресса, потому что возникнет осознание того, что каждый день делается что-нибудь очень важное.

Дела переходят из категории важные несрочные и становятся срочными важными часто из-за того, что их не выполнили вовремя. Введение планового выполнения таких задач сведет к минимуму вероятность авралов.

Рис. 14.2. Матрица Эйзенхауэра

Частный случай применения этого правила на практике -принцип Парето.Парето – известный экономист обратил внимание на следующее:

20% всех клиентов дают 80% всей прибыли;

20% деталей дают 80% неполадок;

20% всех дел дают 80% результата.

Опытные руководители используют в своей деятельности этот принцип, уделяя основное внимание именно этим 20%, остальные делают по принципу «что осталось».

Планирование времени. Создание реалистичных, работающих планов. «Пожиратели времени» и «пожарные случаи»

Планирование времени вносит в деятельность человека некоторую определенность, предсказуемость. При всей своей кажущейся простоте этот метод помогает добиваться целей только в том случае, если осуществляется правильно, соблюдением нескольких очень важных моментов.

1. Поставлена не только основная, стратегическая цель, но и определены задачи, этапы достижения основной цели;

2. Определены конкретные действия, от которых зависит решение поставленных задач (этапов) и которые постепенно, шаг за шагом ведут к намеченной цели. При этом, чем грандиознее цель, тем более подробно, тщательно нужно продумывать этапы;

3. Создана система социальной поддержки.

4. Определены критерии, признаки, по которым мы сможем узнать, что цель достигнута.

5. Продумана система вознаграждения за «победу».

6. План записан на бумаге.

Начинать планирование нужно с глобальных целей и больших временных промежутков, например, пять лет (или, если так далеко не заглядывать, то на год). Затем строятся планы, которые определяют менее значительные временные промежутки – полгода, месяц, неделя, день. Каждый из уровней плана должен учитывать все шесть моментов, описанных выше. Планы на более короткие промежутки времени должны быть этапами достижения цели, поставленной в плане на более длительный промежуток времени. То есть планы строятся так, чтобы каждый из них путем маленьких шагов продвигал к глобальной цели. Б.Франклин визуально представил это положение в виде пирамиды, изображенной на рис. 14.3.

Рис. 14.3. Пирамида планирования (система Б. Франклина)

Люди воспринимают день, прошедший по составленному плану, как удачный, а если план сорвался, то как неудачный. Если план не выполняется, то это приводит к дополнительному расходованию рабочего, а иногда и нерабочего времени. Выполнению плана мешают различные неучтенные обстоятельства и «пожарные случаи» или авралы. Если план составляется без учета подобных событий, то он часто оказывается неработающим.

Создание реалистичных, работающих планов

При планировании необходимо принимать во внимание несколько весьма существенных моментов.

ü Планируйте с учетом времени, необходимого для завершения каждого дела, полученного в ходе хронометража;

ü Запланированные дела должны занимать не более 60-70 % вашего рабочего времени, остальное время – резерв для незапланированных событий;

ü Выполняйте дела в плановом порядке до того, как они стали «пожарными случаями» или потребовали аврала;

ü Основное время уделяйте 20% дел, продвигающих к цели, остальные дела объединяйте или делегируйте;

ü Боритесь с «пожирателями времени»;

ü Учитывайте свое состояние.