Время и искусство управления им

Время на наших предприятиях часто организовано очень неэффективно, для примера приведем мнение водителя одной из автоколонн о политике в области тайм-менеджмента на его предприятии.

Ситуация Я работаю в автоколонне. Работа у нас происходит не очень эффективно. При составлении плана работ для автомобиля руководители предприятия и ответственные за исправное состояние автомобиля не учитывают мнение водителей и обслуживающего персонала о возможности выполнения поставленной задачи. В результате не учитываются такие ограничения, как: скорость движения (в черте города она меньше, кроме того грузовой автомобиль движется на 10-30 км/ч медленнее, чем легковые), что при заправке автомобиля выдается только дневная норма горючего (в этом случае водитель рискует «застрять» где-нибудь, если горючее закончится, кроме того, очень много времени теряется при простаивании в очереди за топливом, было бы значительно эффективнее заправлять автомобили на 3-4 дня, порядок списания топлива это вполне позволяет), некоторые автомобили весом 20 тонн эксплуатируются без тормозов. В результате автомобиль работает в среднем 40-50% рабочего дня. В конце смены руководители проводят планерку по итогам дня и пытаются выяснить причины невыполнения поставленных задач. Они перекладывают ответственность друг на друга от старшего к младшему, в результате крайними становятся водители и обслуживающий персонал. Руководители начинают угрожать подчиненным, что лишат их премии или зарплаты. Особенно страдают пожилые люди, отработавшие по 10-15 лет, которым до пенсии осталось несколько лет и на другую работу им не устроиться. Они злятся, перекладывают свою злобу на знакомых и родных, тем самым провоцируют конфликты в семье. С моей точки зрения, работа на нашем предприятии должна быть организована так: диспетчер выясняет у руководителя план работы на предстоящий день, затем вместе с водителями он согласовывает план и объем выполняемых работ, выясняет, что дополнительно необходимо для успешного выполнения планируемых на следующий день задач. Только после этого утверждается план на предстоящий день, тогда он и будет выполняться.

Видно, что планирование происходит без учета сложившихся реалий производственной деятельности, это приводит к снижению эффективности работы, персонал неудовлетворен своим трудом, поэтому на этом предприятии очень высокая текучесть кадров.

Навык эффективного управления временем состоит в знании целей деятельности, умении совершать регулярные, запланированные действия, направленные на достижение цели и умения отказываться от действий, которые идут вразрез с целями. Люди, умеющие управлять временем, как правило, не задерживаются на работе, работают так, чтобы не случалось «завалов» и «авралов», не берут работу на дом, выделяют время на полноценный отдых. Эффективное управление временем предполагает, прежде всего, умение отличать главное от второстепенного. Различия эффективного и неэффективного стиля работы показаны в табл. 14.4.

Таблица 14.4. Различия между эффективным

и неэффективным управлением временем

Люди, эффективно управляющие своим временем	Люди, неэффективно управляющие своим временем
Планируют свое время с учетом и текущих дел и долговременной перспективы	Не используют долгосрочное планирование
В первую очередь выполняют самые приоритетные задачи	Не умеют определять срочность и приоритетность своих задач
Разумно используют время	Тратят время впустую
Знают, когда у них наступают периоды наилучшей работоспособности	Распределяют работу без учета особенностей их суточных и недельных биоритмов
Используют различные средства запоминания информации	Не умеют слушать, в результате их коммуникации неэффективны
Понимают, что управление временем основано на управлении самим собой, на самоорганизации	Позволяют обстоятельствам контролировать их действия

Важно уяснить, что управление временем, это не наука о том, как сделать больше, а искусство делать то, что нужно и плюс к этому то, что хочется. Эффективным использование времени становится тогда, когда оно посвящено достижению какой-либо важной цели.

Оценка времени, выбор целей, определение приоритетов

И отсеивание лишнего

Для того чтобы правильно отделить главное от второстепенного, необходимо научиться ставить и понимать цели деятельности, которой Вы заняты. Это проще всего сделать, если подумать над вопросами, перечисленными в табл. 14.5. Выпишите ответы на вопросы.

Таблица 14.5. Определение целей деятельности

Личностные цели	Приоритетные цели подразделения	Приоритетные цели предприятия
Чего Вы хотели бы достигнуть через 5-10 лет	Какова роль вашего участка или подразделения в выполнении миссии предприятия	Какова миссия Вашего предприятия
Каков самый главный итог, который Вы хотели бы оставить потомкам	Как будет развиваться участок и чего планируется достигнуть через 5-10 лет	Каковы главные достижения, которые планирует достигнуть ваше предприятие через 5-10 лет
Если бы Вы учили жить подрастающее поколение, то что то главное, которое Вы хотели бы донести до них прежде всего	Чему необходимо научить молодых сотрудников для того, чтобы работа участка или подразделения была успешной	Какое самое главное знание, которое должны усвоить перспективные молодые сотрудники вашего предприятия

Ответы на эти вопросы представляют собой ядро наиболее важных целей. То, что способствует продвижению к этим целям – важно, то, что не соответствует, имеет преходящую ценность. Обратите внимание, ценности со временем меняются, нужно время от времени проводить их переоценку.

Расставив приоритеты, мы получаем «карту», на которой отмечено «магистральное направление движения». Двигаясь по ней, человек становится, в прямом смысле слова, целеустремленным и приобретает основания и аргументы сказать «нет!», если то, что предлагают, совершенно не соответствует магистральному направлению движения организации.

Оценка времени

После проведенной оценки приоритетности видов деятельности мы могли бы перейти к планированию деятельности, однако, нам не хватает еще одной составляющей – мы не знаем, сколько времени мы должны уделить тому или иному виду деятельности, направленному на достижение поставленных целей или играющему второстепенную или вспомогательную роль. Без этой информации невозможно составить реалистичные планы и повышать результативность деятельности.

Определяют необходимое для выполнения той или иной работы время с помощью хронометража. Ниже приведен пример таблицы (она называется хронокарта Керженцева), с помощью которой удобно проводить хронометраж.

Время учитывается с точностью до 10 мин. Виды деятельности вписываются самостоятельно, те, которые были в течение дня, соответствующие временные промежутки закрашиваются. В конце дня подводятся итоги по количеству времени, израсходованного на ту или иную деятельность, и производится оценка эффективности использования времени. Необходимо накопить данные по десяти повторениям для каждого вида деятельности. После этого, вычислив среднее время, потраченное на тот или иной вид деятельности, получаем количество времени, которое нужно выделить на то или иное дело.

07.07.08	Карточка учета времени Иванова И.Н.	Ито го
Вид деятельн.	700	710	720	730	740	750	800	810	820	830	840	850	900	…	600	610	620	630	640	650
сон
гигиена
еда
дорога																					120
работа
совещ.
отдых
чай
перекур
Эфф.
Не эфф.

Вначале бывает трудно постоянно помнить о необходимости заполнять хронокарту. Это нормальное явление, пропускаем эти клеточки и заполняем следующие. Со временем, неучтенного времени становится все меньше.

Итогом этого занятия должно стать точное, с цифрами в руках, знание о лимитах времени на то или иное производственное задание.