Обучение элементарной деятельностной компетенции Способность провести селективный отбор понятий

Цель работы: приобретение практических навыков по селективному отбору из нормативных актов, научной и периодической литературы различных трактовок понятий, а также выявить достоинства и недостатки каждого понятия.

Теоретическая часть

В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах.

Информация- смысловые, упорядоченные данные, сведения об определённом событии, факте, явлении.

Информация в управлении — совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений. Люди используют информацию, чтобы анализировать и решать возникающие проблемы.

Важнейшей особенностью отбора информации является то, что отбор всегда носит селективный характер.

Селекция - отбор. Отбор позволяет отбросить неважную или ненужную информацию.

Селективное восприятие используется для характеристики поведения всех людей, когда они стремятся «смотреть на вещи» только со своей личной позиции.

Пока документоведы, они же документологи, на уровне научных абстракций дискутируют о сущности понятий «информация» и «документ», на нормативном уровне появляются всё новые и новые определения этих базовых понятий.

В документационном обеспечение управления (ДОУ) ключевым понятием является документ - основной объект её изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационно-документационной деятельности.

Сам термин «документ» (documentum) латинского происхождения, производный от слова «docere» - учить, извещать. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале XVIII века - и в русский язык. На разных этапах истории и в разных странах термину «документ» приписывалось разное содержание:

Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина.

К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений.

В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Например, так выглядит эволюция представляемого документоведением понятия «документ»:

Документ - материальный объект.

Документ - носитель информации.

Документ - документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Документ - это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени.

В любом случае понятие «документ» тесно связано с понятием «информация», поскольку документ является ее основным носителем.

Слово «информация» происходит от латинского «informatio» - разъяснение, изложение. Оно имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое - «отраженное многообразие».

Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации - письма - можно говорить о документе.

Информация может быть недокументной - не зафиксированной на материальном носителе - и документной - закрепленной на нем. Документационное обеспечения управления имеет дело с документной информацией.

Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части:

а) информация документная;

б) на документе;

в) о носителе и способе ее закрепления на нем.

Информация на документе - это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве.

В связи с этим перед документоведением, изучающим в историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача- дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

Сопоставив и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ - это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени

Практическая работа

1. Произвести селективный отбор понятий. При выполнении задания используйте справочно-правовую систему Консультант Плюс (Приложение А).

2. Выявить достоинства и недостатки каждого понятия. Аргументировать свой выбор.

3. Сопоставьте и осмыслите различные дефиниции, содержащиеся в нормативной, правовой, научной и учебной литературе, определите понятия «информация» и «документ», которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам.

4. Ответить на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы

1. Объясните происхождение термина «документ». Когда впервые этот термин появился в России?

2. Дайте определение понятия «документ» на разных этапах истории и в разных странах.

3. Какой может быть информация? Дайте определения.

4. Что такое информация документа? На сколько частей ее можно разделить?

5. Раскройте взаимосвязь понятий «информация» и «документ».

Приложение А

Словарь понятий и терминов

Актуариус КОЛЛЕГИИ – государственный чиновник XVIII в., который собирал корреспонденцию, приходящую в канцелярию коллегии.

БОЯРСКАЯ ДУМА – коллегиальный орган при московских царях в XV – XVII вв. Этот орган был упразднен царем Петром I.

ВНИИДАД (Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) создан в 1966 г. в рамках Архивной службы СССР.

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ РЕГЛАМЕНТ – законодательный акт царя Петра I, имевший название: «Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданнейше поступать имеют». Согласно Генеральному Регламенту, коллегия состояла из присутствия и канцелярии. В состав присутствия входили президент канцелярии, вице-президент, советники, асессоры. В регламенте подробно описывались обязанности всех должностных лиц. Делопроизводством в коллегии ведала канцелярия, состоящая из секретаря, нотариуса, переводчика, актуариуса, регистратора, канцеляристов и копиистов. Генеральный регламент: 1) отразил в себе всю систему коллежского делопроизводства, 2) регламентировал обязанности всех членов коллегии от Президента до копииста, 3) явился основой для последующего развития делопроизводства, в нём рассматривались такие виды работы с документами, как приём, регистрацию, учёт и контроль за документацией, 4) сочинение новых форм документов (были приведены общие принципы протоколирования, характерные для коллежского способа делопроизводства, 5) определены должностные обязанности членов канцелярии: секретаря, нотариуса, актуариуса, регистратора.

гербовАЯ бумагА – листы бумаги определенного формата с клеймом российского государственного герба. Введена по указу царя Петра I. Гербовая бумага различалась по стоимости, что отражалось в размерах клейма с изображением государственного герба и указанием под клеймом стоимости бумаги.

Государев укАЗ – законодательный акт, издаваемый московским царем, затем российским императором.

ГосударственнАЯ системА документационного обеспечения управления (ГСДОУ), – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ от 25.05.1988 № 33). Действует как основной нормативно-методический документ по организации документационного обеспечения управления в Российской Федерации.

ГРАЖДАНСКИЙ ШРИФТ – шрифт, утвержденный царем Петром I взамен церковнославянского шрифта. В 1708 – 1711 гг. Петр I предпринял реформу русской письменности, устранив надстрочные знаки, упразднив несколько букв и узаконив другое (приближенное к латинским шрифтам того времени) начертание оставшихся, что значительно упростило составление официальных документов.

ДУМНЫЕ ЛЮДИ – чины должностных лиц XVI – XVII вв., имевшие право участвовать в заседаниях Боярской Думы.

ДЬЯК – ответственный руководитель аппарата приказа, приказной избы или других государственных органов в XV – XVII вв., отвечавший за ведение делопроизводства в приказе.

КОЛЛЕГИАЛЬНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ – система отраслевых государственных учреждений, установленная царем Петром I взамен приказной системы управления. Такие органы управления имели более четкие функции, основывались на коллегиальном принципе принятия решения и более соответствовали потребностям абсолютной монархии.

Манифест Александра I «ОбщеЕ учреждениЕ министерств». Принят в 1811 г. Содержание Манифеста Александра I «Общее учреждение министерств» свидетельствует о достаточно четком различии двух аспектов делопроизводственной деятельности: 1) формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XX в. широко употреблялся самостоятельный термин – «письмоводство»); 2) движение документов и дел (порядок «течения дел»), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников – журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел.

Манифест царицы Екатерины II «Учреждение для управления губерний Всероссийской империи». Принят в 1775 г. В соответствии с данным указом функции всех учреждений и должностных лиц были разделены на три основные группы: административно-полицейские, финансово-хозяйственные и судебные. Первая группа была представлена в губернии губернатором, губернским правлением и приказом общественного призрения. Административным начальником каждой губернии был губернатор, который управлял губернией с помощью коллегиального учреждения – губернского правления; губернатор был его председателем, а два советника – членами. Губернское правление становилось основным административным учреждением губернии, в котором важную роль играла канцелярия.

Министерская система управления – система государственных учреждений, установленная царем Александром I в 1802 г. и окончательно утвержденная Манифестом «Общее учреждение министерств». Новая система была основана на принципе единоначалия. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как «исполнительное».

Нотариус КОЛЛЕГИИ – государственный чиновник XVIII в., который вел протоколы заседаний коллегии.

«ОбщиЕ правилА документации и документооборота» - нормативно-методический документ, разработанный Государственным институтом техники управления (ИТУ) в 1931 г. В этом документе был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный в 1920-х гг. различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила документации и документооборота» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Общих правилах документации и документооборота» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ.

оРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В Российской Федерации регулируется федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства Российской Федерации. В 2005 г. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

«Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» издано в 1911 г. Этим документом в российской армии была введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов – рапорт, предписание, отношение.

«ПримернАЯ инструкциЯ о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся», – нормативный документ, утвержденный постановлением Совета Министров РСФСР от 30 сент. 1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР».

«припись» дьяка – если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

ПИСЦОВЫЕ КНИГИ – книги в Московском царстве, содержащие различные статистические данные, книги в которых записывались кабальные и крепостные люди.

ПИСЦЫ – самые нижестоящие работники приказов или приказных изб. Им поручалось переписывание набело уже готовых документов.

ПОДЪЯЧИЙ – нижестоящий за дьяком чин в приказе XVI – XVII вв.

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА В ПРИКАЗЕ – последовательность делопроизводства определенная на основании Соборного Уложения 1649 г. Как правило, по повелению царя в приказах либо сразу готовилось решение («отпуск»), если соответствующий приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Дьяк «чернил» (исправлял) подготовленный документ (грамоту), младший подьячий переписывал его набело, старший подьячий «справлял» (сверял) беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью – «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу.

приговоры Боярской думы. Тексты этих документов начинались со слов: «Царь, государь, великий князь указал», «по Государеву указу и боярскому приговору» или «Великий государь, сей доклад слушав, указал, и бояре приговорили» (с некоторыми изменениями эта форма начала текста царских указов просуществовала свыше ста лет).

ПРИКАЗ – орган управления в Московском царстве в XV – XVII вв.

Приказная система управления – система учреждений управления, сложившаяся в эпоху сословно-представительной монархии в России в XV – XVII вв.

ПРИКАЗНОЙ СУДЬЯ – руководитель приказа, назначаемый из думных чинов.

Регистратор КОЛЛЕГИИ – государственный чиновник XVIII в., который вел регистрацию, получаемых и отправляемых коллегией документов.

Секретарь коллегии – государственный чиновник XVIII в., который руководил всем делопроизводством в коллегии.

СТОЛБЦОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – оформление документов способом написания столбца. Столбец – это совокупность документов дела по челобитной, т. е. имел по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной), включая все промежуточные документы (справки, выписи из приказных книг) и заканчивая документом, содержавшим окончательное решение. Листы скреплялись скрепами – один за другим. Листы в столбцах не нумеровались. Текст писался только с одной стороны листа бумаги, оборотная использовалась лишь для проставления каких-либо помет. Такие столбцовые документы хранились свернутыми в свиток или рулон.

теТРАДНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – способ оформления документов, с помощью тетрадей, т.е. сброшюрованных между собой сложенных вдвое листов бумаги. Особенностью этого способа было то, что текст наносился на обоих сторонах листа тетради. Экономичность тетрадной формы делопроизводства по сравнению со столбцовой явилась главной причиной отмены Петром I с 12 июня 1700 г. столбцов и введения тетрадной формы документирования деятельности центральных и провинциальных учреждений. Замена столбцовой формы делопроизводства тетрадной, продолжалась с 1700 по 1720 гг.

ЧЕЛОБИТНАЯ – документ на имя царя или государева наместника. «Бить челом» имело неоднозначное значение: либо обращаться с низким поклоном, с почтением, либо жаловаться, предъявлять иск. Это название жалоб подданных было отменено царицей Екатериной II в 1786 г. Вместо этого названия следовало писать прошения.

виды профессиональной деятельности специалиста-документоведа – специалист-документовед при овладении образовательной программой может выполнять организационно-управленческую; оргпроектную; аналитическую; исследовательскую; педагогическую; консультационную деятельность.

ГосударственнЫЙ образовательнЫЙ стандарт высшего профессионального образования по специальности 350800 – «Документоведение и документационное обеспечение управления» – нормативный документ, устанавливающий минимальный набор дисциплин, который должен изучить будущий специалист-документовед, требования к обязательному минимуму содержания каждой дисциплины и к уровню подготовки выпускника: что он должен знать, уметь, какими методами и навыками владеть и т. д. В данном документе даются квалификация выпускника, нормативный срок освоения основной образовательной программы подготовки специалиста, квалификационная характеристика специалиста. Стандарт указывает, к каким видам профессиональной деятельности подготовлен специалист, где и кем он может работать и к какому виду деятельности он может адаптироваться путем специализации. Данный Государственный стандарт утвержден приказом Министерства высшего образования Российской Федерации от 02.03.2000 № 686 (номер государственной регистрации 53 мжд/сп от 14.03.2000).

итоговая государственная аттестация специалиста-документоведа включает выпускную квалификационную работу (ВКР) и государственный экзамен, позволяющий выявить теоретическую подготовку к решению профессиональных задач.

Квалификационная характеристика выпускника – набор знаний и навыков, получаемых выпускником в процессе обучения по специальности, позволяющих выполнять служебные обязанности по определенным должностям.

Структура образовательной программы подготовки документоведов состоит из дисциплин: 1) федерального компонента; 2) дисциплин национально-регионального (вузовского) компонента; 3) дисциплин по выбору студента; 4) факультативных дисциплин.

циклы дисциплин основной образовательной программы подготовки документоведов предусматривает изучение студентом следующих и итоговую государственную аттестацию: 1) цикл ГСЭ – общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины; 2) цикл ЕН – общие математические и естественно-научные дисциплины; 3) цикл ОПД – общепрофессиональные дисциплины; 4) цикл ДС – дисциплины специализации.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИОНИРОВАНИЮ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ устанавливаются Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005. № 536, разработанной в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ В ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» должна включать следующие положения: а) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности. б) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации. в) системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации. г) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

ПРОГРАММА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», должна включать: а) перечень документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы; б) решение, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать; в) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими; г) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов; д) решение, как организовать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию; е) оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации; ж) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий; з) соответствие правовым требованиям, регулирующей среде, стандартам и политике организации; и) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде; к) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока; л) определение и оценку возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ– должность, связанная с организацией оказание помощи руководителю и экономии его времени. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности.

СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ, 1. согласно ГСДОУ (п. 5.1) – специальное подразделение, действующее на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации; 2. согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, – структурное подразделение, на которое возложены функции по организации, ведению и совершенствованию системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическому руководству и контролю за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти.

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ,согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Управление документами в организации включает: а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами, б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами, в) установление и распространение процедур и руководящих указаний, г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов, д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами, е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Обучение элементарной деятельностной компетенции Способность провести селективный отбор понятий

Теоретическая часть

Информация- смысловые, упорядоченные данные, сведения об определённом событии, факте, явлении.