Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным. Информационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Особую группу в информационно-справочной документации составляют такие документы, как докладная записка, объяснительная записка, предложение, акт, справка и некоторые другие. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию руководителя. По содержанию подразделяются на инициативные, информативные и отчетные.
Объяснительная записка оформляется на обыкновенном листе бумаги, как правило, пишется от руки. Адресуется руководителю, который её потребовал. Сотрудник должен кратко и четко объяснить свои действия (или бездействие), причины допущенных нарушений, ошибок, промахов. Объяснительная записка должна быть подписана составителем, иметь дату. Не стоит смешивать объяснительную записку с пояснительной запиской, которая составляется для пояснения основного информационного или расчётного материала (технического проекта, отчёта, программы). По оформлению объяснительные и пояснительные записки отличаются от докладной записки отсутствием выводов и предложений.
В состав информационно-справочной документации входят и все разновидности деловой переписки.
Деловая переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение), которые используются для реализации информационных связей между организациями. При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования: информация оформляется на бланке письма и подписывается руководителем или его заместителем в соответствии с предоставленной им компетенцией; стиль написания - официально-деловой, письмо составляется грамотно, аккуратно, без исправлений, содержит объективные сведения о событиях с достаточным количеством аргументов.
Основные виды служебных писем:
| Тип письма | Назначение |
| Передача сведений информационного характера, информирование получателя о предстоящих (или прошедших) событиях, мероприятиях, например, о проведении выставки, расширении ассортимента, изменении условий сотрудничества. |
| Описание предлагаемых товаров и услуг, стремление привлечь новых потребителей, увеличить объём реализации. |
| Передача дополнительной информации при отправке адресату каких-либо документов, материальных ценностей, видов имущества. |
| Информирование получателя о готовности к сотрудничеству, заключению с ним деловой сделки. Письмо должно содержать существенные условия, на которых предлагается заключить договор. |
| Обязательство оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п. |
| Обращение в организацию с целью возмещения убытков, полученных в результате нарушения условий договора |
| Обращение с целью получения информации, услуг, товаров |
| Может быть положительным (письмо-согласие) или отрицательным (письмо-отказ) |
Текст делового письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов.
Несколько вопросов излагаются в одном письме, если они взаимоувязаны.
Если же вопросы разнородны, целесообразно составить несколько писем.
Способы изложения текста письма: исторический и систематический.
В деловых письмах, посвященных вопросам основной (производственной) деятельности организации, когда нужно описывать управленческие ситуации или обосновывать необходимость осуществления каких-либо действий, следует выбирать исторический способ изложения содержания. В других ситуациях, когда на первый план выдвигается желание привлечь внимание адресата (письма-предложения, рекламные письма и др.), более действенным является систематический способ изложения.
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты работы, продукции, услуг, аренды, выполнения работ, возврата кредита и т. п.
Гарантийные письма адресуются организациям.
В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимые устойчивые языковые обороты: «Оплату (предоставление услуг и т. п.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем».
В гарантийном письме указываются банковские реквизиты автора.
Гарантийные письма всегда подписываются руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.
| Закрытое акционерное общество «ИНФОРМПРОЕКТ» Дорожная ул., 2, Москва, 117405 Телефон 383-28-13 Факс 383-64-91 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000 ________№_________________ на №_______от______________ | Ректору Международного университета экономики и права г-ну В.М. Андрееву |
| О предоставлении аудиторий для проведения конференции Уважаемый господин ректор! Просим предоставить пять аудиторий на 25-30 человек каждая на период с 20 по 23 сентября 2005 года для проведения Международной конференции «Документ и новые информационные технологии». Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: … Генеральный директор В.А. Арефьев Главный бухгалтер Т.П. Колобова Ф.Д. Славин 383-45-45 |
Информационное письмо
Информационное письмо - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Предшественниками информационных писем были так называемые «циркулярные письма» — документы, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного характера.
Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения по их применению или разъясняться правила поведения официальных лиц в определенных управленческих ситуациях.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двух-трех страниц.
Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. Например:
| Министерство энергетики Российской Федерации (Минэнерго России) УПРАВЛЕНИЕ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ И ПОДГОТОВКЕ КАДРОВ Китайгородский пр., 7, Москва, 103074 Телефон 220-52-00 Факс 206-80-80 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000 ________№_________________ на №_______от______________ | Руководителям кадровых служб ТЭК |
| О должностных инструкциях Доводим до вашего сведения, что при подготовке должностных инструкций по должностям госслужащих следует руководствоваться Указом Президента Российской Федерации от 30.01.1996 № 123 «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» и Рекомендациями по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти (письмо Минтруда России от 13.03.1996 № 482-ВК). Начальник управления Б.И. Кузьмин Н.Н. Горшкова 220-63-91 |
Рекламное письмо
Рекламное письмо — коммерческое письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести.
Любой коммерческой организации приходится заниматься рекламой своей продукции или услуг. В практике коммерческой переписки используются самые разнообразные с точки зрения содержания рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:
- письма, предлагающие товары или услуги;
- письма-презентации, содержащие сведения о фирме.
Кроме названных разновидностей, в рекламе широко используются информационные письма, проспекты, бюллетени, задача которых - давать подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Эти материалы не являются рекламными письмами, но вместе с ними выполняют рекламную функцию. Рекламные материалы, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.
При составлении рекламных писем нужно соблюдать ряд правил:
1. Рекламное письмо не должно быть длинным: письмо, занимающее более одной страницы текста, вряд ли кто-нибудь прочтет до конца.
2. Рекламное письмо должно быть лаконичным, ясным, понятным, информативным. В рекламном письме не нужно уходить в детальное описание фирмы, предлагаемых товаров или услуг, следует указать только самые важные моменты, то, что отличает вашу компанию от других, ваши товары - от товаров других производителей или поставщиков.
3. Одним из приемов привлечения внимания является отправка вместе с рекламным письмом красочно выполненных буклетов, проспектов с дополнительной информацией о деятельности организации или каталогов выпускаемой продукции.
4. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавязчивым.
5. Рекламное письмо представляет вашу компанию, фирму, поэтому оно должно быть оформлено на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами. Не используйте при этом всякого рода украшения - цветочки, розочки, веточки и т. п. Рекламные письма часто передаются по факсу, и при плохом качестве передачи украшения превращаются в свою противоположность.
6. Рекламное письмо нельзя печатать мелким шрифтом с маленьким межстрочным интервалом (размер шрифта не меньше 13 или 14, интервал не меньше 1,5).
Нужно сказать несколько слов о подписи в рекламном письме. На практике можно встретить рекламные письма, подписанные не только руководителями фирмы или отдела, но и рядовыми сотрудниками - менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Чтобы письмо вызывало больше доверия и оказывало более сильное воздействие на потенциального партнера, лучше, если письмо будет подписано должностным лицом не ниже руководителя отдела, а письма, представляющие фирму, должен подписывать руководитель или его заместитель.
| Общество с ограниченной ответственностью «КРОСВЭРО» Чонгарский бул., 10, Москва, 117203 Телефон 111-28-93 Факс 111-64-91 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000 ________№_________________ на №_______от______________ | Генеральному директору Сети супермаркетов «Седьмой Континент» г-ну С.Н. Скакунову |
| Уважаемые господа! ООО "КРОСВЭРО" - это первая российская компания, специализирующаяся на предоставлении своим клиентам полного комплекса работ и услуг вобласти производства и размещения наружной рекламы. Компания создана в середине 1990-х годов. За время нашей работы на рекламном рынке нашими клиентами были ведущие мировые рекламные агентства, такие как McCann-Erickson, Young & Rubicam и др. Мы рекламировали товары ведущих западных фирм: Philip Morris Pro-ducts Inc, Briun & Williamson overseas и др. Компания готова предоставить вам материалы по размещению сетевой рекламы от формата 6 х 3 м до city-light, включая конкретные адресные программы. Кроме сетевой рекламы, мы можем предложить размещение неоновой рекламы. В случае вашей заинтересованности мы готовы в самое ближайшее время обсудить условия размещения рекламы. С уважением, Генеральный директор Д.Н.Певцов |
ПИСЬМО-ЗАПРОС
Письмо-запрос - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос - обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг). В коммерческой деятельности письма-запросы используются на предконтрактной стадии.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, т. к. организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные характером и содержанием ее деятельности.
Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
В коммерческом запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг), условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.). В коммерческом запросе используются следующие выражения:
| Просим Вас сообщить о возможности поставки...; Просим сделать предложение на поставку...; Просим Вас сообщить подробную информацию о... и др. |
Текст письма-запроса может содержать преамбулу, в которой излагаются причины, по которым запрашивается информация, или цели, в связи с которыми это делается.
Например:
| Концерн «ВАМИТ» Варшавское шоссе, 25, Москва, 117416 Телефон 386-28-93 Факс 386-64-91 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000 ________№_________________ на №_______от______________ | Генеральному директору Закрытого акционерного общества «КОНВЕРСИЯ» В.П. Калганову |
| Об оборудовании для сушки древесины Уважаемые господа! Концерн "ВАМИТ" специализируется на исследовании технологий сушки древесины. В связи с этим мы крайне заинтересованы в приобретении и монтаже сушильных камер производства российских предприятий. Просим вас выслать рекламные проспекты и информацию о цене комплектов типовых проектов научно-технической документации на оборудование для сушки древесины. С уважением, Генеральный директор А.Н. Григорьев Т.И. Серова 386-44-25 |
Ответ на запрос также оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующая покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта).