Документы, создаваемые в процессе трудовой деятельности работников

Особенности составления и оформления документов о трудовой дисциплине, взысканиях, поощрениях работников. Докладные, объяснительные записки и справки: содержание, значение, требования к их составлению и регистрации. Документы, регламентирующие перевод на другую работу, время отдыха работников, оформление отпусков, командирование сотрудников и их отстранение от работы по инициативе работодателя.

Приказы о поощрении (формы Т-11 и Т-НА) составляются на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

В приказе о поощрении указывают

фамилию, имя, отчество работника;

мотив и вид поощрения.

Дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, т.е. за дисциплинарный проступок.

Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов руководителя, технических правил и т.п.).

перечень дисциплинарных взысканий:

o замечание;

o выговор;

o увольнение по соответствующим основаниям.

Для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания, которые оговариваются отдельными нормативными актами.

Материальная ответственность работника при причинении ущерба работодателю не относиться к дисциплинарной ответственности, а выделяется в самостоятельную категорию, поскольку материальная ответственность наступает и после прекращения трудовых отношений, если ущерб причинен во время их действия.

О факте нарушения трудовой дисциплины составляется акт. Акт, как правило, составляется руководителем структурного подразделения или непосредственным руководителем, которому подчиняется работник, совершивший дисциплинарный проступок в присутствии не менее двух членов трудового коллектива, являющихся свидетелями нарушения дисциплины. При отказе работника подписать указанный акт об этом делается особая отметка.

Акт о факте нарушения трудовой дисциплины обычно составляется в двух экземплярах – первый - передается руководителю организации для решения вопроса о дисциплинарном взыскании, второй - работнику, нарушившему трудовую дисциплину. Количество экземпляров определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон. Правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины утверждаются Правилами внутреннего трудового распорядка.

В соответствии со статьей 193 Трудового Кодекса РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. К объяснительной записке работника обычно прикладывается докладная записка руководителя структурного подразделения. Указанные документы, вместе с актом, служат основанием для принятия решения о дисциплинарном взыскании.

Если по истечении двух рабочих дней объяснение работником не предоставлено, то также составляется соответствующий акт. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Кроме этого при наложении дисциплинарного взыскания необходимо учитывать, что сроки его применения законодательно ограничены.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

Наложение дисциплинарного взыскания оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

Унифицированной формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания не существует. Исключение составляет увольнение по соответствующим основаниям. Для этого используется форма приказа, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" - формы № Т-8 и № Т-8а.

В остальных случаях приказы о наложении дисциплинарного взыскания составляются кадровой службой индивидуально.

В любом случае указанный приказ должен содержать следующие реквизиты:

o факт (вид) нарушения трудовой дисциплины,

o время его совершения или обнаружения,

o документы, послужившие основой для издания приказа,

o вид взыскания.

Проект приказа визируется непосредственным руководителем работника, совершившего дисциплинарный проступок, руководителем структурного подразделения, руководителем кадровой службы.

Докладные, объяснительные записки и справки: содержание, значение, требования к их составлению и регистрации.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации иди выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработка). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержать выводов и предложений.

Требования, предъявляемые к составлению и оформлению информационно-справочных документов. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние - на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Объяснительная записка обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляют справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников.

Типовой формуляр включает реквизиты:

Эмблему организации;

Наименование организации;

Название вида документа;

Дата;

Индекс;

Заголовок к тексту;

Текст;

Подпись;

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Кроме того, справки составляются по запросу внешних организаций, руководства, и содержащие информацию по производственной тематике.

Документы, регламентирующие перевод на другую работу, время отдыха работников, оформление отпусков, командирование сотрудников и их отстранение от работы по инициативе работодателя.

Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу (формы Т-5 и Т-5а) оформляются работником кадровой службы на основании заявления работника и представления руководства организации или структурного подразделения (см. Приложение 1). Заявление составляется в произвольной форме на бумаге формата А4.

Юридическая справка Переводы по сроку делятся на постоянные и временные. постоянный перевод по изменению места работы может быть трех видов: перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, перевод на том же предприятии. Временный перевод классифицируется по причинам перевода: по производственной необходимости, в том числе заместительство; беременных и женщин с детьми до 1,5 лет на более легкую работу; по состоянию здоровья по медицинскому заключению; по просьбе военкомата. Первый вид не требует согласия работника и обязателен для него. Последние три требуют письменного согласия сотрудника и обязательны для администрации организации.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска включает (см. Приложение 2):

§ продолжительность отпуска в календарных днях;

§ за какой период работы предоставлен отпуск;

§ даты начала и окончания отпуска.

Проект приказа составляет работник кадровой службы, передает его на подписание и датирование руководителю организации, доводит до сведения работника под расписку. Подписанный приказ регистрируется в службе документации. Проект приказа печатается в двух экземплярах. На втором экземпляре проставляется реквизит «отметка о заверении копий». Первый экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию.

Применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

График отпусков (форма Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график (см. Приложение 3). При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников. Трудовой кодекс значительно повысил статус этого документа. Статья 123 ТК РФ определяет, что «график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

График отпусков должен быть утвержден за 2 недели до конца календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

Подготовка служебных командировок сотрудников и руководителя может быть поручена как отделу кадров, так и службе ДОУ (по усмотрению администрации). Весь пакет документов, необходимых для командировки, представлен новыми унифицированными формами.

Первым документом является форма Т-10а — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (см. Приложение 4). Это новая форма. Раньше основанием для направления в командировку служила докладная записка руководителя структурного подразделения. Сейчас приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку издается на основании служебного задания.

Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Форма Т-10а содержит и отчет о выполнении задания, что сокращает количество создаваемых документов.

Если командировки являются составной частью основной деятельности организации, то при планировании работы отдела (организации) на определенный период (год, полугодие, квартал) составляется и план командировок. В соответствии с этим планом и происходит организация командировок. Могут возникать и внеплановые командировки.

Служебное задание содержит все данные, необходимые для составления других документов, оформляющих командировку.

Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (формы Т-9 и Т-9а) составляется на основании служебного задания 9см. Приложение 5). Если командируется один человек, приказ готовят по унифицированной форме Т-9, если несколько — используется форма Т-9а.

 В приказе указывают:

§ фамилию, имя, отчество работника (работников);

§ должность и структурное подразделение;

§ место назначения (страна, город, организация);

§ срок командировки в календарных днях;

§ цель, время и место командировки;

§ за счет каких средств организована командировка (при необходимости).

Проект приказа визируется у заинтересованных лиц.

Подписанный и датированный руководителем приказ регистрируется в службе ДОУ. Первый экземпляр приказа помещается в дело по командировкам, второй направляется в бухгалтерию для проведения расчетов.

На основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку выписывается командировочное удостоверение (форма Т-10), которое является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них) (см. Приложение 6). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

66. Инфраструктура инновационного процесса.

Научные и венчурные фонды: сущность, различия в поддержке инновационной деятельности. Бизнес-инкубатор: цели деятельности, виды услуг. Роль технопарка в интеграции науки и производства.