Создание и редактирование таблиц в MS Excel, ввод формул, построение диаграмм
Цель работы: научиться создавать и редактировать таблицы
Содержание работы:
1 Настройка новой книги
2 Ввод данных и формул, форматирование ячеек
3 Построение и редактирование двумерных и трехмерных диаграмм
диаграмм
Настройка новой книги
После запуска Excel на экране появляется новая рабочая книга с тремя листами (по умолчанию). Некоторые её параметры необходимо настроить, для чего в пункте меню Сервис нужно выбрать команду Параметры, появится окно со вкладками, в которых следует выполнить следующие операции:
Вкладка Общие:
▪ Снять флажок в строке Стиль ссылок R1C1, чтобы строки и столбцы именовались в формате А1
▪ Листов в новой книге – 4
▪ Стандартный шрифт – Arial, размер 10
▪ Рабочий каталог– диск А:
▪ имя пользователя – ввести Фамилию, № группы
Вкладка Вид – установить флажки:
▪ Отображать: строку форму, строку состояния
▪ Примечания – не отображать
▪ Объекты – отображать
▪ Параметры окна: сетка, заголовки строк и столбцов, горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки, ярлыки листов, авторазбиение на страницы
Вкладка Вычисления – установить флажки:
▪ Автоматически производить вычисления
▪ Точность – как на экране
▪ Вкладка Правка – установить флажки:
▪ Правка прямо в ячейке
▪ Перетаскивание ячеек
▪ Переход к другой ячейке после ввода в направлении – вниз
▪ Число десятичных знаков – 2
▪ Автозаполнение ячеек
Остальные параметры не нуждаются в подстройке, поскольку удовлетворяют общепринятым требованиям.
Ячейки и таблицы в Excel расположены на пересечении столбцов и строк, которые обозначаются А, В, Си1,2,3 и т.д. соответственно (если не
установлен стиль ссылок R1C1) . Таким образом, адрес ячейки формируются из названия столбца и номера строки, например, А1, В12. Всего рабочий лист может содержать 247 столбцов и 65536 строки. При площади одной ячейки в 169 мм2 для экрана с диагональю 14’ один рабочий лист занимает площадь в 2735,7 м2 , что составляет около 60% от площади футбольного поля.
В рабочее поле экрана Excel выводится по умолчанию 3 листа, активным является Лист 1. Для перехода на другой лист нужно щелкнуть по его вкладке мышью.
Для снятия копии с листа нужно активизировать его, затем при нажатой клавише Ctrlухватить вкладку копируемого листа левой клавишей мыши, не отпуская её, перетащить влево или вправо и отпустить сначала клавишу мыши, затем Ctrl. К стрелке курсора при этом добавляется изображение листа со знаком «+». Копии автоматически присваивается имя, например, Лист 1(2)для первой копии, Лист 1(3)для второй и т.д. Изменить имя листа можно, щелкнув дважды по имени листа левой мышью и ввести новое имя. Поменять листы местами можно перетаскиванием их за вкладки при нажатой клавише Shift.
Эти же операции можно выполнить из контекстного меню, щелкнув по вкладке листа правой кнопкой мыши Оно содержит команды Добавить, Удалить, Переименовать, Переместить\Скопировать и др.
Активная ячейка - это ячейка, в которой установлен курсор. Она выделяется темной рамкой при щелчке по ней мышью. Переход между ячейками производится с помощью мыши или клавиш управления курсором.
Интервал (блок) ячеек задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием, например, А1:С4. Для выделения блока ячеек можно использовать мышь или клавиши управления курсором при нажатой клавише Shift. Для выделения столбца или строки следует щелкнуть мышью по заголовку нужного столбца или строки. Одним из приемов выделения несмежных областей, например,А1:А10 и С1:С10, является использование мыши при нажатой клавише Ctrl.
Выделенные элементы таблицы или рабочего листа перемещаются и копируются с помощью мыши , либо через буфер обмена: команды Вырезать, Копировать, Вставить.
Увеличить ширину ячейки можно, установив курсор на границе между буквами столбцов до превращения его в двунаправленную стрелку и, нажав левую клавишу мыши, передвинуть границу на нужное расстояние.
Увеличение высоты ячейки выполняется аналогично при установке курсора на границе между цифрами строк.
Кроме того, высота строк и ширина столбцов таблицы регулируется с помощью команд Строка и Столбециз меню Формат. Для изменения
ширины столбца с помощью мыши надо выделить ячейку или весь столбец, выбрать команду Формат\Столбец\Ширина ...и ввести нужную ширину в миллиметрах в окне Ширина столбца. Команда Автоподбор ширины увеличивает ширину ячейки по длине вводимых символов, команды Скрыть или Отобразить убирают или вставляют отмеченный столбец. Аналогично изменяется высота строки, её автоподбор, удаление или вставка строки при использовании команд меню Формат\Строка.
Для подготовки рабочего листа к печати используется команда Параметры Страницы из меню Файл. В открывшемся диалоговом окне во вкладках Поля и Размер бумаги следует задать поля страницы, размер и ориентацию листа, а во вкладке Колонтитулысоздать колонтитул, (т.е. фрагмент листа с текстом и\или картинкой, выводимым на каждой странице) с указанием номера страницы и авторов отчета. Окно Параметры страницыможно также вызватьиз менюВидкомандойКолонтитулы). При оформлении отчёта в виде бланка фирмы можно с помощью команды меню Вставка\Рисунок\ Картинкивставить в лист подходящий рисунок – знак фирмы, ввести название, адрес и телефоны фирмы.
Печать рабочего листа выполняется нажатием кнопки Печать на панели инструментов Стандартная, или командой меню Файл\Печать.
Ввод данных и формул
Ввод данных. Ввести данные можно непосредственно в активную ячейку, либо набрав их в строке формул и нажав клавишу Enter. Если текст не помещается в активной ячейке, он автоматически распространяется на соседнюю ячейку. Если не помещается чиcло - ячейка заполняется символами "#".
Ввод формул. Помимо различных типов данных ячейки таблицы Excel могут содержать формулы. Любая формула в Excelначинается со знака «=»!
В формулах допустимо использование следующих операторов: вычитание (-), деление(/), умножение (*), возведение в степень (^), <, >, <>(не равно), => (больше или равно), <= (меньше или равно) и, так называемых операторов связи - диапазон (:), объединение (;) и объединение текстов (&). Для ввода формулы необходимо:
1) выделить ячейку и нажать клавишу «=» (равно);
2) набрать формулу и нажать Enter. Например: =2*6-9или =А1*5-ВЗ/2+С4^2.
Первая формула содержит только константы и знаки арифметических
операций. Вторая формула использует ссылки на ячейки А1, ВЗиС4. Содержимое этих ячеек подставляется в формулу и после нажатия клавиши Enter
вычисляется результат. Таким образом, в ячейке показывается результат вычисления формулы, а саму формулу можно увидеть и/или отредактировать только в строке формул, предварительно выделив нужную ячейку. Следует заметить, что ссылки на ячейки во второй формуле можно набрать не только с клавиатуры, а также с помощью мыши. Для этого после нажатия клавиши «=» щелкните мышью в ячейке А1(в строке формул автоматически появится А1), затем наберите *5, щелкните мышью в ячейке ВЗ и т.д.
Формулы могут содержать ссылки не только на ячейки, но и блоки ячеек, например =А1:А4+С1:С4, что равносильно формуле =А1+А2+АЗ+ А4+С1+С2+СЗ+С4. Кроме того, в формулах можно использовать функции.
Функция - это заранее определенная формула, которая по одному или нескольким аргументам, заключенным в скобки, вычисляет результат.
Рассмотрим наиболее распространенную функцию суммирования, с помощью которой приведенные выше формулы можно записать так:
=СУММ(А1:А4;С1:С4)или
=СУММ(А1 ;А2;АЗ;А4;С 1 ;С2;СЗ;С4);
Кнопка Автосумма(значок Σ) стандартной панели инструментов облегчает использование функции СУММ. Пусть требуется вычислить сумму
чисел в четырёх ячейках для каждого из столбцов А,В,С. Выделите ячейку А5, нажмите кнопку Автосумма, затем Enter. Сумма чисел первого столбца =СУММ(А1:А4) появится в ячейке А5. Аналогичную операцию можно повторить для столбцов В и С.
Однако удобнее применить следующий прием: выделите ячейку А5с записанной функцией =СУММ(А1:А4), установите указатель мыши на маркер в нижнем правом углу ячейки (указатель примет форму жирного плюса) и, удерживая левую кнопку мыши, растяните рамку на соседние ячейки В5иС5 вправо. После того, как левая кнопка мыши будет отпущена, в ячейках В5и С5появятся результаты суммирования. Обратите внимание, что в ячейке В5 будет находиться формула = СУММ(В1:В4), а в ячейке С5 – формула
= СУММ (С1:С4), т.е. адреса ячеек автоматически изменились.
Такой вид адресации ячеек называется относительной адресацией. Для того, чтобы при копировании адреса ячеек, входящих в формулы не менялись, необходимо использовать абсолютную адресацию. Формула суммирования ячеек в столбце Ас абсолютной адресацией будет выглядеть так:
=СУММ($А$1:$А$4) и при копировании в ячейки В5и С5 эта формула не изменится. Если убрать знак $ перед буквой столбца (А) или цифрой строки, то соответствующий элемент будет адресоваться относительно, т.е. изменяться при копировании.
Предположим, что в ячейке А6 необходимо вычислить, какой процент
составляет число в ячейке А1 от общей суммы в ячейке А5. Это можно сделать двумя способами:
1. В ячейку А6 введите формулу=А1/А5*100
2. В ячейку А6 введите формулу = А1/А5 и присвойте ячейке А6формат Процентный командой меню Формат\Ячейки. При этом результат вычислений будет умножен на 100 и рядом с ним появится выведен знак %.
Форматирование ячеек
Для удобства представления данных в Excel применяются различные форматы ячеек (числовой, денежный, финансовый, процентный, дата, время и т.д.). Формат влияет только на внешнее представление данных в ячейке.
Примеры форматов:
| Содержимое ячейки | Формат | Результат |
| 1234,567 | Числовой | 1 234,567 |
| 1234,567 | Денежный | 1 234,567р. |
| 1234,567 | Процентный | 123456,7% |
| 1234,567 | Экспоненциальный | 1,235Е+03 |
| Время | 12:34:56 |
Присвоить формат ячейке или блоку ячеек, предварительно выделив их, можно с помощью команды Ячейки из меню Формат или нажав правую кнопку мыши и выбрав команду Формат ячеек....
В понятие формат ячейки входят также её шрифт (тип, размер, цвет используемого шрифта), выравнивание (расположение текста в ячейке по вертикали и горизонтали), границы (толщина и цвет линий обрамления), вид (узор и цвет заполнения), защита (установка ограниченного доступа и пароля), которые задаются в диалоговом окне Формат ячеек или с помощью кнопок на панели инструментов.
После того, как таблица создана, ее необходимо отформатировать.
Выделив таблицу и воспользовавшись командой Автоформат из меню Формат, можно выбрать один из готовых форматов для таблицы Excel. Можно отформатировать таблицу самостоятельно, последовательно применяя различные форматы к ячейкам и блокам ячеек, в том числе размер, цвет и тип шрифта, толщину и цвет рамок и отдельных линий, заливки ячеек и др.
В Excel может быть открыто несколько файлов рабочих книг одновременно, которые накладываются друг на друга. Переход из одного окна в другое осуществляется с помощью меню Окно. Так .например, в окне рабочей книги EXCEL-1.xls можно выделить и скопировать в буфер фрагмент текста «Задание», а затем, переключившись в окно своей рабочей книги, вставить его в нужном месте рабочего листа, чтобы при выполнении задания все его пункты были на этом же листе.
Контрольные вопросы
1 Как выделить ячейку, блок ячеек, несвязанные блоки, строку, столбец таблицы?
2 Как сделать копию с листа и дать ей другое имя?
3 Как скопировать данные таблицы с одного рабочего листа на другой?
4 Что входит в понятие «формат ячейки»? Как присвоить формат ячейке? Приведите примеры различных форматов.
5 Как изменить ширину и высоту ячейки?
6 Каковы правила ввода и редактирования данных в Excel?
7 Каковы правила ввода и редактирования формул в Excel?
8 Что такое относительная и абсолютная адресация?
9 Как отформатировать таблицу Excel?
10 Как подготовить отчет для печати?
11 Как внедрить логотип на рабочем листе Excel ?
12 Что такое колонтитул и как он вводится в лист?
Задание
1 Разработайте таблицу согласно варианту задания (используйте условные данные). Введите необходимые формулы различными способами ввода формул.
2 Создайте две копии разработанной таблицы, скопировав ее по частям (ячейками, столбцами, строками, интервалами ячеек).
Все остальные операции производите над копиями.
3 Отформатируйте первую копию таблицы вручную, используя:
- форматы данных(числовой, денежной, процентный и др. );
- обрамление, узор и заполнение ячеек;
- различные форматы шрифтов;
- выравнивание абзацев:
- изменение высоты строк и ширины столбцов.
В результате каждая ячейка таблицы должна быть отформатирована
своими : рамкой (толщиной, цветом), шрифтом, узором, заливкой, расположением текста в ячейке и форматом данных.
4 Отформатируйте вторую копию таблицы, используя команду Автоформат из меню Формат форматом Объёмный 2.
5 На Листе 2 подготовьте к печати одностраничный отчет по лабораторной работе. Сделайте копию с Лист 2и переименуйте егов Отчёт 1.
С этой целью :
- оформите рабочий лист в виде фирменного бланка, внедрив в левом верхнем углу листа логотип с помощью команды меню Вставка\Рисунок\ Картинкии указав название , адрес и телефон фирмы,
- создайте нижний колонтитул, включающий номер страницы в центре, а справа и слева- фамилии авторов отчета.
6 Пункты 1-4 задания выполните на Листе 1.
В итоге на Листе 2 должны быть:
- таблица-оригинал (основная таблица )
- таблица (копия –1), отформатированная вручную ,
- бланк отчёта, подготовленный для печати с таблицей (копия 2) в центре, адресом и телефоном фирмы, её логотипом, колонтитулами и др...
Варианты заданий.
Вариант 1 Сравнительная таблица розничных цен на продовольственные товары по городам Северного Кавказа (руб. за 1 кг)
| Товар | Краснодар | Ростов | Ставрополь | Майкоп | Нальчик | Средняя цена |
| Говядина | ||||||
| Свинина | ||||||
| Птица | ||||||
| Рыба |
В ячейки столбца «Средняя цена» ввести любым способом формулы для вычисления среднего значения содержимого ячеек соответствующей строки .
Вариант 2 Данные о продаже автомобилей в 200__г.
| Марка | 1 квартал | % | 2 квартал | % | 3 квартал | % | 4 квартал | % |
| БМВ | ||||||||
| Форд | ||||||||
| Ауди | ||||||||
| Рено | ||||||||
| Всего |
В ячейках столбцов «%» должны быть записаны формулы, вычиляющие для данной марки автомобиля процент от общего числа
проданных в данном квартале машин из ячеек строки «Всего» .
Вариант 3 Температура воздуха в городах мира с 1 по7 января 200__г.
| Дата | Москва | Рим | Париж | Лондон | Мадрид |
| 01 января | |||||
| 02 января | |||||
| 03 января | |||||
| 04 января | |||||
| 5 января | |||||
| 6 января | |||||
| 07 января | |||||
| Средн. темп -ра | |||||
| Общая средняя. по всем городам |
В ячейке строки «Средняя температура» ввести формулу для вычисления среднего значения температуры в столбце, в строку «Общая средняя по всем городам» – формулу для вычисления среднего от содержимого ячеек строки «Средняя температура».
Вариант 4 Перечень доходов и расходов за 1-е полугодие.
| Статья \ Месяц | Янв. | Февр. | Март | Апр. | Май | Июнь |
| Доходы | ||||||
| Оклад | ||||||
| Премия | ||||||
| Совместительство | ||||||
| Всего доходов | ||||||
| Расходы | ||||||
| Жилье | ||||||
| Кредит | ||||||
| Питание | ||||||
| Налоги | ||||||
| Другие расходы | ||||||
| Всего расходов | ||||||
| Остаток | ||||||
| Остаток за полугодие |
В ячейки строки «Всего доходов» и «Всего расходов» ввести формулы, вычисляющие сумму значений ячеек соответствующего столбца, в ячейках строки «Остаток» должны быть формулы, вычисляющие разность содержимого ячеек строк «Всего доходов» и «Всего расходов», в строке
«Остаток за полугодие» – сумма содержимого ячеек строки «Остаток».
Вариант 5.Выручка от продажи книжной продукции в 200_ г.
| Название книги | 1 кв. | 2 кв. | 3 кв. | 4 кв. | Процент за год |
| 1. | |||||
| 2. | |||||
| 3. | |||||
| 4. | |||||
| 5. | |||||
| 6. | |||||
| Всего за год |
В ячейках столбца «Процент за год» и строки «Всего за год» должны быть записаны соответствующие формулы.
Вариант 6Итоговые экспертные оценки (от 0 до 10 баллов) кандидатов на должность генерального директора фирмы «Аква».
| Номер кандидата | Эксперты | Сумма баллов | Процент | |||
| №1 | ||||||
| №2 | ||||||
| №3 | ||||||
| №4 | ||||||
| №5 | ||||||
| Всего: |
В столбце «Процент» вычисляется процентное отношение ячеек столбца «Сумма баллов» от значения ячейки строки «Всего».
Вариант 7 Прайс-лист фирмы «Трианон» на 22 декабря 200_ г.
| Наименование товара | Рознич. цена, руб. | От 10 шт. | От 100 шт. | Свыше 1000 шт. | Диллеры |
| 1. | |||||
| 2. | |||||
| 3. | |||||
| 4. | |||||
| 5. | |||||
| 6. |
Формулы в ячейках столбцов «От 10 шт. ... Диллеры» должны учитывать, что цена уменьшается на 1 процент по сравнению с предыдущей
колонкой.
Вариант 8Результаты зимней сессии студентов группы 200_-Эк- 52
| Фамилия И.О. | Математика | Информатика | Иност.. язык | Маркетинг | Сумма | Средн. балл |
| 1. | ||||||
| 2. | ||||||
| 3. | ||||||
| 4. | ||||||
| 5. | ||||||
| 6. |
В столбцах «Сумма» и «Средний балл» должны быть введены соответствующие формулы.
Вариант 9Анализ цен на товары в конкурирующих фирмах.
| Наименование товара | Название фирмы | ||
| ВЛАДОС | ОК | Контраст | |
| 1. | |||
| 2. | |||
| 3. | |||
| 4. | |||
| 5. | |||
| Сумма, руб. |
Вариант 10 Изменение курса валют за период 1 по 5 марта 200_г.
| Дата | Доллар | Рубль | Доллар/Рубль |
| 1 мар 2000 | |||
| 2 мар 2000 | |||
| 3 мар 2000 | |||
| 4 мар 2000 | |||
| 5 мар 2000 | |||
| Средний за период | |||
| Процент роста |
В столбце «Доллар/ Рубль» должна быть формула для вычисления отношения курсов доллара и марки в соответствующей строке. В строку «Средний за период» вводятся формулы для вычисления среднего
значения в столбце, в строку «Процент роста» - формулы для определения процентного прироста курса на5 марта относительно курса на 1 марта 200_г.
Вариант 11 Сравнительная таблица розничных цен
| Товар | Краснодар | Ростов | Ставрополь | Майкоп | Нальчик | Средняя цена |
| Цемент | ||||||
| Алебастр | ||||||
| Толь | ||||||
| Битум |
В ячейки столбца «Средняя цена» ввести любым способом формулы для вычисления среднего значения содержимого ячеек соответствующей строки .
Вариант 12 Данные о продаже автомобилей в 200__г.
| Марка | 1 кварт | % | 2 кварт | % | 3 кварт | % | 4 кварт | % |
| Волга | ||||||||
| Москвич | ||||||||
| Жигули | ||||||||
| Газель | ||||||||
| Бычок | ||||||||
| Всего |
В ячейках столбцов «%» должны быть записаны формулы, вычисляющие для данной марки автомобиля процент от общего числа проданных в данном квартале машин из ячеек строки «Всего» .
Вариант 13 Температура воздуха в городах мира с 1 по 5 января 200__г.
| Дата | Вена | Рим | Париж | Лондон | Осло |
| 01.01. 20__г. | |||||
| 02.01.20__г. | |||||
| 03.01.20__г. | |||||
| 04.01.20__г. | |||||
| 05.01.20__г. | |||||
| Средн. темп -ра | |||||
| Общая средняя. по всем городам |
В ячейкм строки «Средняя температура» ввести формулу для вычисления среднего значения температуры в столбце, в строку «Общая средняя по всем городам» – формулу для вычисления среднего от содержимого ячеек строки «Средняя температура».
Вариант 14 Перечень доходов и расходов за 1-е полугодие.
| Статья \ Месяц | Янв. | Февр. | Март | Апр. | Май | Июнь |
| Доходы | ||||||
| Оклад | ||||||
| Премия | ||||||
| Прибыль | ||||||
| Всего доходов | ||||||
| Расходы | ||||||
| Жилье | ||||||
| Кредит | ||||||
| Питание | ||||||
| Налоги | ||||||
| Всего расходов | ||||||
| Остаток | ||||||
| Остаток за полугодие |
В ячейки строки «Всего доходов» и «Всего расходов» ввести формулы, вычисляющие сумму значений ячеек соответствующего столбца, в ячейках строки «Остаток» должны быть формулы, вычисляющие разность содержимого ячеек строк «Всего доходов» и «Всего расходов», в строке «Остаток за полугодие» – сумма содержимого ячеек строки «Остаток».
Вариант 15.Выручка от продажи книжной продукции в 200_ г.
| Название книги | 1 кв. | 2 кв. | 3 кв. | 4 кв. | % за год |
| 1. | |||||
| 2. | |||||
| 3. | |||||
| 4. | |||||
| 5. | |||||
| 6. | |||||
| Всего за год |
В ячейках столбца «Процент за год» и строки «Всего за год» должны быть записаны соответствующие формулы.
Вариант 16Итоговые экспертные оценки (от 0 до 10 баллов) кандидатов на должность генерального директора фирмы «Аква».
| Номер кандидата | Эксперты | Сумма баллов | Процент | |||
| №1 | ||||||
| №2 | ||||||
| №3 | ||||||
| №4 | ||||||
| №5 | ||||||
| Всего: |
В столбце «Процент» вычисляется процентное отношение ячеек столбца «Сумма баллов» от значения ячейки строки «Всего».
Вариант 17 Прайс-лист фирмы «Трианон» на 22 декабря 200_ г.
| Наименование товара | Рознич. цена, руб. | От 10 шт. | От 100 шт. | Свыше 1000 шт. | Диллеры |
| 1. Шторы | |||||
| 2. Занавес | |||||
| 3. Карнизы | |||||
| 4.Ролл-ставни | |||||
| 5. | |||||
| 6. |
Формулы в ячейках столбцов «От 10 шт. ... Диллеры» должны учитывать, что цена уменьшается на 1 процент по сравнению с предыдущей колонкой.
Вариант 18Результаты зимней сессии студентов группы 0_-Эк- 52
| Фамилия И.О. | Математика | Информатика | Иност.. язык | Маркетинг | Сумма | Средн. балл |
| 1. | ||||||
| 2. | ||||||
| 3. | ||||||
| 4. | ||||||
| 5. | ||||||
| 6. |
В столбцах «Сумма» и «Средний балл» должны быть введены соответствующие формулы.
Вариант 19Анализ цен на товары в конкурирующих фирмах.
| Наименование товара | Название фирмы | ||
| Санрайз | ОК | Иманго | |
| 1. | |||
| 2. | |||
| 3. | |||
| 4. | |||
| 5. | |||
| Сумма, руб. |
Вариант 20 Изменение курса валют за период 1 по 5 марта 200_г.
| Дата | Доллар | Евро | Доллар/Евро |
| 1 мар 2000 | |||
| 2 мар 2000 | |||
| 3 мар 2000 | |||
| 4 мар 2000 | |||
| 5 мар 2000 | |||
| Средний за период | |||
| Процент роста |
В столбце «Доллар/Евро» должна быть формула для вычисления отношения курсов доллара и марки в соответствующей строке. В строку «Средний за период» вводятся формулы для вычисления среднего значения в столбце, в строку «Процент роста» - формулы для определения процентного прироста курса на 5 марта относительно курса на 1 марта 200_г.
Лабораторная работа №3