Сохранение файла рабочей книги
Предварительно откройте Microsoft Excel, и сохраните пока пустую рабочую книгу с определенным именем в нужном месте. Для этого используйте команду Сохранить как… из меню Файл.
2.2. Ввод данных и задание формата данных
Для ввода данных необходимо выделить ячейку, установив на нее курсор и дважды щелкнув левой клавишей мыши. Затем ввести данные. При вводе текста можно столкнуться с тем, что он не помещается в ячейку. В этом случае можно подогнать ширину столбца. Когда вы вводите текст в некоторый столбец, Microsoft Excel автоматически формирует список слов, содержащихся в данном столбце. Благодаря этому списку система сама может завершить набор повторяющегося в дальнейшем слова после ввода лишь нескольких его первых символов.
При вводе числовых данных предварительно следует определить формат чисел в тех ячейках, куда они будут помещаться. Для этого необходимо сделать следующее:
- выделить нужный диапазон ячеек;
- открыть меню Формат и выполнить команду Ячейки…;
- открыть первую карточку Число;
- выбрать необходимый формат из списка Числовые форматы;
- нажать кнопку OK и ввести исходные данные.
Введение расчетных формул
После ввода исходных данных, можно приступать к введению расчетных формул.
Для суммирования следует выделить нужный диапазон ячеек, при этом выделяются и пустые пока ячейки для сумм, и нажать кнопку Автосумма на панели инструментов Стандартная. Все суммы появятся в соответствующих ячейках.
Для умножения двух и более ячеек, следует использовать формулу. Например, для умножения ячеек E2 на F2 необходимо сделать следующее:
- выделить ячейку G2;
- активизировать строку формул, установив на нее курсор и щелкнув левой клавишей мыши;
- набрать формулу: =E2*F2 (без пробелов);
- нажать клавишу [Enter] и результат появится в ячейке G2.
Далее можно повторить эту операцию для ячеек G3 (=E3*F3) и G4 (=E4*F4).
Кроме того, можно произвести умножение для всех трех ячеек (G2, G3, G4) сразу. Для этого сделайте следующее:
- выделить ячейки G2, G3, G4;
- активизировать строку формул, установив на нее курсор и щелкнув левой клавишей мыши;
- набрать формулу: =E2:E4*F2:F4 (без пробелов);
- нажать комбинацию клавиш [Ctrl+Enter] и результат появится в ячейках G2, G3, G4.
Форматирование рабочего листа
Для окончательного оформления листа следует отформатировать его. При этом необходимо сделать следующее:
- выделить диапазон ячеек, к которому будет применяться форматирование;
- открыть меню Формати выполнить команду Автоформат…;
- выбрать из списка один из форматов;
- нажать OK.
Создание и обработка диаграмм
Использование диаграмм в электронных таблицах повышает наглядность представления данных. Диаграммы могут быть различных типов: линейные, круговые, двух- и трехмерные.
Последовательность действий:
- выделите диапазон ячеек, которые будут использоваться в качестве исходных данных для диаграммы;
- нажмите кнопку Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная и появится окно Мастер диаграмм – шаг 1 из 4 с выделенным диапазоном;
- выберите тип и вид диаграммы;
- нажмите кнопку Далееи появится второе окно Мастер диаграмм – шаг 2 из 4, укажите, где находятся ряды данных для диаграммы: в строках или в столбцах, включая соответствующий переключатель;
- нажмите кнопку Далееи появится третье окно Мастер диаграмм – шаг 3 из 4, где можете добавить легенду, указать название диаграммы, названия осей, отобразить линии сетки и т.д.;
- нажмите кнопку Далееи появится четвертое окно Мастер диаграмм – шаг 4 из 4, где можете указать размещение диаграммы;
- нажмите кнопку Готово, и диаграмма появится на рабочем листе.
Кнопку Назадследует использовать при необходимости возвращения к предыдущему шагу Мастера диаграмм, для изменения какого-либо параметра.
Для доработки отдельных фрагментов диаграммы, которые по различным причинам могут не устраивать, необходимо выделить диаграмму, щелкнув по диаграмме курсором мыши, и выбрать в меню Диаграмма нужную команду для редактирования. Для выхода из режима выделения диаграммы следует нажать левой клавишей мыши вне диаграммы.
Анализ и обработка данных
Microsoft Excel обладает удобными возможностями в области анализа и обработки данных. С их помощью можно решать задачи прогнозирования, гибкого подбора новых параметров при изменении ситуации.
Пример подбора параметра
| A | B | C | D | E | F | G | H | |
| январь | февраль | март | Всего | Цена | Сумма | Прибыль | ||
| изделие № 999/01 | ||||||||
| изделие № 999/02 | 29810,2 | |||||||
| изделие № 999/03 | 10378,5 | |||||||
| Итого: | 190884,7 |
1. Пустые ячейки (всего, сумма) заполняются с помощью введения расчетных формул.
2. Подсчет прибыли осуществляется следующим образом:
- в ячейку H2 поместите формулу=G2*0,25;
- в ячейку H3 поместите формулу=G3*0,2;
- в ячейку H4 поместите формулу=G4*0,17.
3. По учету реализации изделий получится итоговая сумма чистой прибыли за квартал $190884,7. Для эффективного роста компании-производителя необходимо получение квартальной прибыли в объеме не менее $200000. Таким образом, не хватает как минимум $9115,3. Необходимо подобрать варианты увеличения прибыли на эту сумму, например, для изделия 01 как наиболее ходового товара.
Последовательность действий:
1. Выделите ячейку, для которой будут производиться вычисления, в данном случае это ячейка H2, содержащая итоговую формулу расчета прибыли по изделию 01. Подбор параметра осуществляется только для ячейки, содержащей формулу, и, наоборот, ячейка, которая будет изменяться при подборе, должна содержать значение, но не формулу.
2. Откройте меню Сервис и выполните команду Подбор параметра…, появится диалоговое окно Подбор параметра с тремя полями. Имя выделенной ячейки ($H$2) будет помещено в верхнем поле Установить в ячейке.
3. В поле Значение: введите с клавиатуры результат, который необходимо получить (в данном случае, 159811,3, т.е. 150696+9115,3).
4. Необходимо определить, путем изменения, какого значения это увеличение может быть достигнуто. В данном примере возможны как минимум два варианта: увеличение производства или повышение цены. Для увеличения прибыли, в поле Изменяя значение ячейки: укажите имя той ячейки, числовое значение которой будет подбираться в соответствии с заданными условиями (это ячейка $F$2). Знак $ в имени ячейки означает, что ссылка на данную ячейку абсолютная.
5. Нажмите кнопку OK.
Данные в таблице изменятся. Итоговая сумма увеличилась до 200000. При этом цена изделия 01 повысилась с 299 до 317,1.
Аналогичным образом можно подбирать и иные параметры.
Связывание рабочих книг
MS Excel позволяет вести совместную обработку данных, содержащихся в разных рабочих книгах, связывать их между собой, копировать формулы и т.д.
Представим, что к основному производству изделий добавилось дополнительное, например, открылся новый филиал. Для него также требуется отдельный учет. Затем данные об основном (таблица sale-1.xls) и дополнительном (таблица sale-2.xls) производствах, записанные в исходных рабочих книгах, должны быть объединены в единую итоговую таблицу (таблица sale-all.xls).
Копирование данных
Так как тип учитываемой информации в первой и второй (для нового филиала), а также итоговой таблицах одинаков, следует скопировать содержание уже существующей первой рабочей книги (sale-1.xls) в создаваемые новые. Затем останется изменить исходные данные в соответствии с показателями производства филиала.
Последовательность действий:
1. Откройте исходную книгу (sale-1.xls) .
2. Выделите диапазон ячеек A1:H6.
3. Выполните копирование в буфер.
4. Создайте новую рабочую книгу.
5. Выполните вставку содержимого буфера.
6. Сохраните созданную книгу с новым именем (sale-2.xls) . Эта книга будет использована для учета изделий, выпущенных филиалом.
7. Создайте третью рабочую книгу (sale-all.xls), которая будет являться итоговой. Для ее создания повторите операции 1-6. Итоговую книгу называют зависящей, и в ней будут автоматически помещаться данные, как из первой, так и из второй рабочих книг, с помощью формул с внешними ссылками.