Научиться разрабатывать и оформлять телеграммы, телефонограммы, факс.

Материалы и оборудование:персональныйкомпьютер, программа Microsoft Word.

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС 3+:

Студент должен

уметь:

- оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т. ч. используя информационные технологии;

- осуществлять автоматизацию обработки документов;

- унифицировать системы документации.

знать:

- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;

- основные понятия документационного обеспечения управления;

- системы документационного обеспечения управления;

- требования к составлению и оформлению документов;

- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью "Для телеграмм". В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста - по телефону. Записывается получателем. Телефонограмма удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

Если телефонограмму передают нескольким адресатам, к ней прилагаются: список учреждений, адресатов и номера телефонов, по которым ее передают. Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение. Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию:

1. Что такое телеграмма?

2. Каким образом передается факсограмма?

Задания для практического занятия:

Задание

Составьте и оформите телефонограмму и телеграмму, необходимые в следующих ситуациях.

Вариант 1

Союзлесстрой. Оргтехлесстрой. Передал - Калганова. Принял - Ивина. тел. 333 67 67. тел. 987 54 78. Телефонограммма. 00.00.0000 № 77 Время передачи: 11.30. 00.00.0000 в 10.00 в зале заседаний Союзлесстроя состоится совещание по вопросу внедрения новой техники в производство. Явка управляющего обязательна. Главный инженер В.Н.Панкратов

Вариант 2

УПРАВЛЕНИЕ ПАССАЖИРСКОГО ТРАНСПОРТА Руководителям служб движения Передал - секретарь А. И. Петрова Приняла - секретарь Л.Н. Савельева т. 432 12 12 т. 278 19 65 Телефонограмма 16.05.2003 № 43 Время передачи 18.20 19.05.2009 с 13.00 до 16.00 будет снято напряжение контактной сети трамвайных маршрутов № 12 и 38. Заблаговременно известите пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним движение других видов транспорта. Зам. начальника Городского управления пассажирского транспорта М.В.Киселев

Вариант 3

Минэкономразвития России Передал — секретарь Ильина 123-45-56 Генеральному директору ВО «Новоэкспорт» Приняла — секретарь Дроздова 345-67-78 Телефонограмма 12.08.2009 № 34 Коллегия Министерства по утвержденной ранее повестке дня состоится 14.08.2006 в 10.00 в зале для заседаний. Зам. Министра Т. И. Коршунов

Вариант 4

Составьте и оформите телеграмму фирмы "Юнисиб" Кемеровскому предприятию "Кристалл" о полном отказе от платы за поступившую продукцию, в связи с тем, что эта продукция не была заказана.Остальные реквизиты укажите сами.

Вариант 5

Составьте и оформите телеграмму об ускорении сроков поставки копировально-множительного оборудования в связи с увеличением объемов работы

Вариант 6

21 марта текущего года в 16 час. 00 мин. состоится внеочередное заседание научного совета Национального музея УР (ул. Коммунаров, д.287). Секретарь директора Т.В.Иванова (тел.23-18-44) 18 марта в 10 час. 30 мин. передала это сообщение по телефону 53-73-22 для директора музея АО «Ижмаш» Ф.Ф.Соколова. Приняла сообщение специалист К.Н.Новикова.

Вариант 7

Составьте и оформите телефонограмму в адрес ИЭМЗ «Купол» за подписью главного инженера ОАО «Туймазыгаз» о том, что в связи с производством работ на газопроводе 16 апреля текущего года будет прекращена подача газа. Остальные сведения укажите самостоятельно.

Вариант 8

Директор филиала ОАО «Рассвет» в г. Ставрополе В.Д. Орлов (проспект Ворошилова, д. 10, Ставрополь, 355040) отправил ответную телеграмму в адрес заместителя генерального директора по персоналу головного предприятия П.К.Костромина (Боярский переулок, д. 8, Москва, 107078), в которой сообщил, что в филиале работают 5 граждан Армении и 7 граждан Украины. Остальные сведения укажите самостоятельно.

Вариант 9

Заместитель генерального директора по персоналу ОАО «Рассвет» (Боярский переулок, д. 8, Москва, 107078) П.К. Костромин направил телеграмму в адрес филиала ОАО в г. Ставрополе (проспект Ворошилова, д. 10, Ставрополь, 355040) с просьбой представить срочную информацию о количестве работников филиала – граждан других государств. Телеграмма была зарегистрирована за № 13-114.

Вариант 10

Директор государственного унитарного предприятия «Рост» (ул. Короленко, д. 12, г. Глазов Удмуртской Республики, 427600) Н.Н.Серов направил телеграмму директору НИИ «Точприбор» Л.А.Кораблеву (ул. Первомайская, д.44, г. Нижний Новгород) с просьбой срочно командировать специалиста для участия в испытаниях прибора Д-71.

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Документ должен быть составлен на листе формата А5 с соблюдением полей и необходимым набором реквизитов

5. Расположите реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

6. Добавьте недостающие реквизиты

7. Сохраните данный файл под именем «Телеграмма». Сохраните файл.

8. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Форма отчётности:

Выполненная работа представляется преподавателю в распечатанном бумажном варианте на листе формата А4, вложенная в папку по учебной дисциплине.

Форма контроля выполнения практических работ:индивидуальная проверка отчета по выполненной работе.

Список рекомендуемой литературы

1. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст]: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования/М.И. Басаков. - М.: «Дашков и К», 2012.-233с.

2. Пшенко, А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса. [Текст]: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования/ А.В. Пшенко - М.: Мастерство, 2011.-360с.

3. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. [Текст] /М.Ю. Рогожин – М.: Проспект, 2011. – 384 с.

Тема 2.7. Составление и оформление автобиографии

Тема практической работы № 8:

Составление и оформление автобиографии

Учебная цель: