Научиться разрабатывать и оформлять акт.

Материалы и оборудование:персональныйкомпьютер, программа Microsoft Word.

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС 3+:

Студент должен

уметь:

- оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т. ч. используя информационные технологии;

- осуществлять автоматизацию обработки документов;

- унифицировать системы документации.

знать:

- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;

- основные понятия документационного обеспечения управления;

- системы документационного обеспечения управления;

- требования к составлению и оформлению документов;

- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

АКТ– документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи, прим законченных работ и т. д.

Акт, как правило, оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (прописными буквами);
• дату;
• индекс;
• гриф утверждения (не всегда);
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи;
• указание на количество экземпляров и их местонахождения.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ».

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию:

1. Какой управленческий документ называют актом?

2. В каких случаях составляют акт?

3. Из каких частей состоит текст акта?

4. Кто подписывает акт?

Задания для практического занятия

Задание

Составьте и оформите акты.

Вариант 1

Комиссия под председательством начальника технической группы Волового А. А. и членов комиссии Борисова М. Ю., начальника административно- хозяйственного отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И. К., офис- менеджера, ЗАО «Леонтия» на основании докладной записки офис-менеджера Романовой И .К. 11.07.200__ г. провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox 345(1 шт.), шредер (инв.номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт приема- передачи оргтехники в 3 экз. (1-й экз. – начальнику административно- хозяйственного отдела, 2-й – главному - бухгалтеру, 3-й – в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором Степановым П. И.

Вариант 2

Комиссия, созданная на основании приказа директора ЗАО «Медсервис» от 05.10.200__ г. № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медсервис» в составе: председателя Зудиной О. Д., зав.канцелярией, членов комиссии Токарева Н.Л., зав. производственным отделом, Павловой В. Е., зам. гл. бухгалтера, Александрова А. В., менеджера по кадрам, Ивановой З. П., секретаря-референта канцелярии, в присутствии секретаря отдела маркетинга Родионовой С. С. 12.10.200__ г. провела проверку состояния работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки было установлено, что в отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел зачастую не соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел, отсутствуют два дела с перепиской за 200__г., не проведена предархивная обработка документов 200__г., подлежащих длительному хранению. Таким образом, комиссия пришла к выводу, что в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления. По установленным фактам был составлен акт проверки работы с документами в отделе маркетинга в 4-х экземплярах (1-й – зам.директора по административно-хозяйственным вопросам, 2-й – зав. отделом маркетинга, 3-й – председателю комиссии, 4-й – в дело 01-09. Акт вступил в силу с момента утверждения директором предприятия.

Вариант 3

17 января текущего года в адрес завода по ремонту часов и ювелирных изделий прибыла посылка с завода-поставщика, при вскрытии которой было обнаружено отсутствие двенадцати корпусов для часов марки «Молния», числившихся по накладной № 18 от 24 октября предыдущего года. Для подтверждения данного факта на основании приказа директора завода № 12 от 18 января текущего года была создана комиссия под председательством начальника отдела снабжения Карпенко Е. П. и членов комиссии инженера Павлова А. Р. и зав. складом № 1 Кудряшова Р. В. Комиссией был составлен акт 21 января текущего года, в котором содержался вывод о том, что завод-поставщик должен поставить недостающее количество корпусов к часам. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й экземпляр был направлен заводу-поставщику, 2-й – на склад №1, 3-й – в дело 03-12). Акт вступил в действие с момента утверждения (22 января т. г.) директором завода Романовым Б. И.

Вариант 4

Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора Московского завода по ремонту часов и ювелирных изделий № 24 от 15 февраля текущего года, в составе председателя Островского Э. А. (зам. Главного бухгалтера завода) и членов комиссии Петровой О. Н. (бухгалтера), Носковой Н. И. (ст. экономиста планового отдела) произвела ревизию кассы завода по состоянию на 16 февраля текущего года. Ревизия проводилась в присутствии кассира завода Карташова Н. И. В результате проведенной ревизии было установлено, что остаток наличных денег в кассе составляет 1030 рублей 00 коп., остаток денег по кассовой книге – 1030 руб. 00 коп. Других ценностей в кассе завода не обнаружено, что соответствует данным учета. Комиссия также установила, что порядок ведения кассовой книги и хранения денег соответствует требованиям Положения о ведении кассовых операций государственными, кооперативными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й – гл. бухгалтеру, 2-й – в планово-экономический отдел, 3-й – в дело 01-05). Акт вступил в действие с момента утверждения директором завода.

Вариант 5

Комиссия в составе председателя, начальника отдела снабжения Еремеева С. С. и членов комиссии: начальника отдела культурно-бытовых и хозяйственных учреждений Лемешева А.П., заведующего складом Кедрова В.В., назначенная приказом генерального директора ОАО «Стрела», провела работу по установлению непригоднос ти к дальнейшему использованию имущества. Комиссия работала в присутствии кладовщика Елизаровой З. П. и инспектора финотдела Дашко В. В. и установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию за непригодностью к дальнейшему использованию. Акт списания имущества № 5 от 12.03. 200_ г. был составлен в 2 экз. (отделу снабжения, бухгалтерии), подписан комиссий и утвержден генеральным директором.

Вариант 6

Комиссия, назначенная приказом директора техникума Семенова С.И., в составе: председатель – зам. Директора Авдюкова Л.С., члены комиссии: бухгалтер Едышева З.Д., бывший заведующий хозяйством Абрамов В.В., вновь назначенный заведующий хозяйством Михайлов А.Н., осуществила фиксацию факта передачи дел заведующим хозяйством. В результате сдачи-приема дел было установлено, что все оборудование, инвентарь, мебель находится в соответствии с ведомостью инвентаризации, ведомость инвентаризации составлена по состоянию на 01.01.200__г., имеется ведомость инвентаря и мебели, подлежащих списанию. Акт был составлен в 3 экз. (бухгалтерии, хозяйственному отделу, в дело 02-11) и вступил в силу после утверждения директором техникума.

Вариант 7

УТВЕРЖДАЮ: Начальник конторы Л.В. Васин 12.01.200_ АКТ 09.02. 200_ № 65 О ревизии кассы конторы Основание: приказ начальника конторы от 07.02.200_ № 51 «О ревизии кассы Московской оптово-торговой конторы». Составлен комиссией в составе: Председатель — заместитель главного бухгалтера И.К. Лавров. Члены комиссии: старший бухгалтер Н.П. Умнов, бухгалтер Л.И. Воробьев. Присутствовали: главный бухгалтер Ковалев Г.Н., кассир Алексеева. С.И. В период с 06.02.200_ по 08.02.200_ комиссия провела ревизию кассы Московской оптово-торговой конторы по состоянию на 06.02.200_. В ревизии комиссия установила: 1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 06.02.200__ согласно данным бухгалтерского учета 3 521 000 руб. 3. Фактически остаток наличных денег 3 521 000 руб. 6. Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено. Акт составлен в трех экземплярах: 1-й экз. направлен директору, 2-й экз. — главному бухгалтеру, 3-й экз. - в дело № 05-12.

Вариант 8

АКТ. О вскрытии посылки. УТВЕРЖДАЮ Директор завода А.В. Авралов. Основание: приказ директора завода от 00.00.00 № 134. Составлен комиссией в составе: председатель - начальник отдела снабжения В.А. Мешков. Члены комиссии: 1. Инженер завода В.Н. Павлов. 2. Зав. складом завода М.М. Малкина. 00.00.00 в адрес завода прибыла посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось числящихся по накладной № 123456 от 00.00.00 12 (двенадцати) корпусов для часов марки «Слава». Комиссия пришла к выводу: потребовать от завода-поставщика досылки недостающего числа корпусов для часов марки «Слава». Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр - заводу-поставщику; 2-й экземпляр - заводу № 1; 3-й экземпляр - в дело.

Вариант 9

АКТ УТВЕРЖДАЮ 02.10.200__ №09 Генеральный директор АС В.И. Федотов Инвентаризации наличия денежных средств Основание: приказ генерального директора № 23 от 28.09.200_. Председатель — главный бухгалтер Борисов О. Н. Члены комиссии: 1. Экономист Иванова М.И. 2. Специалист Самойлова В.И. В период с 30.09.200_ по 02.10.200_ была проведена инвентаризация наличия денежных средств. В результате проверки установлено: 1. Излишков и недостачи не обнаружено. 2. Последний номер приходного кассового ордера — № 11, расходного — № 23. Составлен в 3 экземплярах: 1-й — генеральному директору; 2-й — главному бухгалтеру; 3-й — в дело № 12.

Вариант 10

При получении компьютеров по договору были сорваны сроки поставки. В момент получения была обнаружена недопоставка принтеров и сканера. Оформите акт приемки

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4.Оформите шаблон акта на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Шаблон акта ». Оформите акт на основе имеющегося шаблона. Сохраните документ под именем «Акт».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Форма отчётности:

Выполненная работа представляется преподавателю в распечатанном бумажном варианте на листе формата А4, вложенная в папку по учебной дисциплине.

Форма контроля выполнения практических работ:индивидуальная проверка отчета по выполненной работе.

Список рекомендуемой литературы

1. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст]: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования/М.И. Басаков. - М.: «Дашков и К», 2012.-233с.

2. Пшенко, А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса. [Текст]: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования/ А.В. Пшенко - М.: Мастерство, 2011.-360с.

3. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. [Текст] /М.Ю. Рогожин – М.: Проспект, 2011. – 384 с.

Тема 2.5. Разработка и оформление докладной, служебной и объяснительной записок

Тема практической работы № 6:

Разработка и оформление докладной, служебной и объяснительной записок

Учебная цель: