Контроль исполнения документов
ЦЕЛЬ контроля- обеспечение своевременного исполнения документа.
Контроль за качеством исполнения ведет руководитель. Сроки исполнения ведет секретарь.
На контроль могут быть поставлены и устные распоряжения руководства. Для приказов на контроль берут каждый пункт, на документе ставится заглавная буква «К» и штамп «контроль». Срок исполнения документа берется из чего? - резолюции, из текста, срок может быть типовым (отчет - сдать к определенному сроку). Сроки могут быть:
- индивидуальными(указывается в документе, если срок не указан, то как правило срок исполнения 10 дней)
- типовыми
Документ может быть снят с контроля только после полного его исполнения, о чем должна быть сделана соответствующая отметка, (где?)
Продлить может только тот, кто его назначил не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения.
НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ - это систематизированный перечень дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Дело - это документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку. Номенклатуры бывают трех видов:
- типовые(для организации определенной категории или системы) -.примерные(устанавливают примерный состав дел и носят рекомендательный характер)
- конкретные(каждая организация независимо от наличия типовой и примерной должна иметь конкретную номенклатуру в качестве нормативного документа.
Ведение дел в не номенклатуры не допускается. Номенклатура дел предназначена для:
1. классификации документов
2. порядка формирования дел в делопроизводстве
3. учета дел
4. группировки исполненных документов в дела
5. систематизации дел
6. индексации дел
7. определение сроков хранения на основании экспертизы ценности документов
Оформляется на общем бланке, а текст представлен в виде таблицы.
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения и № статьи по Перечню | примечания |
| 02-07 | Книга регистрации приказов | Постоянно, ст. 1 06-а | Хранится в учреждении, в гос.архив не передается |
Графа 4. Сроки хранения документов указаны по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ( утв. Росархивом 06.10.2000)
В качестве разделов номенклатурных дел используют название отделов. Отделу присваивается индекс.
Отделы в номенклатурные дела располагают по степени важности первым идет:
- административный 01
- производственные 02
- отдел кадров 03
- функциональные и вспомогательные службы. 04, 05 и т.д.
Внутри раздела, документы располагают в следующей последовательности: - организационные (уставы, положения, инструкции, законодательные акты)
- распорядительные
- плановые
- отчетные -переписка
- регистрационные журналы и картотека.
Подписывает номенклатуру дел тот, кто составляет. Утверждает руководитель. Утвержденная номенклатура действует несколько лет, если не было изменения в действующем предприятии.
В конце каждого года оформляется итоговая запись к ним (стр.26), в которой говорится, сколько заведено дел, сколько из них постоянного и временного хранения.
Утвержденная номенклатура подшивается в дело, а выписки подают в отделы. Список крепится на дверцу шкафа, один экземпляр передается в архив. На практике мы составим номенклатуру дел отдела кадров. (Янковая, стр.59) Показать Номенклатуру дел нашей кафедры.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА
Это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дел (документы внутри дела должны находится в определенной последовательности, например, если приказ, то - в хронологическом порядке, если переписка, то ответ- вопрос или вопрос-ответ)
На обложке дела указывают: название учреждения, название отдела, № дела по номенклатуре (стр.25), заголовок (тоже по номенклатуре), дата (начало и окончание), срок хранения, когда дело будет закончено -количество листов.
Требования к формированию дел:
1. группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел
2. раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения
3. в дело не должны помещаться документов, подлежащие возврату, дубликаты, черновики
4. уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела
5. документы внутри дела располагают в хронологической последовательности
6. документы в личных делах располагают по мере их поступления
7. лицевые счета работников группируются и располагаются в алфавитном порядке
Но чтобы нам определить срок хранения и ценность документов с целью отбора их на государственное хранение проводится: ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Для проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Она назначается руководителем и состоит из 3-5 человек.
Комиссия является коллегиальным органом, заседание комиссии протоколируется и вступает в силу после утверждения руководителем. В комиссию включают администратора, работника делопроизводства и работника архива. В небольших учреждениях это секретарь, бухгалтер и администратор.
Работа комиссии проводится в несколько этапов:
1-й - это составление номенклатуры дел, где предопределяется срок хранения документов
2-й - отбор документов, работа с которыми окончена
3-й - уточнение ценности документов, при передачи его в Государственный архив (в случае ликвидации предприятия дела обязательно передаются в Гос.архив)
Вся документация, предназначенная для экспертизы, подразделяется на 3 группы:
1. Основная документация, отражающая деятельность учреждения (Положение, Устав, приказы, планы, отчеты, протоколы, переписка с органами власти и управления)
2. Оперативная информацияпо практической деятельности учреждения или предприятия (документы бухгалтерского учета, снабжения, сбыта, по административно-хозяйственным вопросам)
3. Документы личного состава- приказы по л/составу, л/дело, л/карточка, счета на з/плату.
Экспертная комиссия просматривает все документы полистно, проверяет правильность их формирования и группирует по срокам хранения.
Они делятся на 4 группы:
1-я группа - это документы постоянного хранения, в дальнейшем
передаваемые в гос.архив
2-я группа - документы длительного хранения (свыше 10 лет) -в
ведомственный архив
3-я группа - документы временного хранения (до 10 лет)
4-я группа - документы на уничтожение
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, который утверждает руководитель. Акт подшивают в дело и хранят в архиве. Курсовые работы хранятся 1 год, дипломные -5 лет.
Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения.
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ:
Описи составляются отдельно на дела:
- Постоянного хранения
- Временного (свыше 10 лет) хранения
- По личному составу Требования к составлению описи дел:
- Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером)
- При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные обозначаются словами «То же». На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью
- Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий, о передачи дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т.д.
- Номер описям структурных подразделений присваивается архивом предприятия.
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
Оформление дел в зависимости от сроков хранения проводится:
- Частичное оформление дел до 10 лет включительно
- Полное оформление свыше 10 лет
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: - дела допускается хранить в скоросшивателях;
- пересистематизацию документов в деле можно не проводить
- листы дела не нумеровать
- заверительные надписи не составлять
Полное оформлениедел предусматривает:
- Подшивку и переплёт в твердые картонные корки
- Оформление обложки
- Нумерация листов
- Составление заверительной надписи, в необходимых случаях и внутренней описи документов (стр.24 пометки сделайте в тетраде), составляющих дело
Подшивка полного оформления дела:
- Производится в 4 прокола (выравнивается полевому и верхнему краю)
- Обязательно твердая обложка
- Все металлические скрепления удаляются
- При наличии в деле особо ценных документов (личное дело студента личные документы: дипломы об образовании, трудовые книжки, наградные листы) не подшиваются, а складываются в конверт и
конверт подшивается в дело.
В конце каждого дела подшиваются чистые бланки заверительной надписи (стр.26) перепишите себе в тетрадь. Нумерация- дело должно содержать 250 листов, не более 4 см толщиной
- Нумеруются листы, а не страницы
- Нумеруются графическим карандашом в правом верхнем углу листа. Документы на формате АЗ подшиваются за один край, разворачиваются и нумеруются как один лист.
- Листы с наглухо-наклеенными мелко размерными документами нумеруются как один лист.
- Вложения в конвертах нумеруются сначала сам конверт, потом каждое вложение в нем
- Фотографии, диаграммы, схемы нумеруются на оборотной стороне _ левый верхний угол.
При ошибках в нумерации листов дела делается оговорка в заверительной надписи (либо отсутствующие), при большом количестве ошибок дело подлежит перенумерации листов. При этом предыдущая нумерация зачеркивается чертой, а рядом проставляем новый номер, составляем новую заверительную запись, старая заверительная запись аккуратно перечеркивается и остается в деле.
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ- с момента заведения и до передачи в архив предприятия (если он есть) дела хранятся по месту их формирования, располагают дела в шкафах, сейфах, обеспечивающих их полную сохранность (например дипломы - только в сейфе).
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив организации. Передача их осуществляется по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы организации.
Ответственность за сохранность документов несут руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.
Документы временного хранения оформляют упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел. Эти документы остаются в скоросшивателях и в архив сдаются на усмотрение руководителя (скорее всего, хранятся на антресолях). Если сдают, то сдают по номенклатурам дел.
Выдача из архива по заявлению.стр.25 инструкция
55. Этика деловых отношений: понятия, виды кодексов делового поведения, проблемы внедрения в России.
Под этикой в широком смысле понимается система универсальных и специфических нравственных требований и норм поведения, реализуемых в процессе общественной жизни. Соответственно, этика деловых отношений выделяет одну из сфер общественной жизни.
ЭДОизучает соответствие моральных норм человека, деятельности и цели организации и представляет собой инструмент анализа и решения проблем, которые встают перед нравственным человеком в деловой сфере. Соблюдение этики деловых взаимоотношений является одним из главных критериев оценки профессионализма как отдельного сотрудника, так и организации в целом.
Все без исключения направления деловой этики базируются на основополагающих нормах этики. К ним можно отнести уважение чувства собственного достоинства и личного статуса другого человека, понимание интересов и мотивов поведения окружающих, социальную ответственность за их психологическую защищенность и т.п.
Современная деловая этика, по мнению многих учёных, должна основываться на трёх важнейших положениях:
§ Создание материальных ценностей во всем многообразии форм рассматривается как изначально важный процесс;
§ Прибыль и другие доходы рассматриваются как результат достижения общественно значимых целей;
§ Приоритет в разрешении проблем, возникающих в деловом мире, должен отдаваться интересам межличностных отношений, а не производству продукции.