Тема 4.6. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа - запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставле­нием на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов:

> централизованная;

> децентрализованная;

> смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрацион­ных операций в одном месте (например, в канцелярии) или одним сотрудником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам орга­низации и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию докумен­тов в местах их создания или исполнения (в структурных подраз­делениях).

В организациях также может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

Документ не должен регистрироваться повторно при его переме­щениях внутри организации.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- коммерческие контракты;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внут­ренних документов и коммерческих контрактов используется по­рядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присва­ивается по журналу в рамках одного года, с января по декабрь, на­чиная с № 1.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрацион­ные номера, состоящие из:

- порядкового номера документа с начала года;

- условного обозначения структурного подразделения или долж­ностного лица;

- номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов могут включать следующие графы:

- номер документа;

- дата документа;

- автор документа (внешняя организация) - для входящих доку­ментов;

- адресат (корреспондент) - для исходящих документов;

- количество листов документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела.

ЖУРНАЛ регистрации входящих документов

№ п/п

Дата доку­мента

Автор доку­мента

Исходя­щий №

Краткое содержа­ние (заго­ловок)

Исполни­тель

Подпись испол­нителя

Срок ис­полнения

Примеча­ние

Рисунок 6. Пример граф журнала регистрации входящих документов

ЖУРНАЛ регистрации исходящих документов

№ п/п

Адресат (кому)

Краткое содержание (заголовок)

Исполнитель

№дела

Примечание

Рисунок 7. Пример граф журнала регистрации исходящих документов

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.

Регистрация документов - это начальный этап контроля за ис­полнением документов.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех докумен­тов, которые по поручению директора поставлены на контроль. Обычно контролируется исполнение очень важных или срочных документов. Технологическое обеспечение контроля за исполне­нием осуществляет секретарь-референт или сотрудник службы делопроизводства.

После указания директора о постановке документа на контроль проставляется красным цветом буква «К» на левом поле доку­мента напротив реквизита «заголовок» (см. рис. 1). Затем в ре­гистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках ис­полнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции директора на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведе­ния контроля.

Существуют следующие этапы контроля исполнения докумен­тов:

> текущий контроль (сбор ежедневных сведений об испол­няемом документе);

> предупредительный контроль (предупреждение о необхо­димости исполнения документа за 2-3 дня до срока);

> итоговый контроль (обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудниками и всей организацией).

Для большинства документов срок исполнения не должен пре­вышать 10 дней.

Продление сроков исполнения может производиться только по указанию директора.

Документ считается исполненным и снимается с контроля ди­ректором после проведения конкретной работы исполнителем (составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Подведем итоги

Документооборот - это совокупность взаимосвязан­ных процедур, обеспечивающих движение документов в организа­ции с момента их создания или поступления и до завершения ис­полнения или отправки.

В документационном обеспечении организации выделяют три группы документов:

• поступающие (входящие) документы;

• отправляемые (исходящие) документы;

• внутренние документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и про­хождения.

Для регистрации документов применяются регистрационные жур­налы.

Существуют несколько форм регистрации документов:

• централизованная;

• децентрализованная;
• смешанная.