Тема 4.5. Организация работы с документами

Организация работы с документами - это обеспечение оптималь­ных условий для работы с документами, начиная с момента созда­ния или получения документа и до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

В документационном обеспечении-организации выделяют три груп­пы документов:

> по ступающие (входящие) документы;

> отправляемые (исходящие) документы;

> внутренние документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и про­хождения.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, пре» де всего, для входящих документов. Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Организация может составить для себя список нерегистрируемых документов. Обычно это: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т.п.

Многие организации не проводят регистрацию внутренних доку­ментов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охва­тывает внутренние, входящие и иногда - исходящие документы.

______________________________________________________________________________

ЗАДАНИЕ

Как Вы думаете, какие документы подлежат обязательной регистрации, а какие – нет.

Аргументируйте свой ответ.

______________________________________________________________________________________

Входящие документы

Поступающие в организацию документы называют входящими. Эти документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в провер­ке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полнос­тью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в пра­вом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначе­ние структурного подразделения, например: «ПО» - производственный отдел.

При обработке поступающей корреспонден­ции необходимо соблюдать пра­во граждан на тайну перепис­ки. Сотрудник, получающий вхо­дящие докумен­ты, не вскрыва­ет письма, име­ющие пометку «Лично»-«Private».

Корреспонден­ция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывает­ся тем сотрудником, который имеет к ней допуск

При передаче документов непосредственно исполнителям указы­ваются их фамилии и инициалы.

При наличии в организации локальной сети прием-передача доку­ментов может осуществляться с помощью ПК.

После регистрации документы передаются для ознакомления и при­нятия решения директору. Директор должен определить исполни­теля, дать четкие и конкретные указания по исполнению докумен­та и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Резолюция может явиться основанием взятия докумен­та на контроль. Если в резолюции указано несколько исполните­лей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

С резолюцией директора документ передается ответственному ис­полнителю под расписку в журнале регистрации входящих доку­ментов с проставлением исполнителем даты получения. Переме­щение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограни­чения доступа.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный до­кумент, выполнено задание), на документе исполнителем простав­ляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.

Исходящие документы

Отправляемые организацией документы называют исходящими. Об­работка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа директором (в необходимых случаях - ут­верждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исклю­чением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись директору.

После подписания директором в двух экземплярах исходящий до­кумент передается для регистрации.

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

- номер документа, включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера до­кументов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, этот номер необходимо проставить на двух экземплярах. Исходящий документ в день составления отправляется адресату. Второй экземпляр отправленного документа или единственный экземпляр документа (например, если это факс) подшивается в дело.

Внутренние документы

Внутренние документы - это документы, составление, оформление, исполнение и хранение которых осуществляется в рамках органи­зации, не выходя за ее пределы. На этапах подготовки и оформле­ния порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа директором (утверждение, в необходи­мых случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обес­печению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними доку­ментами порядок операций такой же, как и с входящими доку­ментами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами яв­ляются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспер­тизы ценности документов). Внутренние документы могут исполь­зоваться в справочно-информационной работе более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

_____________________________________________________________________________________

ЗАДАНИЕ

Приведите примеры входящих, исходящих и внутренних документов.

_____________________________________________________________________________