Делопроизводство в Древнерусском государстве

ЦЕНТР ИНТЕНСИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ОБРАЗОВАНИЯ

Е.А. Вокач, О.А. Зинченко

КАК НАВЕСТИ В ДЕЛАХ

ПОРЯДОК-

СОВРЕМЕННОЕ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ 14

Проект

«Профессиональное

образование

XXI века»

Учебное пособие для студентов 2, 3 курсов средних специальных учебных заведений (группа специальностей 080000 - экономика и управление)

Допущено Министерством образования

Российской Федерации

Москва 2006

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ........................................................................................ ……………….3

Раздел I. ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ......... ……………….6

Раздел П. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.... ………………14

Тема 2.1. Реквизиты документов.................................................. ………………15

Тема 2.2. Бланки документов предприятия.................................. ………………23

Раздел III. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ.................................................. ………………26

Тема 3.3. Основные документы управления................................ ………………26

Тема 3.4. Документы по личному составу................................... ………………36

Раздел IV. ДОКУМЕНТООБОРОТ................................................. ………………42

Тема 4.5. Организация работы с документами............................. ………………42

Тема 4.6. Регистрация и контроль исполнения документов....... ……………….45

Раздел V. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ .. ………………..49

Тема 5.7. Составление номенклатуры дел..................................... ………………49

Тема 5.8. Формирование и оформление дел.................................. ………………51

Тема 5.9. Подготовка документов к передаче на архивное хранение ………………52

Тема 5.10. Работа с документами, содержащими

конфиденциальные сведения............................................................ ………………53

Раздел VI. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ............................................... ………………56

Тема 6.11. Современные средства оргтехники.............................. ………………56

Тема 6.12. Работа с электронными документами.......................... ………………61

Раздел VII. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ....................................................... ………………64

Тема 7.13. Приемы делового общения........................................... ……………….64

Тема 7.14. Деловая переписка........................................................ ……………….68

Тема 7.15. Организация рабочего времени.................................... ……………….69

ВВЕДЕНИЕ

Изучив данную Рабочую тетрадь, Вы узнаете: что такое делопро­изводство; что правильное и удобное ведение дел в организации помогает оптимально использовать временные, денежные и чело­веческие ресурсы.

Из своего жизненного опыта Вы, наверное, уже поняли, как удобно иметь порядок во всех вещах (будь то книги, инструкции по быто­вой технике и т.п.). И как утомительно бывает искать часами запис­ку с телефоном, которая нужна именно в эту минуту, и только вчера лежала на столе, а сегодня Вы уже обыскали всю квартиру, а ее нет...

Можете представить себе, как важен порядок в делах в любой организации.

Вообразите настроение начальника, который не может найти важ­ный документ во время разговора с партнером или клиентом, или менеджера, который не может найти папку с заключенным догово­ром на строительство коттеджа.

Беспорядок в хранении документов - это большой риск потери ин­формации, который может негативно отразиться на деятельности организации.

В каждой организации на составление документов и на работу с документами уходит примерно 60% рабочего времени.

Документ - бесценное средство связи и конечный результат капи­таловложений.

Большую часть служебной информации сотрудники организации получают посредством документов.

На основе документов принимаются управленческие решения. До­кументы во многих случаях являются главным аргументом в спор­ных ситуациях. Организации могут понести большие убытки из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

Итак, что же такое делопроизводство?

Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. Этот термин образо­ван от сочетания слов «производство дела». Значение его становит­ся понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (су­дебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Из этого следует, что при возникновении тер­мин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел).

Юридическая сила документа обеспе­чивается установ­ленным для каж­дой разновиднос­ти документов комплексом рекви­зитов- обяза­тельных элемен­тов оформления документа (наи­менование автора документа, адре­сата, подпись, пе­чать и др.). Госу­дарственным стандартом ус­тановлен не толь­ко состав реквизи­тов (всего их 30), но и зоны и после­довательность их размещения на документе

В наше время термин «делопроизводство» означает следующее. Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспе­чивает документирование и организацию работы с офисными до­кументами.

Документирование – запись информации на бумаге или любом дру­гом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.

Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему дей­ствующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Современные требования к оформлению организационно-распоря­дительной документации зафиксированы в государственном стан­дарте(ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требо­вания к оформлению документов»), введенном в действие с 1 июля 2003 года.

В результате документирования деятельности организации созда­ется документ - зафиксированная на материальном носителе ин­формация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции:

√ информационная (документ создают для сохранения инфор­мации);

√ социальная (документ является социально значимым объек­том, т.к. связан с определенной социальной потребностью);

√ коммуникативная (документ выступает средством связи меж­ду организациями и другими общественными структурами);

√ культурная (документ закрепляет и передает культурные тра­диции).

Специальные функции:

√ управленческая (документ является инструментом управле­ния, поскольку специально создан для этой цели);

√ правовая (документ является средством закрепления и из­менения правовых норм и правоотношений в обществе);

√ историческая (документ - это источник исторических све­дений о развитии общества).

Сейчас все чаще употребляется термин документационное обес­печение управления- ДОУ. Он возник в связи с совершенствова­нием организационно-технической основы делопроизводства, в свя­зи с внедрением в сферу работы с документами средств вычисли­тельной техники, современных информационных технологий сбо­ра, обработки, хранения и использования информации.

Необходимо с самого начала деятельности организации поставить делопроизводство так, чтобы это была не канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис, в основу функциониро­вания которого положены следующие принципы:

√ оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

√ современное техническое оснащение (компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и другие средства оргтехники);

√ целесообразность всех делопроизводственных операций;

√ умелое сочетание документационного обеспечения управле­ния с бездокументным (т. е. составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено го­сударственными нормативными актами).

Совокупность реквизитов доку­мента и схема их расположения на документе со­ставляют фор­мулярдокумен­та. Формуляр регламентирован государственным стандартом, по­этому для пра­вильного состав­ления документа необходимо знать не только рекви­зиты документа, но и схему их рас­положения на до­кументе. Наличие формуляра, уста­новленного госу­дарственным стандартом, обеспечивает единство доку­ментации как в рамках одной организации, так и в целом в стране

Как же навести порядок в делах, соблюсти все нормы и требования законодательства и при этом сэкономить ресурсы? Об этом Вы и прочитаете в Рабочей тетради 14.

Раздел I. ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

Из этого раздела Вы узнаете о развитии делопроизводства с X века до нашего времени.

В истории делопроизводства России можно выделить несколько пе­риодов:

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (начиная при­мерно с X в. до середины XV в.).

2. Приказное делопроизводство (с середины XV до XVII bb.).

3. Коллежское делопроизводство (XVIII b.).

4. Министерское делопроизводство (с XIX в. до начала XX в.).

5. Делопроизводство 1917-1941гг.

6. Делопроизводство 1945-1993гг.

Подробно об истории делопроизводства Вы можете узнать из спе­циальной литературы. Здесь мы дадим лишь краткое описание и характерные черты каждого периода.

Происхождение первых госудap-ственных учреждений – приказов, связано с практикой личных поручений (npиказов) великого князя ближайшему ок­ружению по разрешению отдельных вопросов

Приказное делопроизводство

Название приказного делопроизводства произошло от названия первых государственных учреждений - приказов. Точное число при­казов неизвестно, называют от 40 до 70 приказов. Вот некоторые из них: посольский, тайных дел, холопий, большой казны, помест­ный, разрядный. Деятельность приказов объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой.

Во главе приказа стоял приказной судья, у него в подчинении состояли дьяки, в подчинении у дьяков находились подьячие. Приказному судье принадлежала распорядительная деятельность, дьяки и подьячие занимались организацией и ведением делоп­роизводства.

В делопроизводстве приказов использовалась специфическая фор­ма документа - столбец или свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь очень большие размеры.

Составные части столбца назывались «поставами». Такое же на­звание получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела, начиная с инициативного документа (например, челобитной), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Текст в столбцах писался только с одной стороны, обо­ротная использовалась лишь для проставления резолюции, адреса.

Документы хранились свернутыми в свиток. Для важных докумен­тов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились просто в сундуках. В некоторых приказах были шкафы для хране­ния документов, а затем придумали меры по охране документов (например, снабжение сундуков замками).

Видовой состав документов приказного делопроизводства был сле­дующим:

• грамоты;

• приговоры;

• наказы;

• доклады; памяти;

• отписки;

• челобитные.

Столбцовая форма была неудобной. Поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была непрочной, что приводило к износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги

Внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места -боярам, воеводам, приказным людям. Обращения граждан к цент­ральной власти оформлялись в виде челобитных.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизи­тов не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата и содер­жание документа составляли один сплошной текст.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

1) поступление документа на рассмотрение;

2) подготовка дела к «докладу»;

3) рассмотрение и решение дела;

4) оформление документа, содержащего решение.

Рабочий день в коллегиях начи­нался в 8 часов утра и продол­жался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год за ис­ключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского слу­жащего вычита­лось жалованье за месяц, за неотработанный час вы­читалось недель­ное жалованье

Коллежское делопроизводство

В результате петровских реформ сложилась следующая система уч­реждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии. Вместо упразднен­ных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизи-он-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Домини­рующее значение здесь получил коллегиальный способ принятия решений. В 1720 г. Петром I был утвержден Генеральный регла­мент («Генеральный регламент или устав, по которому государ­ственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним кан­целярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданнейше по­ступать имеют»). С этого момента и начинается система дело­производства, получившая название «коллежской» по названию уч­реждений - коллегий.

Делопроизводственная деятельность коллегии закрепилась за са­мостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фи­гурой канцелярии был секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слу­шанию, «докладывание» дел на заседании коллегии, ведение спра­вочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляри­сты, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вах­мистр (сторож для охраны).

Делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащи­ми, и обязанность каждого была строго определена регламентом.

Например, нотариус вел протоколы («повседневные записки») по всем делам, решавшимся в коллегии.

Актуариус вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением кан­целярских принадлежностей.

Регистратор вел регистрационные книги:

√ журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии;

√ регистрационные книги («регистратуры») - А, В, С и D (книги А и В служили для регистрации исходящих документов, С и D - для ре­гистрации входящих).

При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых до­кументов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия.

Например: указные грамоты, наказы заменены указами, инструкци­ями; челобитные - прошениями; памяти и отписки - рапортами, доношениями, известиями.

В 1700 г. Петр I издал указ об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме.

Для многих документов разработали образцы, по которым следова­ло составлять документы.

Выделяется из текста и становится самостоятельным реквизитом дата документа. Во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:

«Мая 25 дня 1724 года».

Наименование документа тоже стало самостоятельным реквизитом.

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд рекви­зитов, отражающих различные стадии процесса документирования: подписи, отметки о согласовании, отметки о контроле и т.п.

Это интересно

В древности в качестве материального носителя для создания документов использовали различные материалы. В Месопотамии из глины делали таблички, наносили острой палочкой знаки письма и обжигали, что позволяло зафиксировать написанное и сохранять в течение длительного времени. В Египте материалом для письма служил папирус - бумага, приготовленная из многолетнего травянистого растения с тем же названием. В странах Малой Азии, а затем в Европе, для изготовления документа использовался пергамент - особым образом выделанная кожа животных. В Древнем Новгороде применялась береста.

Практически дo

конца 14 в. основным мате­риалом для пись­ма на Руси слу­жил пергамент. Лучший пергамент привозили uз Греции. Потерявшие цен­ность документы счищали, а доро­гостоящий мате­риал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для зaписи информации

Это интересно

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую сначала привозили из европейских стран, а со второй половины XVII в. ее стали производить в России. Первую бумажную фабрику построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Одна­ко только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных ману­фактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцве­тал. Поэтому документы этого периода сохранились в хорошем состоя­нии до нашего времени.

Это интересно

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья при­менялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посы­пался мелким кварцевым песком.

ГОСТ

01. Государственный герб Российской Федерациипомещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государствен­ном гербе Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерациипомещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Россий­ской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знакпомещают на блан­ках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроиз­водят, если на бланке уже имеется герб РФ или герб субъекта РФ.

04. Код организациипроставляют по Общероссийскому классифи­катору предприятий и организаций (ОКПО).

На формах официальных документов, представляемых в государ­ственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.

05. Основной государственный регистрационный номер предприятияпроставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ЗАДАНИЕ

1. В каком из следующих видов документов не следует указывать реквизит «наименование вида документа» (отметьте правильный ответ)

√ протокол;

√ приказ;

√ письмо;

√ справка.

2. Если документ составлялся двумя организациями в разное время, какая из дат подписания является датой документа (отметьте правильный ответ)

√ первая;

√ последняя.

3. Какая из цифр регистрационного номера №2 – 4/36 соответствует порядковому номеру документа?

_____________________________________________________________________________

гост

Рисунок 2. Общий бланк

Бланк письма(рис. 1) содержит следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Рос­сийской Федерации или города), для организаций, имеющих на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- код организации по ОКПО;

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации;

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера те­лефонов и т.п.).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части сле­дующих реквизитов:

- дата,

- регистрационный номер документа,

- ссылка на регистрационный номер и дату документа.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следую­щих реквизитов:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) со­ставляется на основе общего бланка. Он содержит те же реквизиты и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например ПРИКАЗ и т.п.

_____________________________________________________________________________________

ЗАДАНИЕ

Попробуйте сами составить бланк конкретного вида документа (например, приказа).

Задание выполните на отдельном листе.

_____________________________________________________________________________

В деловой практике часто используются бланки руководителей – должностные бланки.На таком бланке вместо наименования орга­низации указывается должность, например: «Генеральный дирек­тор ЗАО «Росбизнес».

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разраба­тываются только тогда, когда руководители подразделений и долж­ностные лица имеют право подписи документов.

Можно использовать два варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.

Продольный бланк - расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой (см. рис. 2).

Угловой бланк - расположение реквизитов заголовочной части до­кумента в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата (см. рис.1). По подсчетам специалистов, уг­ловое расположе­ние экономит до 20% площади ли­ста документа.

Реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «место составле­ния или издания документа» могут быть расположены следующи­ми способами:

- флаговым(каждая строка реквизита начинается от границы ле­вого поля и окончания строк не выравниваются);

- центрованным(начало и конец каждой строки реквизита в рав­ной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имею­щих свой национальный язык в качестве государственного, такие реквизиты как: «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления документа» оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка.

Бланки предприятия удобно хранить в памяти компьютера и выво­дить на печать при создании конкретного документа. Однако при повышенных требованиях к защите документов от подделок блан­ки лучше заказывать в типографии, так как в этом случае использу­ются специальные технологии изготовления бланков, водяные зна­ки, специальные сорта бумаги и т.п.

Подведем итоги

Существует 30 реквизитов, используемых в документах управ­ления.

Количество реквизитов и порядок их расположения на конкрет­ном документе определяются задачами, для решения которых до­кумент создается.

Различают следующие бланки документов организации:

> общий бланк;

> бланк письма;

> бланк конкретного вида документа.

РАЗДЕЛ Ш. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

Из этого раздела Вы узнаете: об основных документах управления и их характеристиках; о существующих документах по личному со­ставу и правилах их оформления.

Как вы уже знаете, деятельность организации сопровождается со­ставлением различных документов. Однако при всем их многооб­разии можно выделить следующие группы документов:

- организационные документы (устав, учредительный договор, структура, штатная численность, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);

- распорядительные документы (приказы по основной деятель­ности, распоряжения, решения);

- документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные карточки, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, отче­ты, сметы, накладные, приходные ордера, расходные ордера, сче­та и др.). Об этих документах Вы можете прочитать в компьютер­ных материалах.

- информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы);

- нормативные документы государственных органов (докумен­ты, регулирующие различные вопросы деятельности: налоги, ох­рана окружающей среды и т.п.);

- коммерческие контракты или договоры.

Приказы

Приказы являются одними из наиболее важных документов.

Указания

Указание - распорядительный документ, издаваемый по воп­росам, связанным с организацией исполнения приказов, инст­рукций и других актов предприятия.

Указания подписывает директор или по его поручению замес­титель.

Распорядительная часть указания начинается словом:

ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ).

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах ка­лендарного года.

Инструкции

Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регули­рующие специальные стороны деятельности организации. В за­головке к тексту инструкции обозначается объект или круг воп­росов, на которые распространяются требования инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты. В тексте инструкции используются слова: «должен», «следует» и т.п.

Инструкция визируется руководителем структурного подразде­ления-разработчика этой инструкции и утверждается директо­ром путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.

Протоколы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который кон­спектирует или записывает на диктофон выступления участни­ков заседания.

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование организации, (рис. 4).

ЗАО «Росбизнес»

ПРОТОКОЛ

Дата №___

Заголовок протокола

Председатель: Фамилия И. О.

Секретарь: Фамилия И. О.

Присутствовали: Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О. Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.

Повестка дня:

1. О чем первый вопрос, вынесенный на обсуждение

2. О чем второй вопрос, вынесенный на обсуждение

СЛУШАЛИ:

Фамилия И. О. - краткое содержание выступления

ВЫСТУПАЛИ:

Фамилия И. О. - краткое содержание

Фамилия И. О. - краткое содержание

Фамилия И. О. - краткое содержание

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Полный текст постановления

2. Полный текст постановления

Председатель Подпись И. О. Фамилия

Секретарь Подпись И. О. Фамилия

Рисунок. 4. Пример оформления протокола

В протоколе указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания с начала года.

В заголовке указывается название коллегиального органа, например:

ПРОТОКОЛ

заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотруд­ников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии пригла­шенных.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каж­дый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

1. Об итогах работы предприятия за второй квартал 2000 г.

2. О повышении оклада штатных сотрудников.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопро­сы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответа­ми. Постановление указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Обратите внимание!Протоколы правления акционерного обще­ства или совета директоров должны быть подписаны всеми при­сутствовавшими на заседании.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение мате­риалы: справки, доклады, проекты и т.п. в виде приложения.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после со­ответствующего протокольного решения.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах кален­дарного года.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников пред­приятия в виде копии самого протокола или выписки постановляю­щей части из него, либо в виде других распорядительных докумен­тов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, хра­нятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Акты

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтвержда­ющий какие-либо факты или события.

Акты имеют много разновидностей: акт сдачи-приемки продукции; акт списания материалов и т.д.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним докумен­том, то он должен содержать справочные данные об организации (адрес, телефон и т.п.). Пример составления акта показан на рис. 5.

Акт может иметь заголовок и состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указывается основание составления акта. Это либо ссылка на документ, либо на устное распоряжение руководства, либо на какие-то события.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председа­теля и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

В основной части излагаются цели, задачи, сроки проведенной ко­миссией работы, ее результаты (выводы, предложения). Текст акта может делиться на пункты. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпля­ров акта, о месте нахождения этих экземпляров или адресатах, ко­торым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Обратите внимание на следующее: для ряда актов (по материаль­ным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утвер­ждение директором и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий и проверок знакомят всех лиц, деятельность ко­торых они затрагивают. В этом случае в акте после подписей соста­вителей ставится отметка:

С актом ознакомлены:

- должности;

- подписи;

- расшифровки подписей;

- даты.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты порчи или недостачи продукции, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заве­рены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Докладные записки

Докладная записка - документ, адресованный директору или вы­шестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить директора в известность о каких-либо фактах или событиях и мо жет содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрываю­щий ее содержание.

В первой части докладной записки излагаются факты или события, послужившие поводом к ее написанию.

Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных дей­ствиях, которые необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладные записки должны быть подписаны составителем, а док­ладные записки, направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны директором.

Докладные записки по основным вопросам деятельности органи­зации хранятся 5 лет.

Контракты

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Подробно о заключении договоров см. в Рабочей тетради 11, Раздел 4, Тема 3.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять осо­бое внимание:

- четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения контракта любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию пунктов контракта Федеральному закону «О за­щите прав потребителей» и другим законодательным актам;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

Составными частями контракта являются:

- название вида и заголовок документа (например, договор куп­ли-продажи);

- дата, номер, место составления;

- наименования сторон (полные названия организаций);

- предмет контракта;

- условия и сроки поставки, хранения и т.д.;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, бан­ковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшиф­ровок подписей и дат подписания документов);

- печати фирм-контрагентов.

Должностные инструкции

Должностная инструкция - документ, в котором определены функ­ции, права и обязанности сотрудника.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт. Трудовой контракт и должностная инструкция использу­ются при разрешении конфликтных ситуаций между работодате­лем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается специалистом по рабо­те с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изме­нения в должностную инструкцию