Приказное делопроизводство. (ХУ1-ХУП век)

На раннем этапе развития Древнерусского государства (до конца 15 века) государственных учреждений не существовало. Управленческие функции чаще всего выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие деятельность вообще без сотрудников, либо с ограниченным штатом чиновников.

В этих условиях единая система делопроизводства не требовалась. Постепенно по мере развития государства и его органов появляются профессиональные специалисты в области создания и обработки документов. Это были дьяки и церковные псаломщики. При этом стали разрабатываться и первые документы, типовые формы наиболее распространенные на тот период документы. Устанавливаются приемы составления документов, которое проходит стадии написания - чернопись, редакция, запись на беловик. Разрабатываются такие элементы документирования, как скрепы, печати, элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии использования и хранения.

С образованием централизованного Московского княжества складывается и аппарат государственного управления и одновременно требуется и формируется на данном этапе система документационного обеспечения этого аппарата.

Высший государственный орган - боярская дума имела неопределенные и безграничные полномочия по государственному управлению. Первые государственные учреждения назывались приказы и помещения - приказными избами. Этот период с 15-17 вв. и назван приказным.

Делопроизводство этого периода характеризуется использованием «столбцовой техники делопроизводства». Составлялись «столбцы» - свиток из подклеенных друг к другу листов. Например, «соборное Уложение», 1649 года было длиной около 309 метров. Кроме того, если раннее документы составлялись на пергаменте, то в 15 веке появляется бумага.
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла из следующих этапов:

- поступление документа на рассмотрение;

- подготовка дела к «докладу»;

- рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение.

Виды документов этого периода: грамоты, приговоры, указы, доклады, памяти, челобитные.

Коллежское делопроизводство. ( ХYШ век)

Другую систему делопроизводства ввел Петр 1 в 1720 году, прежние государственные учреждения - приказы заменяются на коллегии, канцелярии, конторы, ратуши. Петр 1 вводит в 1720 году «Генеральный регламент», каждая коллегия руководствуется своим регламентом.

В коллежской системе делопроизводства регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после - и в архиве. Все пакеты, адресованные в коллегию, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении.

Разрабатываются образцы документов, так называемые «генеральные формуляры». Появляется отдельный реквизит документов - дата, которая выносится под текстом на левой стороне листа.

Возникают новые образцы документов - векселя,
облигации, рапорты, журналы, протоколы и другие.

В общем, этот период характеризуется значительным увеличением работы с документами и очень много формальностей при оформлении документов.

18 век характеризуется детальной регламентацией всех сторон деятельности канцелярии учреждения.

Исполнительное делопроизводство. (ХIХ – начало ХХ века)

Этот период характеризуется принятием нормативного документа - «Общее учреждение министерств». Он устанавливал порядок работы центральных учреждений. Им определялись структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, в его отсутствие единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министра назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат составляли департаменты, которые делились на отделения, отделения - на столы.

Основным органом, который осуществлял письмоводство, были канцелярии. Этот документ законодательно закреплял порядок производства дел во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Процесс делопроизводства включает следующие этапы:

- порядок вступления дел;

- движение дел;

- ревизия; Указанная стадия включала контроль за правильностью составления и своевременностью исполнения документов.

- отчеты. В конце отчетного периода составлялись ведомости об исполненных и неисполненных документах. Копии документов (отпуски) помещались на хранение.

Велось 2 вида служебной переписки:

- переписка министра;

- переписка департамента.

То есть, организуется прием документов, направляется на исполнение и непосредственно само исполнение, регистрация документов, контроль их исполнения, отправка документов.

Законодательно устанавливаются определенные правила составления документов и реквизиты.

Кроме того, установлен определенный порядок хранения: систематизация документов в дела по какому- либо признаку (корреспондентский или географический - при переписке, авторский - внутренние документы).

Советское делопроизводство. (1917-1991гг.)

После октябрьского переворота была уничтожена вся
система государственной службы и управления, для работы в государственных учреждениях привлекались солдаты, рабочие, которые не имели специального образования. Соответственно понизился уровень документационного обеспечения управления.

Возникла необходимость упорядочения процессов документирования.

Был принято Постановление «О форме бланков государственных учреждений», включало обязательные реквизиты бланков, упрощение делопроизводства.

1931г. - «Общие правила документации и документооборота».

Затем до 80гг. принимаются различные документы, регламентирующие правила архивной работы учреждений, 1988г. Государственная система документационного обеспечения управления, которая действует до настоящего времени с изменениями и дополнениями.

В настоящее время появились различные новые документы, унифицированные системы различных форм документации, различные законодательные акты, регламентирующие делопроизводство. Кроме того, введение компьютерных технологий в своевременном делопроизводстве способствует сокращению времени для составления и исполнения документов, а также облегчает осуществление контроля за исполнением документов.