Аннотирование документов при описании единицы хранения

Аннотация документов единицы хранения представляет собой краткую характеристику наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не отражаются заголовком единицы хранения.

Аннотируются уникальные и особо ценные документы, документы учреждений-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие значение для исполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов, документы, наличие которых в данном деле не может быть определено по заголовку. Аннотироваться могут и документы-приложения (аннотации на научные работы, рукописи и т.п.).

Аннотация располагается вслед за заголовком единицы хранения с красной строки.

Аннотация составляется так же, как заголовок отдельного документа или как краткое изложение части содержания документа. В конце ее под рубрикой “упоминаются” могут перечисляться имена и фамилии лиц, названия учреждений, географические названия и пр., имеющие существенное значение для поиска информации.

В аннотации отмечается степень подробности сведений (“краткие сведения”, “подробное сообщение”).

Текст аннотации должен быть кратким, высоко информативным. При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки, типа “документы касаются”, “в документах содержатся”, а также такие формулировки, как “интересные документы”, “весьма ценные документы”, “важные сведения”.

В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемого документа.

Например:

Переписка с СНК РСФСР об изменении финансового законодательства (ф. Наркомфина РСФСР).

Аннотация: Доклад заведующего бюджетным отделом Наркомфина РСФСР от 15 декабря 1920 г. о пересмотре финансового законодательства РСФСР. Лл …

При аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его название или начальные слова документов (при отсутствии названия), выходные данные. В аннотациях к планам, чертежам, рисункам и другим изобразительным документам рекомендуется указывать материал, формат документа и способ его исполнения, для карт – масштаб.

Особенности описания документов по личному составу

К документам по личному составу относятся документы, содержащие официальную информацию о деятельности личности в организациях, учреждениях и т.п.

Документы по личному составу имеют разные сроки хранения и после экспертизы поступают на хранение в архивы в связи с ликвидацией организации без правопреемника.

Особенностью описания документов по личному составу является наличие в описательной статье единицы хранения элемента “Срок хранения”, в котором обозначается относящийся только к данным документам срок их хранения.

Описание документов по личному составу, состоящих из разнообразных по видовому составу документов, имеет свои особенности в каждой группе.

Описание личных дел

Личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о лице, его трудовой деятельности (для лица, занятого на производстве, работающего в организациях, учреждениях и т.п.), обучении в гражданском или военном высшем учебном заведении (для студента, аспиранта, слушателя военной академии и т.д.).

Личное дело заводится на момент поступления работника на работу, отражает всю его деятельность в конкретной организации и завершается, как правило, датой его увольнения.

Личное дело относится к фонду той организации, из которой данное лицо было уволено.

В фондах органов исполнительной власти, учреждений, возглавляющих ведомственную систему, откладываются личные дела номенклатурных работников данной системы. Эти дела формируются и описываются так же, как и личные дела работников этого учреждения, но часто систематизируются в отдельную группу внутри описи личных дел работников учреждения, организации или составляют отдельную опись.

На отдельные группы работников составляются только личные карточки или трудовые контракты (соглашения) (в коммерческих структурах). Эти документы заменяют личные дела.

При описании личного дела указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, крайние даты его поступления и увольнения с работы, количество листов и срок хранения.

Например:

Личное дело

Петров Дмитрий Иванович.

15 марта 1950 г.

2 декабря 1950 г.

50 лл.

Хранить 75 лет.

Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которого заведено дело, то на обложке дела (и в описи) должны быть указаны все варианты.

Например:

Ильясов Нурулла Хабибулович (Юрий Алексеевич)

Хасин Борис Павлович (Борух Пинхусович)

Иностранные фамилии, имена воспроизводятся в русской транскрипции, в скобках приводится их написание на иностранном языке (если оно имеется в личном деле).

Например:

Лихт Радомир (Licht Radomir).

Крайние даты личного дела устанавливаются по организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и др.), по личному составу учреждений, организаций; выпискам из приказов по личному составу, входящим в состав личного дела; из текста дополнения к листку по учету кадров, помет кадрового работника, с обложки личного дела.

Датой приема (увольнения) считается день зачисления (увольнения) лица на работу (с работы), а не дата принятия приказа.

Если в личном деле имеются документы о деятельности лица вне данной организации и датируемые более ранними годами, при описании даты этих документов во внимание не принимаются.

Комплексные личные дела описываются по крайним первым буквам фамилий. Таков же порядок описания единиц хранения с учетными карточками формы Т-2. В заголовке единицы хранения, содержащей личные дела и карточки ф.Т-2, указывается год увольнения работников.

Например:

Личные дела сотрудников Министерства здравоохранения СССР с фамилиями на буквы М – Н, уволенных в 1970 г.

Аттестационные, наградные, выездные дела по набору документов схожи с составом “личного дела работника (сотрудника)”. Они содержат автобиографии, характеристики, справки, выписки из приказов и т.п. Наличие в этих делах иных документов (выписки из протоколов квалификационных комиссий, контракты на работу и расчеты по ним и др.) не влияет на их описание, которое проводится по аналогии с личным делом.