Методика составления заголовка единицы хранения

Основным элементом описания единицы хранения является заголовок единицы хранения.

Так, заголовок единицы хранения управленческой документации должен включать наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которым составлены документы (автор); если автор неизвестен, допустимо замечание: “автор не установлен”; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которым относится содержание документов единицы хранения; местонахождение автора, адресата или корреспондента документов; даты документов единицы хранения и указанных в них событий.

Вид единицы хранения (дело, переписка, документы, альбом, журнал, реестр, книга) или вид (разновидность) документов (протоколы, приказы, постановления, доклады, отчеты, акты, письма, записные книжки и др.), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка.

Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие “дело”.

Например:

Дело о финансировании строительства здания драматического театра. 1935 – 1937 гг.

Чаще всего это понятие применяется при описании судебных, личных дел, а также дел, в которых объединены документы нескольких видов (протокольно-распорядительная, справочно-информационная, планово-финансовая и др. документация), отражающие деятельность учреждения.

Например:

Личное дело. Сверчков Иван Петрович.

Дело о работе Пензенской областной организации общества “Знание” (протоколы заседаний, решения, отчеты правления, финансовая документация и др.) за 1980 г.

Понятие “Переписка” относится к письмам, отношениям, предписаниям, докладным запискам учреждений - фондообразователей или к письмам лиц - фондообразователей, направленным другим учреждениям и лицам и полученным от них.

Например:

Переписка Министерства культуры РСФСР с областными управлениями культуры о работе местных отделений Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры. 1990 г.

Понятие “документы” применяется при описании единиц хранения, в которых объединены документы нескольких видов по одному вопросу (протоколы, планы, сметы, докладные записки, заключения), отражающие деятельность учреждения, но не связанные последовательностью делопроизводства.

В фондах личного происхождения это понятие употребляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу.

В заголовках к таким единицам хранения указываются основные виды документов.

Например:

Документы о получении и расходовании Тверской губернской чертежной в 1875 г. ассигнованных средств (циркуляры Министерства юстиции, отчеты, ведомости и др.).

В заголовках используются такие названия видов единиц хранения, как “журнал”, “реестр”, “книга”.

Например:

Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица.

Реестр для регистрации нотариальных действий.

Земельная шнуровая книга.

При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией, состоящих из разнообразных по видовому составу документов, следует соблюдать следующие правила:

Приказы, постановления, протоколы описываются с проставлением их крайних номеров.

Например:

Приказы N№ 1 - 95 директора института по основной деятельности за 1998 г. Подлинники

.

В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Отчеты отделов института о научно-исследовательской работе за 1987 г.

Если в деле от 1 до 3-х видов документов, то заголовок следует начинать с перечисления видов документов.

Например:

Наказы избирателей, планы мероприятий и информационные справки об их выполнении.

Если в единице хранения более 3-х видов документов, то в заголовке следует дать обобщенное понятие “документы”, а в конце заголовка в скобках перечислить основные (не более 4-5) разновидности документов.

Например:

Документы о работе комиссии по выборам в поселковый Совет народных депутатов (протоколы заседаний, решения, доклады комиссии, анализы, информационные справки, аналитические обзоры).

Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности.

Например:

Статистический отчет завода «Авангард» по труду за 1985 г. (ф.№ 1-т).

Статистические отчеты планового управления по всем направлениям деятельности комбината за 1973 г. (формы №№ 1-т, 8, 9, 9-ср, 1-к).

Содержание этих отчетов необходимо раскрыть в предисловии к описи.

Если единица хранения состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) уточняется содержание каждого тома (части) в отдельности.

Например:

Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981г. Том I. Промышленность.

Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981г. Том IV (последний). Сельское хозяйство.

Вслед за указанием вида единицы хранения или видов (разновидностей) содержащихся в ней документов должны быть обозначены авторы документов: учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы.

Например:

Отчеты председателей профсоюзов учреждений культуры об организации летнего отдыха детей в 1985 г.

Доклады и выступления наркома просвещения РСФСР Луначарского А.В. на собраниях в партийных организациях. 1921 г.

Далее в заголовках единицы хранения должен быть обозначен адресат – учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, кому адресованы документы.

Например:

Донесения Московского генерал-губернатора Дубасова Ф.В. министру внутренних дел Дурново П.Н. о волнениях на заводах и фабриках Москвы в октябре-ноябре 1905 г.

Письма издательства “Детская литература” Чуковскому К.И. об издании его произведений.

После обозначения вида единицы хранения и (или) видов (раз-

новидностей) содержащихся в ней документов, их автора (авторов) указывается корреспондент – название учреждения, должность и (или) фамилия и инициалы лица, от которого получены документы.

Корреспондент указывается в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица.

Например:

Переписка Министерства сельского хозяйства с академиком ЛысенкоТ.Д. о проводимых им экспериментах.

Если переписка велась с однородными корреспондентами, в заголовке единицы хранения указывается общее видовое название корреспондентов.

Например:

Переписка губернского продовольственного комитета (Губпродкома) с местными продовольственными комитетами о ходе выполнения продовольственной разверстки в 1921 г.

Важной частью заголовка является изложение вопроса, предмета, события, факта.

При составлении заголовка необходимо обеспечить полное соответствие информации, заключенной в нем (вторичной информации), действительному содержанию информации документов описываемой единицы хранения (первичной информации).

Смысловое содержание документов единицы хранения, отражаемое в заголовке, следует излагать кратко, четко, в обобщенной форме, не допуская при этом утраты конкретных характеристик описываемых объектов; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается.

Выявлению содержания документов и составлению заголовков управленческой документации помогает изучение основных функций и направлений работы учреждений-фондообразователей.

Содержание документов должно быть передано в заголовке современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов; следует сохранять отдельные термины, а также наименования учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для определенных исторических периодов и выражающие их особенности.

Категорически недопустимо употребление в заголовке неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких, например, как “разная переписка”, “общая переписка”, “бумаги к руководству” и т.д.

При составлении заголовка специфические термины, титулы, чины, звания, соответствующие разным историческим периодам, должны применяться без каких-либо изменений.

Местонахождение автора, адресата или корреспондента документов (названия населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) также вносится в заголовок единицы хранения.

В состав заголовка единицы хранения в некоторых случаях вносятся даты содержащихся в ней документов.

Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов.

Например:

Телеграммы Реввоенсовета Южного фронта в РВСР о ходе военных операций в 1920 г. Подлинники (типографская лента); машинописные копии.

Записки, информации, справки Экономического отдела ЦК КПСС, министерств Союза ССР о реализации предложений участников Апрельского (1985 г.) пленума ЦК КПСС. Подлинники; текст- машинопись.

Если единица хранения состоит из одного документа, то в заголовке, помимо вида, автора, адресата, содержания документа, указывается его дата.

Например:

Сообщение начальника Николаевской железной дороги Петрина П.З. в Министерство путей сообщения о крушении товарного состава

25 января 1890 г. Подлинник.

В заголовок единицы хранения, имеющей приложения, выносятся их даты, не совпадающие с датами основных документов, указанных в крайних датах.

Например:

Протоколы заседаний областного Совета депутатов трудящихся NN 1-6 (январь-март 1970 г.) с приложением информаций о работе промышленных предприятий области по 2-м полугодии 1969 г.