Крайние даты документов в единице хранения

При установлении крайних дат документов единицы хранения, следует иметь в виду следующее:

начальной датой единицы хранения является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого последнего документа.

Крайняя дата (число, месяц, год), как правило, указывается при описании распорядительной документации, творческой документации, дел по одному вопросу, а также документов, для которых это имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и т.д.).

Даты договоров, постановлений, распоряжений, приказов и т.п. указываются по времени их подписания; если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие.

Если единица хранения была начата в одной организации, а закончена в другой, то выявляются три даты: дата заведения единицы хранения в делопроизводстве первой организации, дата поступления ее во вторую организацию, дата завершения ее в делопроизводстве этой организации, первые две даты объединяются в виде дроби.

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

Количество листов в единице хранения

Реквизит “количество листов” заполняется на основании заверительной надписи в единице хранения.

Указание на подлинность (копийность)

Подлинность или копийность документа в деле указывается после заголовка с прописной буквы.

Если данные о подлинности или копийности относятся к части документов или одному документу, то они указываются после документов (документа) в скобках со строчной буквы.

Например:

Программа, справки, сценарий (копия) праздника, посвященного Дню работников сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности.

Способ воспроизведения

Способ воспроизведения указывается для документов, если он необычен для данного вида (разновидности) документов. Указание на способ воспроизведения особенно важно для фондов художников, скульпторов, архитекторов, так как находящиеся в них рисунки и чертежи требуют специфического описания.

Например:

Репродукции картин русских художников XVIII – нач. XX вв. Фотокопии, цветные литографии.

Степень полноты документов

Степень полноты документов указывается при наличии в деле документов, не полностью сохранившихся, при этом обязательно отмечается степень их полноты: “отрывок”, “разрозненные места”, “без начала”, “без конца” и т.д.

Например:

Симонов К.М. “Русский вопрос”. Пьеса в 3-х действиях. Отрывок из 2-го действия.

Внешние особенности

К внешним особенностям единиц хранения и документов относятся: особый материал обложки или переплета (кожа, дерево, ткань), особый материал, на котором составлен документ (пергамент, шелк и т.п.), наличие украшений на обложке (в т.ч. из драгоценных металлов и камней), иллюстраций или украшений текста и т.д.

Аннотация документов единицы хранения

Аннотация документов составляется в том случае, если в единице хранения имеются уникальные документы, документы организаций-предшественниц, сведения по личному составу, имеющие значения для выполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.

Этапы составления описи

Составление описи начинается с изучения истории фондообразователя и истории фонда, предварительного просмотра документов фонда. Для этого рекомендуется: изучить литературу и источники о фонде и фондообразователе, обстановку, в которой протекала деятельность фондообразователя; ознакомиться с имеющимся в архиве справочным аппаратом к фонду (сдаточной описью, делом фонда и др.); просмотреть документы фонда с целью ознакомления с их составом, содержанием, степенью полноты и упорядоченности, выявления структуры, определения компетенции, функций фондообразователя.

Следующим этапом работы является разработка первоначальной схемы систематизации единиц хранения в фонде, которая является основанием для внутренней организации архивного фонда.

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда управленческой документации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, направления деятельности, состав документов фонда (виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда).

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

хронологического (по периодам и датам, к которым относятся документы);

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

номинального (по делопроизводственной форме – родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и др. географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются не по одному, а по нескольким признакам, последовательное применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. При выборе признаков группировки единиц хранения управленческой документации в пределах названных схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

В особые группы необходимо выделять, систематизировать и вносить в отдельные описи единицы хранения по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, акты проверок в контрольных органах и т.д.

Далее в процессе составления описи осуществляются: группировка документов по делам (единицам хранения), систематизация документов внутри единиц хранения, формирование единиц хранения.

Единица хранения может состоять из одного документа или группы документов. Формирование единиц хранения может быть произведено только на основании точного определения документов или групп их. Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы также на основе признаков, применяемых для систематизации единиц хранения документов в описи. Выбор схемы систематизации определяется составом документов единицы хранения.

Внутри единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и в хронологической последовательности.

Документы - приложения располагаются вслед за документами, к которым они относятся, независимо от их даты.

В переписке документ-ответ должен следовать за инициативным документом.

Для закрепления порядка расположения документов в единице хранения и обеспечения их сохранности, необходимо все ее листы (кроме чистых и листа-заверителя) пронумеровать простым карандашом порядковой нумерацией в правом верхнем углу листа.

Количество листов единицы хранения фиксируется в листе-заверителе.

После систематизации документов внутри единиц хранения следует описание этих единиц хранения на карточках. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку единицы хранения и является ее временным рабочим номером до окончательной систематизации единиц хранения в описи и фонде (для фондов, имеющих несколько описей).

По завершении описания составляется и утверждается окончательная схема систематизации единиц хранения внутри описи, в соответствии с которой карточки и единицы хранения систематизируются и получают архивный шифр (название архива, номер фонда, номер описи, номер единицы хранения).

Все сведения с карточек переносятся на обложки единиц хранения (как правило, в перепечатанном виде); шифр единицы хранения проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах.

Архивный шифр состоит из названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения.

На обложку выносится количество листов единицы хранения, отраженное в листе-заверителе.

Работа над описью завершается составлением описательных статей описи и справочного аппарата к ней.

Заголовок единицы хранения переносится в опись с обложки без изменений и сокращений.

Кроме того, опись содержит итоговую запись, лист-заверитель и справочный аппарат.

В справочный аппарат описи входят:

титульный лист;

содержание (оглавление);

предисловие;

список сокращений;

переводные таблицы шифров (в случае переработки описи);

указатели.

На документы каждого фонда составляется одна или несколько описей.

Каждая опись должна быть оформлена на бланках утвержденной формы. Все экземпляры описи ( 4 экземпляра) подшиваются, на обложке описи воспроизводятся сведения, размещенные на титульном листе.

В установленном порядке описи рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии организации, согласовываются с государственным архивом, источником комплектования которого является данная организация, и утверждаются руководителем организации.

Архивная опись является документом постоянного хранения.