Организация делопроизводства

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Организационная структура, задачи и функции службы делопроизводства.

2. Инструкция по документированию.

3. Табель форм документов.

4. Регистрация и индексация документов.

5. Контроль исполнения документов.

6. Формирование и оперативное хранение.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Канцелярия

Инструкция по документированию

Табель форм документов

Индексация документов

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Перечислите название службы документационного обеспечения (ДО) в разных предприятиях.

2. Назовите виды построения делопроизводства. Выделите наиболее эффективную, ответ обоснуйте.

3. Перечислить основные разделы инструкции по документированию управленческой деятельности.

4. Опишите функции секретаря в организации.

5. Как осуществляется регистрация и индексация (регистрация) документов.

6. Сущность контроля исполнения документов. Виды контроля.

7. Как осуществляется хранение документов?

Тема 9

ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ИХ ПОДГОТОВКА

К СДАЧЕ В АРХИВ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Принципы организации документооборота.

2. Прохождение и порядок исполнения входящих, исходящих, внутренних документов. Работа с конфиденциальными документами

3. Работа с обращениями граждан в органы власти

4. Составление номенклатуры дел. Экспертиза ценности. Оформление и архивное хранение дел.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Экспертиза ценности документов

Оформление дел

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Перечислите основные принципы документооборта.

2. Назовите принципы учета потоков при документообороте.

3. Составьте маршрутную схему (оперограмму) документооборота.

4. Из чего состоит документопоток входящих документов?

5. Перечислить этапы прохождения исходящих документов.

6. Как осуществляется работа с секретными документами?

7. Пояснить как осуществляется экспертиза ценности документов.

8. Назовите что является результатом работы экспертной комиссии (ЭК).

9. Как осуществляется оформление дел и передача в архив?

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

1. Исправьте текст: «В связи с неполучением от Вас заявки на топливо на 2 квартал 2013г. создается необходимость оставления по­ставки топлива в размерах предыдущего квартала».

2. Исправленный текст (1) представьте в виде документа с двумя логическими элементами, откорректируйте его и определите метод, по которому он составлен.

3. Исправьте текст: «Для установления более лучшего контро­ля за качеством хлебобулочных изделий прошу Вашего указания об утверждении должности микробиолога с окладом 6500 рублей в месяц».

4. Исправьте текст: «Вызываются необходимостью приведение квартальных планов производства цемента в соответствии с утверж­денным годовым планом».

5.Сформулируйте в едином тексте следующее:

· в вашей группе 32 человека;

· вы хотели бы посетить ОАО «Маяк» 05.03.2013;

· вы просите, чтобы вам разрешили экскурсию.

Детали можно опускать и добавлять. Реквизиты и вид документа укажите самостоятельно.

6. Найдите ошибки в оформлении приведенного ниже документа, добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

Герб

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по...

Председатель — С.И. Смирнов

Секретарь — М.И. Антонова

Присутствовали: 5 человек

Повестка дня:

1. О порядке подготовки к конференции. Доклад Иванова П.И.

1. Слушали:

Иванова П.И. — текст доклада прилагается.

Выступили:

Петров Н.И. — я в своем выступлении...

Председатель Подпись Смирнов С.И.

Секретарь Подпись Антонова М.А.

7. На общем бланке предприятия Вашей отрасли, созданного в форме открытого акционерного общества, составьте проект решения Совета директоров об участии выставке, посвященной проблемам и перспективам развития отрасли. Тему выставки, место и место ее проведения укажите самостоятельно. В констатирующей части сошлитесь на то, что участие в данной выставке предусмотрено координационным планом Совета директоров от ХХ.ХХ.20______. В постановляющей части, в том числе:

- поручите заместителю генерального директора подготовить предложения по составу делегации и предоставить на рассмотрение Совету директоров в определенный срок;

- поручите отделу маркетинга во главе с его начальником уточнить список планируемых к демонстрации на выставке достижений, оборудовать специальные стенды для демонстрации достижений и подготовить презентацию и доклад в определенные сроки (тему презентации и доклада укажите самостоятельно).

8. Составьте соответствующий распорядительный документ, опираясь на предложенную ситуацию:

· Директор ОАО «Супер-Тур» издал _______ (вид документа) об организации семейных туров по России и за рубежом в срок до 21.06.2007. Подготовить необходимые документы поручено старшему менеджеру И.О. Васильеву.

· Совет директоров ОАО «Праздник» издал _______ (вид документа) об объединении организаций «Сегодня» и «Каждый день» в срок до 03.09.2007., контроль за исполнением ... был возложен на генерального директора ЗАО «Сегодня» Р. А. Касаткина.

9. Оформите протокол собрания работников коммерческой организации с повесткой дня:

· О направлениях развития коммерческой деятельности предприятия.

· О введении новых регламентов по экспертизе качества товаров. Остальные данные - на Ваше усмотрение.

10. Определите разновидность делового письма по языковым формулам:

· Просим сообщить дату приезда делегации от Вашей фирмы...

· Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество нашей продукции...

· В связи с приближением сроков поставки, напоминаем Вам, что...

· Нам будет приятно видеть Вас на юбилее нашей фирмы, который состоится...

· К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение...

· Представляю на утверждение проект плана...

11. Вы коммерческий директор оптовой торговой фирмы «Красота и гармония» по продаже косметической и парфюмерной продукции. Вам необходимо провести рекламную компанию. Оформите рекламное письмо для деловых партнеров.

12. Вы являетесь ведущим специалистом книжной ярмарки. Составьте текст письма-приглашения потенциальным участникам ярмарки. Участие в этой ярмарке позволит широко представить книжную продукцию партнеров, продать экспонаты со стендов, изучить особенности рынка и заключить выгодные сделки.

13. Составьте текст письма, подтверждающего согласие фирмы «Солнышко» с предложенным фирмой «Облачко» графиком поставки товаров в течение срока действия договора поставки. В письме также указывается на направление фирмой «Солнышко» для подписания экземпляров договора, уже подписанных с ее стороны.

14. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2012 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требователь­ность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контролю исполнения. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за дело­производство, на разработку мер по улучшению этой работы.

15. Напишите проект приказа директора завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за разра­ботку бизнес-плана. Премия выдается в размере ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

16. Составьте проект приказа по электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В кон­статирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должност­ных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распоряди­тельной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

17. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

18. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о приеме заказов на составление программ.

Составьте письмо-просьбу Комсомольской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 550 тыс. руб. до начала реали­зации молодняка птицы населению.

19. Составьте письмо-просьбу Государственной торговой компа­нии «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве-3» о возможности поставки в Алтайский край экологически чистого детского питания.

20. Составьте письмо-просьбу ЗАО «Новосибирскснабсбыт» фран­цузской фирме Окситроль» об организации встречи с целью установле­ния сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

21. Составьте письмо администрации Алтайского края в Ассоциа­цию российско-японской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.

22. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному объединению «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

23.Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комитета на Красной Пресне.

24. Составьте письмо-извещение Барнаульского ЗАО «Экоплюс» Кемеровскому предприятию «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

25. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» в адрес ООО «Арника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

26. Составьте договорное письмо о подписании договора ООО «Вектор» с ЗАО «Стройкомилект» на поставку строительных мате­риалов.

27. Составьте проект договора возмездного оказания услуг.

28. Составьте договор подряда на выполнение определенного вида работ (произвольно) и акт приема выполненных работ.

29. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору завода об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в вычислительном центре (ВЦ). Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить кон­троль расходования фонда оплаты. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивших переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

30. Составьте докладную записку начальника планово-экономиче­ского отдела руководителю предприятия о необходимости обеспечения отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите само­стоятельно.

31. Составьте докладную записку начальника цеха руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования по причине слабого контроля со стороны главного механика.

32. Напишите приказ генерального директора закрытого акцио­нерного общества «День» о приеме вас на работу бухгалтером.

33. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

34. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

35. Напишите заявление о предоставлении вам материальной помощи в связи с уходом в отпуск. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

36. Напишите заявление о смене фамилии в связи с заключением брака. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

37. Напишите заявление о предоставлении вам отгула (дня без сохранения заработной платы) по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

38. Составить характеристику работника.

39. Составить резюме работника.

40. Составить претензию в магазин, опираясь на закон о защите прав потребителей.