Присвоение имен ячейкам и диапазонам

Если ваш знакомый скажет вам, что ему надо писать письма в город с индексом 141120, вам понадобится много времени, чтобы разобраться, где находится этот город. Но если вам будет сказано: "Я живу в городе Фрязине Московской области", то вы сразу будете знать, где живет ваш собеседник. Аналогично, возможность заменить в формуле адрес ячейки, ничего не говорящий о ее содержимом, более выразительным именем существенно упрощает работу в Excel.

Имя можно присвоить как любой ячейке, так и целому диапазону. Excel одинаково успешно может работать как с адресом ячейки, так и с ее именем.

Правила присвоения имен ячейкам и диапазонам:

Ø первым символом должны быть буква или символ подчеркивания, например, "Доходы_1998";

Ø в качестве последующих символов могут использоваться буквы, цифры, знаки точки и подчеркивания (пробелы запрещены);

Ø имя ячейки или диапазона не должно быть похожим на адрес ячейки или ее значение;

Ø могут использоваться имена длиной до 256 символов.

Как присвоить имена ячейке или диапазону?

Имеется несколько способов присвоения имен ячейкам или диапазону:

1) использование поля имени (расположенного слева от строки формул):

Ø выделить ячейку или диапазон;

Ø щелкнуть в поле Имя;

Ø ввести имя;

Ø нажать клавишу Enter.

Когда ячейке или диапазону присвоено имя, достаточно выбрать это имя в списке поля Имя, и Excel немедленно перейдет к этому диапазону, выделив его;

2) использование команд меню. Следует выполнить команду Вставка - Имя. Она обеспечивает доступ к каскадному меню, где пользователь получает в распоряжение следующие возможности:

Ø команда Присвоить. В диалоговом окне Присвоение имени следует перейти в поле Формула и выбрать ячейку или диапазон; следует также ввести имя в поле Имя и щелкнуть по кнопке Добавить;

Ø команда Создать. Используется для присвоения диапазонам ячеек имен заголовков строк и столбцов в таблице. В ответ на команду Создать появляется диалоговое окно Создать имена. Необходимо установить флажки В строке выше и В столбце слева, что означает, что в качестве имен будут взяты заголовки верхней строки и левого столбца. Перед использованием команды должны быть выделены все данные таблицы вместе с заголовками.

Перемещение элементов листа

Самым простым и быстрым способом перемещения объекта на небольшое расстояние в пределах листа является перетаскивание с помощью мыши. Это делается следующим образом:

Ø выделить диапазон ячеек;

Ø поместить указатель мыши на темную рамку диапазона. Указатель должен превратиться в белую стрелку;

Ø перетащить выделенный объект на новое место. При этом широкая серая рамка будет перемещаться вместе с указателем;

Ø отпустить кнопку мыши; объект займет новое положение.

Если при перетаскивании нажата клавиша Ctrl, указатель мыши превращается в стрелку, отмеченную "+". Это означает, что объект не перемещается, а копируется.

В процессе перетаскивания объекта иногда можно забыть, какая собственно операция должна быть выполнена: копирование или перемещение. Поэтому иногда полезно пользоваться не левой, а правой кнопкой мыши. В этом случае после перетаскивания объекта и отпускания кнопки мыши раскрывается контекстное меню, дающее возможность точно указать приложению Excel, что надо сделать (Копировать или Переместить).

Простейшие формулы в Excel

Для вычислений в Excel используются различные формулы, которые могут быть простыми (такими как, например, сложение содержимого двух ячеек) и сложными (например, определение отклонения какой-либо величины от других значений последовательности). При вводе формул используются константы, адреса ячеек, операторы и функции.

В Excel используются следующие операторы:

Ø арифметические операторы: сложение +, вычитание -, умножение *, деление /, возведение в степень ^, проценты %;

Ø операторы сравнения: =, <, >, <=, >=, <>;

Ø операторы связи: объединение ";" и диапазон ":";

Ø текстовый оператор& соединения текста.

При вводе формул в ячейки руководствуются следующими правилами:

Ø формула всегда начинается со знака "=";

Ø в формуле возможно использование имени, присвоенного ячейке или диапазону ячеек;

Ø формулу можно вводить непосредственно в ячейке, а можно в строке формул. При этом в ответ на ввод формулы (после нажатия клавиши Enter) Excel производит вычисления и отображает в ячейке результат; строка формул показывает саму формулу, если ячейка с формулой является активной;

Ø если формула содержит ссылки на ячейки, а значения в этих ячейках изменяются, то Excel автоматически вычисляет формулы и обновляет значения, используя новые данные;

Ø адреса ячеек при вводе формулы можно набирать с клавиатуры, а можно выделять мышью, протаскивая ее вдоль соответствующего диапазона. При этом ячейки выделяются пунктирной границей, называемой "бегущей рамкой".

Примеры записи формул:

=(A1+1)^3+B2

=(K5*B1)*10%