Виды совещаний, их характеристика.

Подсовещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам. Цель совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений. На служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя.

Совещания проводятся по следующим поводам:

1.при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;

2.при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы;

3.решение вопроса требует учета мнений различных групп работников.

В зависимости от состава количества участников совещание может быть международным, городским, областным, внутриучрежденческим. Виды совещаний: Конференция (от лат. conferentia - собирать в одно место) - собрание, совещание представителей правительства, общественных, партийных, научных и других организаций для обсуждения и решения каких-либо вопросов. В настоящее время конференции часто проводятся в чисто информационных целях.

Симпозиум (от лат. symposium - пиршество) - совещание, чаще международное, по главным образом, научному вопросу.

Собрание (сбирать, «сходбище людей с разною целью») — заседание членов какой-либо организации для обсуждения чего-либо или принятия решения.

Заседание - собрание, совещание членов какой-либо организации для коллективного обсуждения вопросов, но обычно - это уже регулярная работа коллективного органа: заседания коллегии, совета, комиссии.

Правильная организация совещания позволяет своевременно оповестить участников о месте и времени его проведения, ознакомить их с повесткой, определить четкие временные рамки совещания, зафиксировать все принятые решения и довести их до исполнителей.

21. Основные этапы подготовки совещаний.

Подготовка к проведению совещания включает следующие этапы:

1.принятие решения о его проведении;

2.определение тематики;

3.формирование повестки дня;

4.определение задач собрания и его общей продолжительности;

5.определение даты и времени начала;

6.определение состава участников;

7.определение примерного регламента работы;

8.подготовку руководителя;

9.подготовку доклада и проекта решения;

10.предварительную подготовку участников и помещения;

11.размещение, питание, проезд участников к месту заседания.

При подготовке совещаний руководителю и секретарю необходимо учесть следующее:

1.Проведение совещаний должно диктоваться производственной необходимостью. Согласно одному из исследований, 75% совещаний являются неоправданными и до 80% разговоров на них вообще не относятся к делу.

2.На совещание выносят лишь те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке.

3.Вся необходимая информация готовится к совещанию соответствующими специалистами заблаговременно.

4.Во время совещания следует требовать от выступающих конкретных предложений.

5.В конце совещания принимается решение, в котором указаны сроки исполнения соответствующих работ и исполнители.

6.Выполнение решений, принятых на предыдущем совещании, должно быть проконтролировано и оглашено.

22. Функции секретаря по подготовке оперативного совещаний.

Оперативное совещание: Небольшое оперативное совещание проводится обычно в отдельный день недели или ежедневно в начале рабочего дня. Чаще всего оно проводится в кабинете руководителя. Для проведения небольших совещаний может использоваться переговорная комната. Но эффективнее, если в офисе предусмотрены брифинг-зоны. Небольшие круглые столы способны создавать атмосферу свободного и доверительного общения.

Компактные брифинг-зоны могут расположиться в любом месте офиса.

Круг обязанностей секретаря по организации небольшого оперативного совещания включает:

1.оповещение участников;

2.контроль за их своевременной явкой;

3.выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников;

4.вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя;

5.подготовку переговорной комнаты для совещания;

6.прием всех телефонных вызовов и посетителей;

7.обязательное присутствие во время совещания секретаря в приемной;

8.обеспечение участников совещания бумагой для записей;

9.приведение кабинета в порядок после совещания.

23. Функции секретаря по подготовке планового совещания с большим количеством участников.

Большинство крупных совещаний проводится в организациях по плану, который дает секретарю возможность заранее продумать их подготовку. При проведении планового совещания с большим числом участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения и включает следующие этапы:

1)Уточняется дата, место и время проведения совещания. Работа по подготовке совещания начинается с принятия решения о необходимости его проведения, обсуждения выносимых на совещание вопросов и предполагаемых участников, времени и места проведения. Место для проведения совещания нужно выбрать до составления приглашений, чтобы точно указать место заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Должно быть предусмотрено несколько запасных мест: для небольшого совещания 2-3 стула, для больших совещаний - не менее 15-20 мест.

2)Составляется повестка дня, списки участников и докладчиков совещания. Повестка дня - первый документ, который составляют при подготовке совещания.

3)Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания.

4)Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников. Для этого составляется письмо-приглашение или телефонограмма. Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо - приглашение, которое посылается после получения подтверждения об участии.

5)Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения.

6)За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя.

7)Секретарь привлекает соответствующие службы организации к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т.д.

8)Накануне совещания секретарь еще раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, очередности выступлений и их продолжительности.

9)Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 ч и разосланы за 24 ч до совещания. В это время продумывается встреча, регистрация участников, организация кофе-пауз, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания.

Для больших совещаний, особенно с участием иногородних, может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу и выезд на природу.

Важно помнить, что ход совещания часто стенографируется или записывается на видеокассету. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность аппаратуры.