Работа секретаря по сбору и реферированию информации для руководителя.

Любой специалист должен иметь устойчивые навыки работы (обработки) с текстами. При этом, конечно, можно говорить об умении пользоваться всеми информационными процессами. Наиболее важным и трудным в рассматриваемом случае является процедура, включающая одновременно несколько информационных процессов, нацеленная на определённый способ переработки текста, позволяющий без искажений содержания (сухости) документа-источника получить из него вторичный документ в сжатом (свёрнутом) виде. Такая деятельность определяется как аннотирование и реферирование, а применяемый способ — аналитика-синтетическая переработка.

Дадим определение этим понятиям.

Аннотация (лат. «annatatio» - замечание) - краткая характеристика документа (или совокупности документов), раскрывающая его содержание, вид, структуру, назначение и другие особенности.

Она является разновидностью информационного свертывания в результате аналитико-синтетической переработки документа, вторичным документом и используется в частности в библиотечном деле. Аннотация может быть элементом библиографической записи» оформления публикации материалов и др.

Массовым традиционным аналитическим информационным процессом считается преобразование извлечённых сведений в краткий (примерно до 1500 символов) текст реферата.

Реферат по латыни «Referee означает - докладываю, сообщаю. По реферату обычно можно легко и быстро установить необходимость для пользователя, описанного в нём документа.

Как было сформулировано в России в 1950-е годы: «реферат выражает центральную тему или предмет публикации, но имеет объём не превышающий 3% объёма исходного текстам и ранее и ныне используются различные варианты реферирования. В конце прошлого столетия систематизация компонентов реферата вошла в состав ГОСТ 7.9-95 СИБИД «Реферат и аннотация. Общие требования». В нём даны рассматриваемые далее общие определения, дополнительную информацию.

Там же отмечается, что «предмет, тему и цель работы указывают в том случае, если они неясны из заглавия документа» (п. 5.1.2), а «метод и методологию проведения работы описывают в случае, когда они отличаются новизной или представляют интерес с точки зрения данной работы (п. 5.1.3). При этом область применения результатов указывается только для патентных документов (п. 5.1.5), а дополнительная информация главным образом используется для характеристики данных, не связанных с основной темой исследования, но имеющих значение (п. 5.1.7).

В ГОСТ 7.9-95 так же говорится, что текст реферата должен отличаться лаконичностью, чёткостью, убедительностью формулировок, отсутствием второстепенной информации (л. 5.2.2.). В нём следует использовать значимые слова из текста исходного документа для обебспечения автоматизированного поиска (п. 5.2.6).

Как видно, данный ГОСТ достаточно полно выдвигает требования к тому «что?» должно быть отражено в реферате. Однако в нём, а также во многих, порождённых им отраслевых инструкциях, практически отсутствует «как?» провести анализ рассматриваемого (исследуемого) документа, чтобы обеспечить выполнение указанных в ГОСТе требований.

Реферирование относятся к узкопрофессиональной информационно-аналитической деятельности. При этом в учебно-научной, научной и научно-практической, а также профессиональной деятельности специалистам и обучающимся достаточно часто приходится не только пользоваться рефератами, но и самим их создавать, что характеризует потребность индивидов формализовать определённые аспекты творческого процесса,

Так, например, студентам при подготовке курсовых и дипломных работ, а аспирантам и докторантам при проведении соответствующих научных исследований приходится использовать большое количество документов-источников, переработка которых приводит к созданию собственных материалов. Зачастую студентов обязывают исследовать заданный документ или документы по определённой теме, представив выполненную работу в форме реферата или эссе.

Ныне практически все письменные работы выполняются студентами на компьютерах. Аспиранты и диссертанты перед защитой своих работ обязаны опубликовать их в сжатой форме, то есть в виде автореферата.

Автореферат – это реферат произведения, созданный его автором.

Наиболее распространённый его вид - автореферат диссертации, в котором излагаются основные положения исследования, представленного к защите на соискание ученой степени кандидата или доктора наук. Существуют рекомендации по подготовке различных видов научных и научно-исследовательских работ. Так, на сайте Московской финансово-промышленной академии (http//:www.mifp.ni) представлены материалы под названием «Введение в научное исследование».

B 1980-е годы в нашей стране появляются типовые структуры рефератов (TCP), потребность в которых остро ощущалась в частности при подготовке реферативных журналов (РЖ) в ВИНИТИ.

Реферат — это краткое и точное изложение содержания документа, включающее основные фактические сведения и выводы, без дополнительной интерпретации или критических замечаний автора реферата (согласно ГОСТ 7.9-95).

Отметим, что целью реферирования является включение наибольшего количества информации в ограниченный объём. Специалисты выделяют различные виды рефератов: перевод, рецензия, иллюстрация, таблица, фрагмент и др.6.

Сводный реферат - это реферат, составленный на основе двух и более исходных документов (ГОСТ 7.9-95). При этом результаты поиска в отдельных документах группируются, как правило, по категориям.

Реферирование можно охарактеризовать как:

1) разновидность свертывания информации;

2) процесс аналитико-синтетической переработки информации, результатами которого являются различного рода рефераты.

Реферирование делится на два типа - вторичное (сжатое) документирование и обзорная деятельность в рамках заданной тематики.

Примером первого процесса может быть составление автореферата диссертации, а второго - вводной части диссертации, подразумевающей ознакомление с множеством работ по разрабатываемой теме. При этом обзорное реферирование зачастую сводится к процессу реферирования каждого из источников, представляющих интерес для исследования, и сведению результатов в обзорный реферат.

Вторичное документирование определённого текста позволяет выявлять ключевые его фрагменты и устанавливать между ними структурные связи. Результат такой работы представляет интерес с точки зрения возможности оперативного ознакомления с содержанием объёмных текстов по документу (реферату), полученному в процессе вторичного кодирования (информационного сжатия). Его можно использовать для перевода в более структурированный вид слабо упорядоченных материалов текстов.

В ГОСТ 7.9-95 (см. Приложение) указано, что реферат документа должен включать в себя:

предмет, тему и цель работы;

метод и методологию проведения работы;

результат работы;

область применения результатов;

выводы;

14.Общие правила ведения телефонных разговоров, когда звонит секретарь.

Целью любого телефонного разговора является получение максимального результата. Поэтому надо научиться не только планировать телефонные разговоры, но и привлекать внимание собеседников. Тогда успех переговоров обеспечен.

Звонит секретарь:

1.Необходимо подготовить все нужные для разговора документы, выяснить фамилию, имя и должность абонента, чтобы не исказить их.

2.Набрав номер телефона абонента и получив ответ, нужно поздороваться и представиться, назвать фамилию нужного вам сотрудника. Если фамилия неизвестна, то пригласить к телефону сотрудника, занимающегося данным вопросом.

3.Назвать цель своего звонка.

4.При междугородном телефонном разговоре надо назвать свой город, себя, должность своего руководителя и наименование учреждения. После взаимных представлений следует изложить причину звонка. Начать можно со слов: «Мне поручено...»; «Мы вынуждены обратиться к Вам...». Если разговор должен вести руководитель, переключить на его аппарат

5.При передаче телефонограммы после представления говорят: «Примите телефонограмму». Дают собеседнику время подготовиться к записи, затем диктуют номер телефона.

6.Если деловой собеседник вам незнаком, то интересоваться его фамилией нужно в том случае, если вы захотите обратиться к нему в будущем

7.Чтобы вы и ваш собеседник были уверены в правильности восприятия информации, резюмируйте услышанное: «Насколько я поняла...» (с перечислением ключевых моментов сообщения).

8.Вам диктуют информацию (например:«Передайте, что звонила Галина Дмитриевна и просила связаться с ней до 15:00 по телефону 212-11-33»);обязательно повторите имена, цифры, номера телефона. «Двести двенадцать, одиннадцать, тридцать три, - повторяете вы номер телефона. - Спасибо, Галина Дмитриевна, я все запомнила и передам обязательно».

9.Вам нужно соединить директора с начальником отдела кадров. В этом случае старший по положению (директор) берет трубку последним, он не должен ждать

10.При равном положении ждет тот, кто звонит.

При подготовке к телефонному разговору рекомендуют предусмотреть следующее:

1.ответить на все поставленные вопросы;

2.попытаться спрогнозировать будущие вопросы;

3.приготовить всю необходимую информацию;

4.пометить себе наиболее важные пункты разговора;

5.подчеркнув самые существенные факты в подготовленных бумагах, чтобы снова привлечь к ним внимание собеседника,

6.подготовить все необходимые номера телефонов и адреса людей, которые могут понадобиться клиенту;

7.положить рядом свою записную книжку и дневник-календарь;

8.приготовить чистые телефонные бланки, телефонный блокнот, ручки и карандаш.

Только после такой подготовки исследователи рекомендуют начинать телефонный разговор, который должен занять самое минимальное время. В том случае, если звонящий не готов дать ответ на какой-то вопрос, надо извиниться и попросить время для подготовки ответа. При таком разговоре о данном сотруднике сложится мнение как о серьезном и компетентном специалисте. В конце дня рекомендуют подводить итог телефонных разговоров и составлять список тех абонентов, с которыми необходимо связаться в ближайшее время. Для анализа телефонных разговоров можно подготовить таблицу со след. графами для заполнения:

-номер телефона абонента

- кому адресован тел.звонок

-дата

-причина звонка,

-результаты звонка.