Учет и хранение печатей, штампов, бланков

3.4.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки писем с изображением знака обслуживания Университета, трудовые книжки, дипломы, приложения к дипломам, сертификаты.

3.4.2. Изготовление бланков письма с изображением знака обслуживания Университета осуществляется только типографским способом по заявке начальника отдела делопроизводства и дирекции Клинического Центра.

Категорически запрещается самостоятельно изготавливать бланк письма с изображением знака обслуживания Университета с помощью средств множительной и компьютерной техники.

3.4.3. Бланки письма с изображением знака обслуживания Университета подлежат учету в учетно-регистрационных журналах отдела делопроизводства и дирекции КЦ. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Структурным подразделениям такой бланк выдается под расписку в соответственных учетно-регистрационных журналах.

3.4.4. Уничтожение испорченных бланков писем с изображением знака обслуживания. Испорченные бланки писем с изображением знака обслуживания в ходе подготовки документов передаются в соответствующее место выдачи бланков, в отдел делопроизводства или дирекцию КЦ, для уничтожения в установленном порядке.

Уничтожение испорченных бланков, а также бланков, которые были заменены в силу производственной необходимости на новые, с изображением знака обслуживания Университета, производится соответственно отделом делопроизводства и дирекцией КЦ по акту с отметкой в соответствующих учетно-регистрационных журналах.

Запрещается самостоятельное уничтожение испорченных бланков письма сизображением знака обслуживания в структурных подразделениях Университета.

3.4.5. Заказы на изготовление печатей и штампов Университета осуществляются отделом делопроизводства.

3.4.6 Выдача печатей и штампов структурным подразделениям производится отделом делопроизводства под расписку в соответствующих учетно-регистрационных журналах.

3.4.7. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Журналы учета включаются в номенклатуру дел.

3.4.8. Печати, штампы и бланки должны храниться в сейфах или запирающихся металлических шкафах.

3.4.9. Ответственность за хранение и использование гербовой печати, печати для документов №1, углового штампа, бланков писем университета с изображением знака обслуживания возлагается приказом ректора Университета на начальника отдела делопроизводства.

3.4.10. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков писем с изображением знака обслуживания Университета в структурных подразделениях, возлагается приказом ректора университета на руководителей и ответственных за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы Университета не допускается.

3.4.11. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использования бланков проводится служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения ректора Университета в установленном порядке.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Приказ, распоряжение

4.1.1. Приказ - это локальный правовой акт, издаваемый в Университете для решения основных и оперативных задач, стоящих перед Университетом.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем; регистрацию.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными службами (структурными подразделениями) возлагается на руководителей подразделений, которые готовят проект приказа.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью отдела делопроизводства. В случае несоответствия оформления проектов приказов установленным требованиям, начальник отдела делопроизводства имеет право вернуть проект приказа на доработку.

Проекты приказов готовят на основании поручений ректора, проректоров по подчиненности, директоров КЦ и НИЦ, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по личному составу сотрудников Университета готовит отдел кадров.

Проекты приказов по личному составу студентов готовят деканаты факультетов и учебных центров.

Проекты приказов по личному составу докторантов, аспирантов, соискателей, ординаторов, интернов, а также слушателей послевузовского профессионального образования готовят отделы Института профессионального образования (далее – ИПО).

Проекты приказов по личному составу слушателей послевузовского профессионального образования медико-профилактического и фармацевтического факультетов готовят деканаты соответствующих факультетов.

Приказы по основной деятельности и административно-хозяйственной деятельности подписываются ректором или в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности ректора.

Другие приказы подписываются проректорами по подчиненности, директором КЦ и директором НИЦ, в соответствии с распределением обязанностей, существующем в Университете.

4.1.2. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект приказа исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители, начальник Управления правового обеспечения и кадровой политики и проректор по подчиненности, курирующий структурное подразделение. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

4.1.3. Приказ оформляется на бланке приказа (приложение №3) и должен иметь следующие реквизиты: наименование организации (полное наименование в соответствии с Уставом Университета); название вида документа (приказ); дата; номер приказа; заголовок; текст; подпись; визы согласования; фамилия, имя, отчество, подпись и телефон исполнителя; список рассылки документа. Запрещается оформление приказов в произвольной форме.

Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (правила оформления см. п.3.3.11.). Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В первой части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

На основании указания Министерства здравоохранения Российской Федерации от 01.08.2014 № 000/00…

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении (как правило, большинство приказов по личному составу).

Преамбула завершается словом П Р И К А З Ы В А Ю, которое печатается заглавными буквами, без кавычек, без подчеркиваний, без выделения, вразрядку, от границы левого поля, после него ставится двоеточие (образец заполнения бланка в приложении №3).

Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Текст распорядительной части делится на пункты и подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В последней части приказа указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Инициалы должностного лица, указанного в приказе, ставятся после фамилии. Например: «Контроль за исполнением приказа возлагается на проректора по АХР Рязанцева И.И.»

Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданные документы или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В приказ не должен быть включен пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который готовит исполнитель вместе с проектом приказа. Указатель рассылки помещается на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего подписного листа приказа или при большом количестве подразделений, которым направляется документ, оформляется на отдельном листе.

В реквизите «Исполнитель» указывается структурное подразделение и конкретное должностное лицо, его телефон (правила оформления см. п. 3.3.18.)

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей, дату. Визы располагаются на оборотной стороне в левом верхнем углу последнего подписного листа для всех приказов, издаваемых в Университете.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения и т.д.), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу пишут слово Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение к приказу от 05.03.2011 №235/Р

Страницы приказа и приложений к нему нумеруются как единый документ. Приложения к приказу визируются руководителем подразделения, подготовившего приказ или его вышестоящим руководителем.

4.1.4. Регистрационный номер приказа состоит из порядкового номера приказа в пределах календарного года и буквенного индекса группы приказов, а также из цифрового индекса структурного подразделения-исполнителя. В проекте приказа исполнитель проставляет индекс приказа, а порядковый номер и дата проставляются при регистрации приказа в отделе делопроизводства Университета.

Для каждой группы приказов заводится отдельная книга регистрации и контроля. Приказы - по основной деятельности Университета; по административно-хозяйственным вопросам; по личному составу студентов; по личному составу лиц, проходящих послевузовское образование; распоряжения хранятся в отделе делопроизводства до передачи на архивное хранение в отдел организации архивного дела.

Приказы по личному составу работников Университета и КЦ издаются, регистрируются и хранятся в соответствующих отделах кадров, и работа с ними регламентируется соответствующими инструкциями.

В КЦ издаются приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности за подписью директора КЦ. Приказы регистрируются и хранятся в дирекции КЦ у ответственного за делопроизводство, до передачи на архивное хранение.

4.1.5. Распоряжение – это распорядительный документ, издаваемый ректором проректорами Университета, директорами НИЦ и КЦ по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативно-управленческой деятельности Университета (совещания, конференции и т.д.) в пределах своей компетенции.

Распоряжения могут издаваться руководителями Управлений, отделов, деканатов, кафедр по вопросам оперативно-управленческой деятельности соответствующих подразделений.

Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказов.

Распоряжения за подписью проректоров регистрируются в отделе делопроизводства. Распоряжения за подписью проректоров, касающиеся непосредственно структурных подразделений, находящихся в подчинении, директора КЦ, директора НИЦ, руководителей Управлений, отделов, деканатов, кафедр регистрируются и хранятся у лиц, ответственных за делопроизводство в этих подразделениях.

4.1.6. Приказы и распоряжения готовятся исполнителем в количестве:

· всех экземпляров по указателю рассылки в случае, если в рассылке менее 15 структурных подразделений;

· двух экземплярах в случае, если в рассылке более 15 структурных подразделений Университета. Остальные экземпляры изготавливаются в отделе множительной техники отделом делопроизводства в установленном порядке.

Протокол

4.2.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов Университета.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

4.2.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, «Повестка дня», докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.2.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного и учебного года.

Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

4.2.4. Принятые решения при необходимости доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов (Ученого совета Университета и других совещательных органов). Копии протоколов и выписки из них, заверенные секретарем совещательного органа, при необходимости рассылаются секретарем заинтересованным структурным подразделениям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, подготовивший рассмотрение вопроса.

4.2.5. Протоколы оформляются на бланке протокола. Бланк протокола имеет следующие реквизиты: наименование Университета, наименование документа, дата и номер протокола, текст протокола, подписи (приложение №4).

Служебные письма

4.3.1. Служебные письма можно разделить на группы:

· - ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;

· - ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

· - сопроводительные письма;

· - инициативные письма.

4.3.2. Сроки исполнения подготовки ответных писем устанавливаются указаниями в резолюции руководителя на основании указанных сроков исполнения поручений или по решению автора резолюции.

· Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

· Сроки подготовки инициативных писем определяются ректором, проректорами, руководителями структурных подразделений Университета.

4.3.3. Служебные письма печатаются на бланке письма с изображением знака обслуживания Университета формата А4. Возможно оформление писем с использованием углового штампа Университета, проставляемого в отделе делопроизводства. При оформлении письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются в центре верхней части листа арабскими цифрами.

4.3.4. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.