Отправление документов на исполнение

В режиме обработки входящих документов "Пакетный" документы, назначенные на исполнение, помещаются в вид "Входящие \ Все по состоянию \ Назначен на исполнение". Для отправления документов на исполнение необходимо открыть вид и нажать кнопку действий "Отправить на исполнение".

Документы, назначенные на исполнение текущим пользователем, будут переведены в состояние "На исполнении" и помещены в вид "Входящие \ Все по состоянию \ На исполнении". При этом формируются реестры передачи документов для каждого из исполнителей и помещаются в вид "Входящие \ Реестры \ На исполнение". Реестр представляет собой перечень документов, которые переданы на исполнение для каждого исполнителя.

Исполнение документов

После направления документа на исполнение, все назначенные исполнители получают почтовое сообщение о необходимости исполнения документа. Кроме этого, каждому исполнителю за два дня до назначенного ему срока исполнения также посылается сообщение с напоминанием, а по истечении срока, сообщения с напоминаниями посылаются ежедневно.

Если документ направлен на исполнение руководителю подразделения, он может назначить других исполнителей, исходя из своей компетенции, но он остается исполнителем на соответствующем уровне, и ему также необходимо исполнять документ.

Получив сообщение о необходимости исполнения документа, исполнитель может открыть его, ознакомится с содержанием и заданием на исполнение и принять необходимые меры к выполнению. После выполнения задания, исполнитель должен отметить документ как выполненный, нажав кнопку действий "Выполнено".

При этом в открывшемся окне диалога он должен ввести краткий отчет о выполнении и может указать индекс дела, в котором будет храниться документ.

После нажатия на кнопку "ОК", в документе будет сделана отметка об исполнении за каждого конкретного исполнителя. Если все исполнители сделают отметки об исполнении, документ перейдет в состояние "Выполнен". Если документ был поставлен на контроль, то ответственному за контроль необходимо проверить качество исполнения документа и снять его с контроля.

Если исполнители не работают с электронными документами, то сделать отметку об исполнении может ответственный за делопроизводство в подразделении или секретарь. Для этого необходимо открыть документ и нажать кнопку действий "Отм. о выполнении". В открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать исполнителя, ввести его отчет об исполнении и дату исполнения, также есть возможность сделать отметку за всех соисполнителей.

Перенос сроков исполнения

Допускается перенос сроков исполнения документов. Для формирования запроса на перенос срока исполнителю необходимо открыть документ и нажать кнопку действий "Прошу перенести срок" и в открывшемся окне диалога изложить аргументированную просьбу о переносе срока. Руководителю, назначившему данного исполнителя, посылается почтовое сообщение с изложенной просьбой и значком связи с документом. Руководитель, получив почтовое сообщение, открывает документ и принимает решение о переносе срока исполнения или отказе.

В случае переноса срока исполнения, руководитель, используя кнопку действий "Исполнители", добавляет в список исполнителей еще раз исполнителя инициировавшего перенос и указывает ему новый срок исполнения и индивидуальное задание. При закрытии документа этому исполнителю посылается сообщение о необходимости исполнения документа.

Исполнитель, получив сообщение о назначении нового срока исполнения, открывает документ и используя кнопку действий "Перенести срок", отмечает о переносе срока исполнения, при этом в открывшемся окне диалога вводит краткий комментарий. Далее предпринимает меры к исполнению документа к вновь назначенному сроку.

В случае отказа в переносе срока исполнения, руководителю необходимо закрыть документ, вернуться в открытое почтовое сообщение и используя кнопку действий (в почтовой базе данных) "Ответ" ("Reply"), послать сообщение исполнителю с отказом.

Исполнитель, получив сообщение об отказе в перенесении срока исполнения, обязан исполнить документ в срок.

Подготовка и работа с исходящими документами

Подготовка и работа с исходящими документами может включать в себя выполнение следующих операций:

· ввод в базу данных новых документов;

· направление документов на согласование;

· согласование документов;

· направление документов на подпись;

· подпись документов;

· регистрацию документов;

· отправление документов адресатам.

Подготовка новых исходящих документов

Для подготовки нового исходящего документа необходимо открыть один из видов содержащих необходимые документы, например "Исходящие \ Письма", и нажать соответствующую кнопку действий, например "Создать новое письмо".

Если в настройке прикладной программы присутствует более одного профиля для выбранного вида документов, то в открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать профиль, по которому будет вводиться документ.

После открытия формы, заполнить все реквизиты нового документа. Каждый из видов документов имеет свой набор реквизитов, некоторые из них обязательны для заполнения. Для исходящих писем заполняются следующие реквизиты:

· адресат, может быть введен с клавиатуры, или нажатием на кнопку выбран из справочника корреспондентов;

· индекса дела по номенклатуре дел, нажатием на кнопку выбирается из справочника "Номенклатура дел";

· если готовится ответный документ, ссылка на индекс и дату входящего документа;

· краткое содержание документа;

· текст документа;

· должность и фамилия руководителя, который будет подписывать документ;

· фамилия составителя документа и его служебный телефон.

Если документ подлежит согласованию, необходимо нажать на кнопку действий "Согласующие" и в открывшемся окне диалога сформировать список согласующих:

Имя очередного согласующего выбирается из поля в левой части окна и переносится в текущий список согласующих нажатием на кнопку "Добавить", удаление из текущего списка производится нажатием на кнопку "Удалить". Для каждого согласующего необходимо определить срок согласования (назначается количество дней) и действие программы, в случае если срок истек:

· напомнить - по истечение срока, согласующему будет послано почтовое сообщение с напоминанием;

· согласовать - по истечении срока, документ будет автоматически согласован;

· отклонить - по истечении срока, документ будет автоматически отклонен;

· ничего - по истечении срока, никаких действий предпринято не будет и состояние документа не изменится.

Изменение срока и условий, для выбранного в текущем списке согласующего, производится в нижней строке редактирования посредством кнопок "Редактировать" и "Применить".

Для сохранения списка согласующих необходимо нажать кнопку "OK", для отмены изменений - "Cancel".

Вся информация о согласующих, условиях и состоянии согласования содержится в документе Notes в секции "Информация о согласовании документа".

Если список согласующих сформирован, то нажатием на кнопку действий "На согласование" отправить документ на согласование, при этом документ переходит в состояние "На согласовании", сохраняется в базе данных и закрывается, а первому согласующему посылается почтовое сообщение Notes о необходимости согласовать документ.

Если документ не требует согласования, то нажатием на кнопку действий "На подпись" отправить документ на подпись руководителю, который был назначен на подписание документа.

При закрытии документа Notes, в зависимости от режима обработки исходящих документов (Одиночный / Пакетный) будут выполнены следующие действия:

· Одиночный – документ сохранится в состоянии "Новый" и руководителю, назначенному на подпись, будет отправлено почтовое сообщение о направлении на подпись со ссылкой на данный документ.

· Пакетный – документ сохраниться в состоянии "Новый" и будет помещен в вид Notes "Исходящие \ Все по состоянию \ На подписи".